Hoe dragen jonge ambtenaren bij aan succes gemeente?

Het verloop van jonge ambtenaren bij gemeenten is vaak groot. Terwijl ze juist zo belangrijk zijn voor de organisatie. Bijvoorbeeld omdat gemeenten steeds digitaler worden en ze met vergrijzing te maken hebben. Wie worden straks de kartrekkers voor onder andere ICT-projecten? Wij krijgen regelmatig de vraag wat jonge mensen kunnen bijdragen aan de organisatie. En hoe je ze binnenboord houdt. In dit artikel geven onze consultants Job Coenen en Imke Lenkens een aantal tips.

Gemeenten hebben jongeren nodig

Job: “Gemeenten hebben te maken met een flinke vergrijzing. Dus alleen al voor de continuïteit van de organisatie is het belangrijk jonge mensen aan te trekken. Daarnaast is het goed als een gemeente een afspiegeling is van de samenleving. Daar horen jongeren ook bij. Het zorgt ervoor dat hun voorkeuren gemakkelijker worden meegenomen bij het nadenken over de dienstverlening, communicatie en de bijbehorende processen. Een ander voordeel is dat jonge mensen vaak flexibeler zijn en goed ‘te kneden’ zijn door een organisatie.”

Jongeren stimuleren de digitale transitie

Imke: “Ook als je kijkt naar de informatiseringsopgaven die de komende jaren op gemeenten afkomen, zijn jongeren belangrijk. Denk aan de verdere digitalisering, datagedreven werken, Omgevingswet en zo door. Om die transities te laten slagen, heb je niet alleen technische mensen nodig die applicaties implementeren en onderhouden, maar juist ook mensen op de vakafdelingen die de ontwikkelingen begrijpen en de mogelijkheden ervan zien. Je kunt nog zoveel ambities over digitalisering en informatiebeleid formuleren, zonder voldoende vakmensen in je organisatie die de noodzaak en de kansen ervan zien, ga je die ambities niet waarmaken.”

Binnenhalen is stap één

Job: “Met alleen het binnenhalen van jonge mensen ben je er niet. Je wilt ook dat ze na een jaar of twee blijven. En dat blijkt in de praktijk nog knap lastig. Dat heeft veel oorzaken. Te veel bureaucratische procedures, geen duidelijk toekomstperspectief en een gebrek aan inspirerende begeleiding zijn de belangrijkste drie denk ik. Als een jong iemand binnenkomt, wordt vaak gezegd: ‘Kijk gewoon rond. Steek je vinger op als je iets interessant vindt. Laat weten wat je ervan vindt.’ Maar mijn ervaring is dat als puntje bij paaltje komt, dit niet altijd past bij de cultuur van de organisatie. Je moet vaak nog flink je best doen om bij interessante projecten te mogen aansluiten. En als je eenmaal meedoet, loop je snel tegen allerlei bureaucratische procedures aan.”

Tips om jonge ambtenaren binnen te houden:

1. Bied ruimte aan een open, frisse blik
Imke: “Van bureaucratische muren hebben uiteraard niet alleen jongeren last, maar zij ervaren die muren misschien extra, omdat ze die minder als vanzelfsprekend beschouwen. En uiteraard zullen sommige muren er altijd blijven. Je hebt immers te maken met belastinggeld, politieke keuzes en de daarmee samenhangende verantwoordingsmechanismes. Voor een deel vraagt dit dus om goed verwachtingsmanagement en begeleiding van nieuwe medewerkers. Als je kunt uitleggen wat de functie is van een procedure, kan iemand dat begrijpen. Maar iemand binnenhalen met de belofte van zijn of haar open blik te willen leren en vervolgens alles afschieten omdat dingen nu eenmaal op een bepaalde manier gaan, is echt super demotiverend.”

2. Laat jongeren leren van elkaar
Imke: “Mijn ervaring is dat jongeren elkaar graag opzoeken, ook als ze bij een andere afdeling of organisatie werken. Ze zijn nieuwsgierig hoe dingen op een andere plek gaan en worden georganiseerd. Daar willen ze graag van leren. Van deze blikken over de schutting kunnen organisaties veel voordeel hebben. Het draagt bij aan het denken buiten de eigen kaders. Als organisatie zou je dit kunnen stimuleren door meer ruimte te bieden voor veranderideeën die uit dit soort jongerennetwerken voortkomen.”

3. Bied perspectief op de lange termijn
Job: “Schets ook een duidelijk toekomstperspectief voor jonge medewerkers. Nu zie je regelmatig dat jonge trainees worden binnengehaald met als reden dat het nu eenmaal goed is om jonge mensen aan te trekken. Maar vervolgens ontbreekt het aan een duidelijk idee wat ze moeten gaan doen. Aan welke projecten gaan die jongeren meedoen? En welke kennis en vaardigheden mogen ze daarbij inbrengen? Maak bijvoorbeeld een programma waarin een jonge professional in een jaar tijd aan vier onderdelen snuffelt. In het tweede jaar volgt dan een specialisatie. Voer regelmatig gesprekken over zijn of haar verdere toekomst in de organisatie. Nu zijn dat soort gesprekken er vaak pas als een traineeship er bijna op zit. Dat geeft weinig perspectief gedurende zo’n traject.”

4. Laat jongeren niet als eerste afvallen
Imke: “Bij commerciële partijen zie je dat die meestal wel een duidelijk idee hebben waarom ze trainees willen, wat ze hun te bieden hebben, wat ze vragen en welke rollen ze in de toekomst in gedachten hebben. Bij gemeenten is dat minder. Je ziet soms zelfs dat er na een jaar eigenlijk helemaal geen plaats meer is voor zo iemand. Maar met het inhuren van trainees alleen om trainees in te huren, breng je je organisatie niet verder. Durf ook eens wat meer vastigheid te bieden dan telkens een jaarcontract. Dat maakt je als werkgever gelijk een stuk aantrekkelijker. Bovendien zorgt het er ook voor dat in een crisis, zoals nu met corona, jongeren niet meer automatisch als eerste afvallen. Dat laatste is niet alleen vervelend voor die jongeren, maar uiteindelijk ook een probleem voor de organisatie.”

5. Koppel jongeren aan een buddy
Job: “De rode draad is misschien wel dat je nieuwe mensen in je organisatie niet moet laten zwemmen. Een koppeling met een ervaren buddy is in dat opzicht ook een goed idee. Die kan de jonge medewerker bijvoorbeeld leren hoe de organisatie werkt. Zijn ervaringen delen. Hoe beweeg je je het beste in het politieke veld? Hoe pak je iets handig aan? Hoe overtuig je anderen om goede ideeën te omarmen? En zo door.”

6. Stimuleer wederzijds respect
Imke: “Een buddystructuur werkt twee kanten op. Jongeren nemen vaak ook nieuwe kennis mee. Denk bijvoorbeeld aan digivaardigheden. Het gaat er dan niet alleen om of ze handiger zijn met Word, Excel of Teams, maar vooral dat ze nieuwe digitale middelen eerder kennen en sneller de nieuwe mogelijkheden ervan kunnen inschatten. Uiteraard moet je erg voorzichtig zijn met dit soort veralgemeniseringen. Zeker niet iedere oudere is een digibeet en niet iedere jongere is handig met ICT. Hoe dan ook, jongeren kunnen in de regel veel leren van ouderen en vice versa. Dat vraagt wel om wederzijds respect en een organisatie die dit stimuleert en organiseert.”

7. Zorg voor een senior om mee te sparren
Job: “Om te voorkomen dat een jongere komt te zwemmen, is het ook prettig als er iemand is waaraan hij of zij zich vakinhoudelijk kan optrekken. Maar juist op bepaalde onderdelen van informatiemanagement (datagedreven sturen, zaakgericht werken, open data en zo door) is het idee soms dat de fris aangenomen jongere de kennis hierover meebrengt en verder ontwikkelt. Het is echter wel fijn als hij of zij daarbij dan kan sparren met iemand met ervaring. Als die kennis niet in huis is, huur daarvoor dan een externe adviseur in. Bijvoorbeeld voor een uur in de week of twee weken. Als Quarant vervullen we die coachende rol al op sommige plekken.”

Verjonging is voor iedereen leuk

Imke: “Belangrijk is nog dat je door meer je best te doen jonge mensen binnenboord te houden, je niet alleen voor jongeren een interessantere werkgever wordt. Andere werknemers vinden verjonging vaak ook interessant. Het geeft nieuwe impulsen aan je organisatie. Frisse energie. Andere accenten. Het maakt het werk gewoon leuker.”

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.