Best Value Procurement: van minimale eisen naar maximale ondersteuning
Gemeentes zijn al snel verplicht om applicaties middels een Europese aanbesteding te verwerven. Dat kan op een traditionele manier via een Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) of via de methodiek Best Value Procurement (BVP).
Traditionele aanbesteding versus prestatiegericht inkopen
De uitgangspunten van een traditionele aanbesteding zijn de minimale eisen waaraan de leverancier moet voldoen. Degene met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) wint. De opdrachtgever bepaalt daarbij grotendeels aan welke eisen de opdracht of de applicatie moet voldoen. De leverancier is slechts uitvoerder/inschrijver. Met de methodiek Best Value Procurement, oftewel prestatie-inkoop, is de grondgedachte dat juist niemand beter dan de leverancier de opdracht (dienst, product) invulling kan geven. De opdrachtgever bepaalt enkel de doelstellingen die de organisatie wenst te behalen met het inzetten van het product of de dienst.
Best Value Procurement: hoe werkt het?
Met Best Value Procurement (BVP) wordt het principe om veel eisen aan de leverancier te stellen losgelaten. Om de kwaliteit van de opdracht te garanderen, schrijft de opdrachtgever minder standaarden en minimumeisen voor. Want met minimumeisen is het voor leveranciers lastig om zich op basis van kwaliteit te onderscheiden. Ze worden vooral gestimuleerd om met een lage prijs in te schrijven. Om die prijs laag te houden, kijken ze dan vaak niet verder dan de minimale eisen.
Doelstellingen opdrachtgever centraal
Met BVP zijn de doelstellingen, geformuleerd door de opdrachtgever, het uitgangspunt van de opdracht. Voor de invulling van de opdracht wordt volledig vertrouwd op de kennis en kunde van de leverancier. De leverancier is tenslotte de professional in zijn vakgebied! En de opdrachtgever beoordeelt de leveranciers op te leveren kwaliteit.
Voordelen BVP-aanbesteding
Qua doorlooptijd is er niet veel verschil in beide methoden. Het verschil zit hem vooral in welke expertise in welke fase nodig is.
Het zwaartepunt van de inzet van specialistische expertise verschilt:
De formulering van de functionele eisen (in de bestekfase) vraagt veel expertise vooraan in het traject bij een traditionele aanbesteding. Bij BVP wordt specialistische kennis vooral gevraagd in de verificatiefase: vaststellen of het klopt wat de winnende inschrijver heeft beweerd.
De intensiteit per fase verschilt in beide methoden:
De bestek- en beoordelingsfase zijn intensieve trajecten in traditionele aanbestedingen. Het formuleren van doelstellingen en het beoordelen van de inschrijvingen zijn fasen die snel doorlopen kunnen worden.
De uitkomst is duidelijker:
De beoordeling van inschrijvingen bij de traditionele methode kan veel gedetailleerde en uiteenlopende scores opleveren die uiteindelijk worden getotaliseerd. In de praktijk kan dit leiden tot een kleine spreiding van de uitkomsten met een nipte overwinnaar. In het geval van BVP moeten de beoordelaars tot consensus komen. De praktijk is dat er hierdoor een grotere spreiding van de uitkomsten ontstaat met een heldere winnaar.
Samenwerking gemeenten
Quarant is vaak betrokken bij de totstandkoming van gemeentelijke samenwerkingsverbanden. De harmonisatie van het applicatielandschap blijkt altijd weer een hele klus. BVP kan helpen om de brug te slaan tussen de verschillende culturen en de bijbehorende historische gevoelens rond leveranciers. BVP kan in die situaties helpen om snel tot harmonisatie te komen: discussie vindt plaats op het niveau van de (gezamenlijke) organisatiedoelstellingen in plaats van op het niveau van functionele eisen. Dit voorkomt loopgraafoorlogen.
Best Value Procurement: en de uiteindelijke prijs dan?
In eerste instantie zou men kunnen denken dat voldoen aan de minimale eisen tot lagere prijzen leidt dan het maximaal ondersteunen van de organisatiedoelstellingen. Maar uit onderzoek blijkt dat in 55% van de BVP-aanbestedingen de winnaar ook nog eens de laagste prijs heeft aangeboden! Dat is op zich niet zo vreemd. Leveranciers die hun vak verstaan en die hun oplossing optimaal ingericht mogen aanbieden, zonder zich in bochten hoeven te wringen om aan exotische functionele eisen te kunnen voldoen, kunnen vaak ook prijstechnisch scherp aanbieden.
Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.
Of volg ons op LinkedIn.
