Zaakgericht samenwerken: ambtelijke fusie het moment voor invoering

De organisaties van de gemeenten Stede Broec, Drechterland en Enkhuizen (SED) gaan ambtelijk fuseren. De gemeenten zullen dan met één dienstverleningssysteem gaan werken. Om de juiste keuze daarvoor te maken, was het zaak om eerst alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. “Quarant heeft die cultuuromslag begeleid, zodat de besluitvorming over het nieuwe systeem gezamenlijk gedragen wordt”, vertelt Hugo van Driel, interne projectmanager SED en projectmanager bij de gemeente Enkhuizen.

Zaakgerichte samenwerken: SETA-model

“Het wordt geen bestuurlijke fusie, alleen een ambtelijke fusie”, zo licht Wim Hoekstra, adviseur bij Quarant toe, “Om te zorgen dat alle medewerkers straks via eenzelfde systeem gaan werken, passen we vooruitlopend op dit SETA-model, oftewel ‘Samen En Toch Apart’, het integrale zaakgericht werken toe. Deze manier van Zaakgericht Werken vereist organisatie overschrijdende geharmoniseerde processen en eenduidig gedefinieerde diensten als de aanvraag van een paspoort of van een bouwvergunning.

Om zover te komen, was het eerst van belang om de drie gemeenten te laten inzien waar ze dit eigenlijk voor doen. En daar kwam Quarant in beeld. De kennis van de drie verschillende organisaties is bij elkaar gebracht.”
Hugo van Driel, Projectleider SED

Zaakgericht Werken is organisatieontwikkeling

Gestandaardiseerd je processen inrichten raakt natuurlijk iedereen binnen de organisatie. Hoe kijk je naar je dienstverlening? Hoe richt je je processen in? Welke sturingsinformatie is gewenst? Daarom wil ik benadrukken dat Zaakgericht Werken primair een organisatieontwikkelingsuitdaging is, en al helemaal in de aanloop naar een ambtelijke fusie. Dat betekent dat je een dergelijk project niet vanuit een IT- of DIV-afdeling moet aansturen, zoals vaak gebeurt, maar op MT-niveau moet verankeren met een onafhankelijke projectleider als trekker. In dit geval is Zaakgericht Werken ondergebracht in de SED-programmaorganisatie van Hugo van Driel.”

Track & trace

“We willen de dienstverlening aan inwoners en bedrijven verbeteren”, aldus Van Driel, “Daarvoor is dit een goed moment. De drie gemeenten werken nu nog met verschillende systemen. Voor de keuze van de nieuwe applicatie stelden we onszelf een aantal vragen: Hoe gaan we de ondersteunende systemen inrichten? Wat past daar het beste bij? Van een aanvraag maken we daarom ‘een zaak’ met een eigen registratiesysteem. Je kunt het vergelijken met een bestelling via bol.com. Daar kun je precies zien wat de status is van je aankoop. Op diezelfde manier richten we de aanvraag van een vergunning of paspoort in.”

“Om zover te komen, was het eerst van belang om de drie gemeenten te laten inzien waar ze dit eigenlijk voor doen. En daar kwam Quarant in beeld. De kennis van de drie verschillende organisaties is bij elkaar gebracht. Het uiteindelijke doel was om op hetzelfde niveau te komen voor de juiste besluitvorming. Uiteindelijk maak je de keuze voor het systeem dat het beste is voor de drie partijen samen. Wim Hoekstra heeft die begeleiding van het denkproces gedaan.”

Momenteel zijn de drie gemeenten nog in transitie. De aanbesteding van het zaaksysteem is gestart. Op 1 januari 2015 werken Stede Broec, Drechterland en Enkhuizen volledig samen.

Wij delen. kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.