Anders Werken in Pijnacker-Nootdorp

De gemeente Pijnacker-Nootdorp wil graag wendbaarder, adaptiever en ondernemender worden. Dat vraagt om vakmanschap, maar ook om meer digitale, flexibele werkvormen. Het programma Anders Werken gaat medewerkers daarbij helpen. Simone Buddemeijer, Hans Schreuder en Maaike van Dorp van de gemeente Pijnacker-Nootdorp leggen uit waarom het programma belangrijk is en wat het inhoudt.

De maatschappij verandert

“Gemeenten moeten anders gaan werken, omdat de maatschappij verandert”, geeft Simone aan. “Burgers, bedrijven en instellingen zijn tegenwoordig over het algemeen goed geïnformeerd, mondig en kritisch. Zij willen gehoord worden. En ze willen graag snel antwoord op hun vragen. Hiervoor is het nodig dat we als gemeente onze werkwijze, insteek en denkwijze veranderen. We willen meer in samenspraak met de samenleving werken. En we willen openstaan voor initiatieven van buiten het gemeentehuis.”

De wereld wordt digitaler

“De wereld wordt verder steeds digitaler”, gaat Simone verder. “Dit betekent dat wij als gemeente ook digitaler moeten werken. Dit biedt veel nieuwe mogelijkheden. Door informatie te ontsluiten bijvoorbeeld, kunnen mensen er zelf bij. Als gemeente kunnen we meer gebruikmaken van informatie van buiten. Verder maakt digitalisering het mogelijk om de dienstverlening te verbeteren en samen te werken in flexibele netwerken. Al deze ontwikkelingen worden nog eens versterkt door de komst van de Omgevingswet.”

Andere manier van werken

Een andere manier van werken is voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp alleen mogelijk door nieuwe werkvormen en door aanpassingen aan de digitale werkomgeving. “Daarvoor zijn de programma’s Anders Werken en Digitaal Werken opgestart”, legt Maaike uit. “Beide programma’s bestaan uit verschillende projecten en hangen sterk met elkaar samen. Onder de vlag van Anders Werken zijn we bijvoorbeeld een interne klussenbank gestart. Stel, je moet een presentatie maken, maar je bent daar niet zo goed in. Dan kun je via de klussenbank aan een collega vragen je te helpen. Hiermee krijgen medewerkers de kans hun kwaliteiten ook voor andere afdelingen of projecten in te zetten.”

Verbouwing gemeentehuis

De klussenbank is een voorbeeld van de manier waarop Pijnacker-Nootdorp flexibelere werkvormen wil stimuleren. Flexplekken zijn daarvoor erg belangrijk. Om die flexplekken te creëren, was het nodig het gemeentehuis flink te verbouwen. Maaike: “De traditionele kantoorkamers met kastruimte en vaste bureaus hebben bijna allemaal plaatsgemaakt voor flexplekken met instelbare bureaus en stoelen. De meeste kasten zijn van de kamers afgevoerd en kregen elders een tweede leven. Ook is heel veel papier opgeruimd. Daarnaast zijn er grote open werkruimten, kamers voor kleine overleggen en projectenkamers gecreëerd. Op ankerpunten kunnen mensen snel en gemakkelijk met elkaar overleggen.”

Mobiele telefoons en socialer intranet

“Vanwege het flexwerken heeft iedereen een mobiele telefoon gekregen”, vult Hans aan. ”Op de eerste plaats om beter bereikbaar te zijn. Maar via de app PN-Connect op je mobiele telefoon kun je ook inloggen op een willekeurige werkplek. En je kunt zoeken of iemand aanwezig is en zo ja, op welke plek diegene is ingelogd. Op drukke dagen kun je met de app snel zien waar er nog plaats is. Verder hebben we het oude, traditionele intranet vervangen door een social intranet. Hier kunnen medewerkers zelf allerlei gespreksgroepen starten. Dit nieuwe intranet is een stuk interactiever dan ons oude intranet. Toen moesten we aan de webredactie vragen om berichten te plaatsen.”

Office 365

Onderdeel van het programma Digitaal Werken is de overgang naar Office 365. Eind december zijn de basispakketten uitgerold. Hans: “Voor de meeste medewerkers gaat het om Word, Excel, Outlook en PowerPoint. Dus programma’s die ze nu ook al gebruiken. Later volgen OneNote, Skype for Business en Teams. De overstap naar Office 365 is mede nodig, omdat we een ‘cloud, tenzij’-beleid voeren. Hiermee ontzorgen we onze eigen beheerorganisatie. Bovendien zijn steeds meer andere applicaties op Office 365 en de cloud gebaseerd. Zoals ons nieuwe zaaksysteem, dat we in het voorjaar verwachten uit te rollen.”

Wendbaar met Scrum

Passend bij de wens flexibeler en wendbaarder te werken, is de opleiding van een aantal medewerkers tot Scrummaster. Maaike is een van hen. “Scrum is een goede methode om vakgebied-overstijgend, kort-cyclisch en in verbinding met je omgeving te werken. Als pilot gaan we dit jaar een aantal verschillende projecten scrummen. Om van te leren en om te kijken voor welk type projecten binnen onze gemeente deze methodiek een echte meerwaarde is.”

Samenhang in verschillende projecten

Al met al zijn dit behoorlijk wat veranderingen die op de medewerkers van de gemeente Pijnacker-Nootdorp afkomen. Dit maakt het extra belangrijk duidelijk over die veranderingen te communiceren, goed te luisteren hoe die veranderingen in de organisatie landen en medewerkers te faciliteren met de juiste hulpmiddelen om die veranderingen te kunnen adopteren. De programmagroepen Anders Werken en Digitaal Werken helpen de projectleiders daarbij.

Anders en digitaal horen bij elkaar

Simone en Maaike zijn lid van de programmagroep Anders Werken, Hans van de programmagroep Digitaal Werken. Simone: “De programmagroep Anders Werken is begin vorig jaar gestart na een oproep op het intranet. We zijn mensen die enthousiast zijn over de nieuwe manier van werken. We denken graag mee over hoe we de verschillende projecten kunnen vormgeven en hoe we collega’s er enthousiast voor kunnen maken. Het programma Digitaal Werken bestond al. Beide hebben veel raakvlakken met elkaar en zijn ook afhankelijk van elkaar. Daarom hebben we ze tegen elkaar aangeschoven.”

Een boom vol appels

Om de samenhang tussen beide programma’s te visualiseren gebruikt Pijnacker-Nootdorp een boom, met de verschillende projecten als groene en oranje appels. Simone: “De groene appels horen bij Anders Werken, de oranje appels bij Digitaal Werken. In de programmagroep bespreken we samen met de projectleiders de stand van zaken. En we delen de geluiden die we opvangen uit de organisatie. Ook de hoofden en teamleiders krijgen een keer per maand een update over alle appels uit de boom.”

Gebundelde communicatie

De ‘Anders Werken’-boom is inmiddels een vast en herkenbaar communicatiemiddel geworden voor alle medewerkers van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Maaike: “We zorgen ervoor dat de communicatie vanuit de projecten op elkaar wordt afgestemd. In de beginfase verschenen er veel verschillende berichtjes op het intranet. Dat maakte het lastig voor medewerkers om het overzicht te houden en de verbanden te zien. Het is beter de communicatie te bundelen en te zorgen dat je je verhaal in samenhang en op een eenduidige manier vertelt.”

Filmpjes en informatiemarkt

Voor de voorlichting over Anders Werken en Digitaal Werken heeft de programmagroep ook filmpjes laten maken. Hans: “Hierin introduceert het poppetje Jack thema’s als: Waarom gaan we anders werken? Waarom Office 365? Waarom een flex app? En zo door. Daarnaast was er een informatiemarkt waar de projectleiders van de meeste appels hun projecten presenteerden. Mensen konden langslopen, kregen uitleg over wat er gaat gebeuren en ze konden vragen stellen. Deze informatiemarkt is druk bezocht. Medewerkers waren er erg positief over.”

Een eigen online academie

“Alle veranderingen vragen een grote inspanning van de medewerkers, naast hun gewone werk”, vertelt Simone. “Hiervoor zochten we ondersteuning op maat, ter aanvulling op onze klassikale trainingen, inloopsessies en dergelijke. Dat is het Leerportaal van mijnopleidingen.nl geworden. Dit hebben we op maat gemaakt voor onze organisatie en omgedoopt tot de PN-Academy. Medewerkers kunnen daarmee wanneer het ze uitkomt, kennismetingen doen, e-opleidingen volgen of informatie tot zich nemen. En managers kunnen in de gaten houden of het basisniveau aan digitale vaardigheden van hun medewerkers voldoende is.”

Ondersteuning voor Office 365

Simone en Maaike zijn beide projectleider van de PN-Academy. Simone: “We zijn begonnen met kennismetingen van applicaties die iedereen gebruikt: Word, Excel, Outlook, Powerpoint en Windows 7. De resultaten hebben we gebruikt om de ondersteuningsvraag bij de uitrol van Office 365 in te schatten. Dat viel voor de grootste groep medewerkers erg mee. De overgang ging uiteindelijk ook best soepel. Soms was het even zoeken naar een functie, maar met hulp van collega’s of een handleiding komen de meeste mensen daar wel uit. Zeker door de inzet van een aantal collega’s als ambassadeurs tijdens de uitrol hebben we dit prima kunnen oplossen.”

Introductie van nieuwe functionaliteiten

“Bij de uitrol van Office 365 tot nu toe hebben we ons geconcentreerd op functionaliteiten die men toch al gebruikte”, vult Hans aan. “Office 365 biedt uiteraard veel nieuwe mogelijkheden. Zeker als we straks OneNote, Skype for Business, Teams en OneDrive hebben uitgerold. Aan de introductie van deze applicaties met nieuwe mogelijkheden gaan we daarom zeker meer aandacht besteden. We gaan niet alleen vertellen dat men het krijgt, maar ook wat men ermee kan en hoe we ermee gaan werken. Ook bij deze introducties maken we weer gebruik van een mix van interne communicatiemiddelen, inloopsessies, kennismetingen en e-opleidingen.”

Niveau van digitale vaardigheden

Mocht het niveau van iemands digitale vaardigheden niet voldoende zijn, dan kan een manager erop aansturen dat die persoon een e-opleiding voor een specifieke applicatie volgt. Maaike: “We hebben de resultaten van de kennismetingen gekoppeld aan persona’s. Wie ben je? Wat voor werk doe je? Welke applicaties heb je daarbij nodig? De team- en afdelingshoofden kunnen de resultaten vervolgens bespreken met medewerkers en bekijken of e-opleidingen wenselijk zijn. Overigens kunnen andere medewerkers de e-opleidingen ook volgen, als zij dat willen.”

Planning tool

“Erg handig is de functie in het Leerportaal voor de planning van klassikale workshops”, geeft Simone aan. “We hebben met die agendafunctie sessies over zaakgericht werken gepland. Mensen werden voor een bepaalde dag uitgenodigd. Ze konden vervolgens zelf in het Leerportaal de dag veranderen als ze niet konden. Voor de opleidingen voor het nieuwe zaaksysteem gaan we dat ook zo doen. Al met al is het Leerportaal ook voor de organisatorische kant van gebruikersadoptie een erg handig en gebruikersvriendelijk hulpmiddel.”

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.