Doorbreek de patstelling tussen medewerkers en managers

Van ‘zo doen wij dit nu eenmaal’ naar een cultuur van actief verbeteren. Doorbreek de patstelling tussen medewerkers en managers.

De cultuur op de werkvloer

Mensen die werk uitvoeren lopen soms tegen zaken aan die niet goed werken. Denk bijvoorbeeld aan niet goed ingerichte applicaties, verouderde of onjuiste gegevens, ontbrekende sjablonen, onduidelijke mandaten, onvoldoende ingewerkte collega’s en zo door.

Zo doen we dit nu eenmaal

Vaak hebben ze deze zaken al eens aangekaart, maar is er niets mee gebeurd. Dus leren ze ermee leven. Ze werken door met alle ongemakken die er zijn. En na verloop van tijd bepalen die ongemakken zelfs voor een deel de cultuur op de werkvloer: zo doen wij dit nu eenmaal.

Managers met volle agenda´s

Tegelijkertijd kennen managers of proceseigenaren lang niet altijd de problemen waar medewerkers tegenaan lopen. Hun agenda´s zijn te vol om te zien wat er daadwerkelijk dagelijks op de werkvloer gebeurt. Het is dan lastig om de impact van bepaalde ongemakken goed in te schatten, zeker als het medewerkers lukt om al het werk toch gedaan te krijgen.

Een patstelling

Zo ontstaat er een vreemde dynamiek tussen uitvoerende medewerkers en hun managers. Medewerkers denken dat de managers iets aan hun problemen zouden moeten doen, terwijl managers de problemen niet echt kennen of denken dat de medewerkers ze zelf al hebben opgelost. Het resultaat is dat er niets gebeurt, behalve dat de vooroordelen over elkaar groeien

Verbeteren stimuleren

Om deze patstelling te doorbreken, is het nodig dat verbeteren expliciet op de agenda komt. Managers moeten medewerkers stimuleren verbeterkansen te blijven melden. Een vraag als: ‘Wat is de waarde van deze werkzaamheden voor de klant?’ helpt medewerkers om op een constructieve manier de eigen werkzaamheden onder de loep te nemen en concrete, afgebakende verbetermogelijkheden te formuleren.

Faciliteer de medewerkers

Het is vervolgens aan de managers om medewerkers te faciliteren de problemen zelf op te lossen of te laten oplossen. Dit begint met medewerkers hiervoor voldoende tijd te geven. Maak verbeteren een vast onderdeel van de werkzaamheden.