I&A-afdelingen
Voor kleinere afdelingen I&A is het lastig te voldoen aan de snel veranderende wensen van gebruikers en tegelijkertijd de betrouwbaarheid en veiligheid van de ICT-infrastructuur te waarborgen. Gebruikers horen dan ook vaak ‘nee’ als ze hun wensen kenbaar maken. Bijvoorbeeld als ze op andere locaties willen werken of informatie willen delen met samenwerkingspartners. Niet zelden bedenken die ontevreden gebruikers vervolgens zelf oplossingen, denk aan Dropbox, OneDrive en zo door. Deze oplossingen zijn niet alleen ongewenst (veiligheid), maar ook niet optimaal (kwaliteit).
Niet nog meer van hetzelfde
In een wereld die sneller verandert dan ooit, is schaalvergroting eigenlijk de enige oplossing voor I&A-afdelingen van kleine en middelgrote gemeenten. Bijvoorbeeld in de vorm van een Shared Service Center. Maar beperk je je in zo’n samenwerkingsverband tot hetzelfde, maar dan iets grootschaliger en op grotere afstand? Dan zullen kosten al snel het belangrijkste sturingsmotief worden. Het gevolg is nog minder ruimte om te investeren in nieuwe ontwikkelingen. De gebruikerservaringen zullen zeker niet beter worden. Dit leidt gegarandeerd weer tot frustraties bij alle partijen.
Hoe kun je als lokale overheden zelf creatieve netwerken en open samenwerkingen stimuleren en tegelijkertijd wettelijke eisen en privacy-regels waarborgen? Het antwoord op die vraag hoort het einddoel te zijn van het pad waartoe de I&A samenwerking moet leiden.”
Wim Hoekstra, partner van Quarant.
Wees Visionair!
Het schaalvoordeel van de samenwerking zou juist een middel moeten zijn de dienstverlening op een hoger niveau te brengen. Of sterker nog: een SCC zou de belangrijkste aanjager moeten zijn in de overgang van een e-overheid naar i-samenleving. Dit kan als de samenwerkende partijen een gedeelde visie ontwikkelen op de informatievoorziening binnen en tussen organisaties. Hoe kun je als lokale overheden zelf creatieve netwerken en open samenwerkingen stimuleren en tegelijkertijd wettelijke eisen en privacy-regels waarborgen? Het antwoord op die vraag hoort het einddoel te zijn van het pad waartoe de I&A samenwerking moet leiden.
Een brede scope
Belangrijk bij het ontwikkelen van zo’n visie is dat een goede informatievoorziening niet alleen afhankelijk is van soft- en hardware. Goed personeel, slimme processen en betrouwbare registraties zijn net zo belangrijk. De visie van de deelnemende gemeenten over informatiemanagement moet dan ook verder gaan dan alleen kantoorautomatisering. Gegevensbeheer, administratieve data, geografische data, DIV-taken, functioneel applicatiebeheer, informatiebeleid, managementinformatie, procesmanagement en ICT-Beheer; al deze gebieden moeten deel uitmaken van de visie. Samenwerken in de vorm van een SCC is alleen effectief en zinvol als organisaties ook de processen rond al deze taken harmoniseren, in ieder geval de kern daarvan.
Investeer in de relatie
De kosten van een SCC zijn duidelijk zichtbaar. De baten liggen bij de deelnemende organisaties zelf en zijn vaak minder direct in geld uit te drukken. Ook dat maakt een te grote focus op de kosten niet vruchtbaar. Afspraken over werkzaamheden en kosten zijn uiteraard nodig, maar grote stappen naar een betere informatievoorziening zijn alleen te maken als ‘samen werken aan gezamenlijke doelen’ het uitgangspunt is. Goede relaties tussen mensen zijn daarbij essentieel. Investeer daar dus ook in! Er zijn tal van tools op de markt om ook de zachte aspecten van de samenwerking periodiek te beoordelen en te verbeteren.
Meer weten over I&A-samenwerking?
Wilt u via een inspirerende workshop de visionaire blik van uw samenwerkingsverband aanscherpen? Bel Wim Hoekstra: 06-21260638 of mail wim.hoekstra@quarant.nl.
