AVG goede aanleiding procesoptimalisatie aan te pakken

De juiste AVG-maatregelen nemen en tegelijkertijd werkprocessen verbeteren. Bij SED, een ambtelijke fusie van de gemeenten Stede-Broec, Enkhuizen en Drechterland, gaan ze dit doen. Het is tevens een opmaat naar een organisatie waar slimmer werken continu aandacht krijgt.

De AVG raakt veel werkprocessen en informatievoorzieningen

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) volgt op 25 mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens (Wpb) op. Dit heeft ook voor gemeentelijke organisaties een flinke impact op alle processen en informatievoorzieningen waarbij of waarin persoonsgegevens worden verwerkt. Zo moeten ze bijvoorbeeld weten welke gegevens van natuurlijke personen ze verwerken, hoe ze dit doen en wat daarvan de wettelijke grondslag is. Zie ook de tien stappen die de Autoriteit Persoonsgegevens noemt voor organisaties om zich op de AVG voor te bereiden.

AVG en slimmer werken

SED heeft de invoering van de AVG gekoppeld aan de wens beter en slimmer samen te werken. Hiervoor is een procesoptimalisatietraject gestart met drie doelen. Het eerste doel is te waarborgen dat persoonsgegevens van burgers veilig zijn. Het tweede doel is te zorgen voor een effectievere en betere dienstverlening aan burgers, bedrijven, de raad, het college en collega’s. Het derde doel is de principes van continu verbeteren in de organisatie te verankeren. Quarant begeleidt dit traject.

Bewustwording medewerkers

SED is begonnen met het uitvoeren van een quickscan. Een onderdeel daarvan was een anonieme enquête onder alle SED-medewerkers. De medewerkers gaven hierin aan hoe hun werkzaamheden zich verhouden ten opzichte van de AVG. Het nadenken over deze vraag leidt op zich al tot een betere bewustwording van de risico’s op het gebied van privacy en gegevensverwerking. Die bewustwording is minimaal net zo belangrijk als veilige ICT-systemen.

Workshop

Na de enquête volgden negen workshops met de medewerkers. Daarin is voor in totaal twaalf hoofdprocessen achterhaald welk werkproces daarbinnen als eerste opgepakt gaat worden. Daarvoor werd in die workshops onder andere gekeken welke werkprocessen en werkzaamheden horen bij een hoofdproces. Ook werd er een inschatting gemaakt van de hoogte van de privacyrisico’s en van het verbeterpotentieel van het betreffende werkproces.

SED is een ambtelijke fusie van de gemeenten Stede-Broec, Enkhuizen en Drechterland. We willen als SED toe naar een organisatie waar continu verbeteren een belangrijke factor is. We werken steeds slimmer procesgericht samen, daarbij staat de externe en interne klant voorop. We zorgen daarbij dat zijn of haar persoonsgegevens veilig bij ons zijn. We elimineren verspillingen en spelen daarmee capaciteit vrij om nog meer kwaliteit voor de SED burger, bedrijven, raad, college en collega’s toe te voegen.”
Astrid Huisman, Gemeentesecretaris Stede Broec en directeur bij SED-organisatie

Verbeteren met Scrum

In het vierde kwartaal gaan de medewerkers aan de slag met de twaalf geselecteerde processen. Ze maken een nieuw procesontwerp waarbij de werkwijze tussen Stede-Broec, Enkhuizen en Drechterland zoveel mogelijk wordt geharmoniseerd, de AVG-maatregelen worden geborgd en klantwaarde, doorlooptijd en werktijd worden geoptimaliseerd. Dit leidt dan tot een verbeterplan voor de processen dat daarna in drie maanden via de Scrum-methode wordt geïmplementeerd. Voor verbeterideeën die vragen om ICT-wijzigingen komt er een apart Scrumteam.

Zelf verder met slimmer werken

Quarant, een interne consulent en een AVG-expert begeleiden dit traject. Wij hanteren daarbij het principe ‘voordoen – samendoen – zelf doen’. Hiervoor leiden we binnen SED vier medewerkers op tot Slimmer Werken-specialist. De verbetering van de eerste vier werkprocessen gebeurt onder onze leiding. De volgende vier doen de Slimmer Werken-specialisten samen met ons. De laatste vier voeren de Slimmer Werken-specialisten zelfstandig uit. Verder helpen we iedere afdeling een Scrumteam te vormen dat weet hoe je verbeteringen succesvol kan doorvoeren. Ook trainen we de managementleden in continu verbeteren.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.