E-mailen is zó 2019

Hoeveel uur per dag bent u kwijt aan het lezen en beantwoorden van e-mails? En hoeveel van die e-mails waren echt belangrijk voor uw werkzaamheden? Wij denken dat overheidsorganisaties het e-mailverkeer flink kunnen beperken. Door moderne samenwerkingstools beter te gebruiken en door goede en werkafspraken te maken.

Volle postvakken

Een nieuwe werkdag. U opent Outlook. Sinds gisteravond heeft u twintig nieuwe e-mails gekregen. In totaal zitten er nu bijna tweehonderd e-mails in uw ‘postvak in’ waar u nog iets mee moet. Of niet. Denk aan al die cc’s. Collega’s houden u daarmee op de hoogte over een overleg later deze week. Is het voldoende als u alleen de laatste concluderende e-mail leest? Of mist u dan misschien belangrijke informatie? Voor de zekerheid leest u alles maar door.

Zeeën van tijd en ouderwets

Mailverkeer gaat de hele dag door. Het kost ons zeeën van tijd om ze door te lezen, te beantwoorden, te ordenen en om later in al uw postvakken belangrijke informatie weer terug te vinden. En hoewel een e-mail snel is verstuurd, weet u nooit wanneer de ontvanger deze leest en reageert. Misschien raakt hij of zij uw belangrijk bericht wel kwijt in zijn of haar overvolle postvakken. Jongeren vinden de communicatie via e-mail vaak te traag en ouderwets. Ze geven de voorkeur aan Whatsapp, Snapchat of Instagram. Daarmee wordt de communicatie directer, maar ons lijken dit niet de juiste tools om professioneel samen te werken.

Efficiënter samenwerken in Microsoft Teams

Wel een goed alternatief voor veel van uw e-mails is een samenwerkingstool als Microsoft Teams. Hiermee kunt u in een online omgeving chatten, samenwerken in documenten, online vergaderen en meer. Per project, afdeling of team kan een aparte groep gecreëerd worden. Teams is geïntegreerd in Office 365. Dus bestanden die u met die programma’s maakt, kunt u eenvoudig en snel delen met uw team. Dat scheelt al een hoop e-mails. Een ander voordeel is dat discussies en bestanden in Teams gemakkelijk doorzoekbaar zijn. En het is een cloudapplicatie: u kunt er altijd, op ieder apparaat mee werken.

E-mail alleen als het moet, anders een samenwerkingstool

We denken dat veel communicatie binnen gemeenten die nu nog via e-mail plaatsvindt, beter past binnen een applicatie als Teams, een social intranet of soortgelijke tools. U kunt uw e-mail dan gebruiken voor die berichten waarbij dit ook echt voordelen heeft. Bijvoorbeeld als een bepaalde boodschap en eventueel bijbehorende documentatie als bewijslast dient. Of als u met een andere organisatie of burger communiceert. In deze gevallen is e-mail vaak passend. Maar ook daar zien we dat door toepassingen als Mijnoverheid.nl e-mail langzaam naar de achtergrond verdwijnt.

Maak werkafspraken over e-mail met elkaar

U kunt als organisatie veel tijd besparen door een moderne samenwerkingstool te gebruiken en daarmee het e-mailverkeer te beperken. Dit vraagt wel om goede werkafspraken. Bijvoorbeeld:

Gebruik e-mail alleen als dit de noodzakelijke of de meest passende manier van communiceren is. Gebruik in andere gevallen zoveel mogelijk een samenwerkingstool zoals Teams of het (social) intranet.
Stuur intern geen bijlagen mee, maar deel de link naar de bijlage vanuit Teams of OneDrive. Hiermee voorkomt u dat e-mail een opslag van bestanden wordt.
Beperk het gebruik van cc’s. Discussies, het uitwisselen van ideeën en informatie, en dergelijke horen op Teams of het social intranet. Niet via de e-email.

Meer informatie over samenwerkingstools?

Wilt u meer weten over manieren waarop uw organisatie tools als Teams of een social intranet slim inzet? Of wilt u hulp bij het maken van werkafspraken om het aantal e-mails in uw organisatie te verlagen? Of wilt u de gebruikersadoptie van Office365 binnen uw organisatie vergroten? Neem dan gerust eens contact met ons op voor een kennismakingsgesprek.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.