Focusteams: een resultaatgericht alternatief voor traditionele vergaderingen

Merkt u tijdens vergaderingen vaak dat u de gevoerde discussies minstens tien keer eerder heeft gehoord? En ziet u om u heen hoe de energie bij iedereen wegstroomt? Kies dan eens voor een andere werkvorm. Creëer bijvoorbeeld focusteams die binnen een dag resultaten opleveren.

Onze vergadertraditie

Vergaderen is binnen veel organisaties een traditie die men graag in ere houdt. U kent de werkvorm wel. Alle medewerkers van een afdeling zitten rond een tafel. De leidinggevende is de voorzitter, onafhankelijk van zijn of haar kwaliteiten op dat gebied. Op de agenda staan dezelfde punten die er maanden geleden ook al op stonden. Bij de bespreking ervan halen de ‘usual suspects’ hun gebruikelijke stokpaardjes uit de kast. Andere deelnemers houden wijselijk hun mond. Als er al actiepunten, uitvoerders en deadlines worden genoteerd, is vaak helemaal niet duidelijk wat er precies opgeleverd gaat worden.

Daar gaat uw energie

Deze traditionele vorm van vergaderen is niet erg inspirerend en ook niet resultaatgericht. Het kost de deelnemers vaak meer energie dan dat het ze oplevert. Vooral omdat dit soort vergaderingen er telkens hetzelfde uitzien. Dezelfde onderwerpen komen aan bod. Dezelfde sprekers zijn aan het woord. Tussen de vergaderingen door gaan de meeste deelnemers op in de waan van de dag. Degenen die een actiepunt op hun naam hadden, krijgen te weinig tijd om het uit te voeren. Of ze komen er een dag van tevoren (of ter plekke) achter dat ze dit vergeten zijn. De actiepunten worden dan maar weer doorgeschoven naar een volgende keer.

Een focusteam

Er zijn steeds meer organisaties die van deze traditionele manier van vergaderen afstappen. Moet er iets gebeuren of gemaakt worden? Dan stellen ze daarvoor een team samen dat alleen bestaat uit mensen die nodig zijn voor het resultaat. Dit kunnen medewerkers van dezelfde afdeling zijn, maar ook medewerkers met specifieke kennis van verschillende afdelingen of uit andere organisaties. Dit focusteam heeft een opdrachtgever, die een duidelijk belang heeft bij het resultaat. Hij of zij faciliteert het team. Denk bijvoorbeeld aan de reservering van voldoende tijd voor deelnemers om aan de resultaten te kunnen werken.

Naar een gericht resultaat

Als eerste zorgt het focusteam samen met de opdrachtgever ervoor dat iedereen een duidelijk beeld krijgt wat het eindresultaat moet zijn. Vervolgens maakt de groep een overzicht van de acties die daarvoor nodig zijn. Die acties worden in behapbare brokken opgeknipt. Ze moeten bijvoorbeeld in maximaal een dag gerealiseerd kunnen worden. Vervolgens plant de groep een aantal dagdelen of dagen om aan de slag te gaan. Per keer kiest de groep welke acties de leden gaan uitvoeren. Sommige leden zullen samenwerken in kleine groepen, andere leden werken alleen. Iedereen die hulp nodig heeft, geeft dit aan. Aan het einde van iedere dag bespreekt het team de resultaten en voegt ze samen.

Presentatie en feedback

De groep houdt ook een presentatie van de resultaten van de dag. Deze presentatie is voor belanghebbenden die hiervoor worden uitgenodigd, maar ook voor andere belangstellenden uit de organisatie. De druk van zo’n presentatie geeft extra focus aan de werkzaamheden. Mensen willen graag iets laten zien wat de moeite waard is. Dit maakt de kans groter dat er concrete resultaten zijn dan wanneer de voortgang alleen in eigen kring wordt besproken. Tegelijkertijd levert een presentatie nuttige feedback op. Het team kan dit gebruiken om de getoonde resultaten te verbeteren. Bovendien ontstaat er meer draagvlak op deze manier.

Wij delen. kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.