Een eenvoudiger proces voor Sterk VO
Hoe optimaliseer je processen waar veel verschillende personen en organisaties bij betrokken zijn? Quarant hielp Sterk VO op basis van LEAN een antwoord te vinden op deze vraag. Het centrale uitgangspunt: welke stappen hebben klantwaarde?
De instroom bij OPDC Utrecht
Sterk VO is een samenwerkingsverband van middelbare scholen in Utrecht en Stichtse Vecht. Binnen dit samenwerkingsverband is het OPDC Utrecht een school voor leerlingen die de aansluiting met het regulier voortgezet onderwijs (VO) of middelbaar beroepsonderwijs (mbo) dreigen te verliezen of al verloren hebben. Leerlingen worden zoveel mogelijk tijdelijk op het OPDC Utrecht geplaatst, totdat ze weer terug kunnen naar het reguliere onderwijs.
Heel veel betrokkenen bij instroom leerlingen
Bij de instroom van nieuwe leerlingen zijn veel personen en instanties betrokken. Allereerst natuurlijk de leerlingen en hun ouders. Denk verder aan:
- hulpverleners van een buurtteam, leerplicht- of GGZ-begeleider;
- leerkrachten, mentoren, intern begeleiders en zorgcoördinatoren van de scholen waar de leerlingen vandaan komen;
- het Loket Passend Onderwijs;
- begeleiders Passend Onderwijs vanuit Sterk VO;
- mentoren, teamleiders, orthopedagogen en administratiemedewerkers van het OPDC Utrecht.
LEAN als basis betere instroom
Al met al is de instroom van leerlingen een hele operatie. Per jaar zijn er zo’n 175 aanvragen. Des te belangrijker dus om dit proces zo eenvoudig mogelijk te organiseren. Sterk VO vroeg Quarant daarom dit instroomproces onder de loep te nemen. We hebben samen met een team van betrokkenen op basis van LEAN de klant centraal gezet en het proces versimpeld. De helft van het aantal oorspronkelijke stappen is overgebleven.
Focus op klantwaarde
Wat wil de klant? Wat moet je daarvoor doen? Welke handelingen die je nu nog uitvoert zijn eigenlijk niet nodig? Dit zijn de drie belangrijke vragen binnen LEAN. Om die vragen te beantwoorden moet je uiteraard weten wie de klant is. Voor OPDC Utrecht zijn dat officieel de scholen waar de leerlingen vandaan komen. Maar de echte klanten zijn de leerlingen zelf, samen met hun ouders. Daarom hebben we bij iedere handeling binnen het instroomproces gekeken of deze waarde heeft voor de leerling of ouders.
Een goede start
Het instroomproces bij OPDC Utrecht start als een leerling vastloopt op een school. Het instroomproces eindigt wanneer er een startdatum is afgesproken voor de leerling op het OPDC Utrecht. Voor een succesvol traject op het OPDC Utrecht is het belangrijk dat de hulpvraag van een leerling direct duidelijk is. Daarom is ervoor gekozen om voortaan direct aan de start van het instroomproces een orthopedagoog erbij te betrekken.
Het instroomproces vereenvoudigd
Het instroomproces kende twee grote problemen. Ten eerste het grote aantal, vanuit de klant bekeken deels overbodige, stappen. Daarom is het instroomproces vereenvoudigd. Dit loste direct een aantal problemen met de gebruikte applicatie op. En taken en bevoegdheden werden voor iedereen duidelijker. Daarnaast viel het lage percentage First Time Right op. Veel documenten en formulieren werden onvolledig of onduidelijk aangeleverd en moesten daarom terug naar de indiener. Om dit te verbeteren zijn de afspraken weer opgefrist.
Succesvolle proef met nieuw proces
Sinds het begin van dit schooljaar is er proefgedraaid met het nieuwe proces. De betrokkenen zijn er erg tevreden over. De tijd die de medewerkers met de aanvragen bezig zijn, is een stuk korter geworden. En iedere nieuwe leerling is gestart met een duidelijke hulpvraag. Hierdoor is voor alle betrokkenen direct duidelijk waaraan gewerkt gaat worden, waardoor de leerling meteen goed kan starten.
En nu begint het écht met continu verbeteren
Nu het nieuwe proces in de praktijk is gebracht, is de fase van continu verbeteren aangebroken. In deze fase stuurt de procesmanager op de goede werking van het proces en het leveren van klantwaarde. Tegelijkertijd wordt er verder gewerkt aan het verminderen van overbodige handelingen. Deze fase vraagt om andere kennis en vaardigheden dan de implementatiefase. Quarant begeleidt Sterk VO ook in deze fase. Bijvoorbeeld door te kijken naar de onderlinge aansluiting van alle processtappen en bij het sturen op de juiste KPI’s (sturingsindicatoren).
