Zorg geregeld met de juiste informatievoorziening

Meer cliënten, meer zorgaanbieders, meer indicaties, meer producten, meer facturen en zo door en door. Na 1 januari 2015 moeten gemeenten een enorme hoeveelheid extra gegevens verwerken. De werklast stijgt daardoor spectaculair. Slimmere werkprocessen met goede ondersteunende automatisering zijn dan een noodzakelijke voorwaarde. De aanpak Zorg Geregeld helpt gemeenten daarmee.

Informatie in het sociale domein

Annemieke van Dijk begeleidt namens Quarant gemeenten bij de transities binnen het sociale domein. Ze ziet dat er veel aandacht is voor de wet, het beleid, het budget en de gevolgen voor de klanten en medewerkers, maar dat de technische consequenties van de decentralisaties minder scherp op het netvlies staan: “De vraag hoe je gegevens uitwisselt, heeft te lang, te weinig aandacht gekregen. Toch gaan gemeenten straks veel meer gegevens delen, met veel meer partijen. De privacy van cliënten mag daarbij niet in gevaar komen. Dit heeft gevolgen voor de interne werkprocessen. En het vraagt om aanpassingen in de IT als je niet wilt vastlopen.”

Het is een grote opgave om een nieuwe infrastructuur voor het sociale domein te ontwerpen. Goede ideeën moeten vertaald worden naar praktische en haalbare processen. Quarant heeft ons geholpen om in korte tijd alle ideeën aan elkaar te knopen en de ontbrekende stukjes toe te voegen.”
Sylvia ter Koele, Afdelingshoofd WMO Winkel, gemeente Doetinchem

Verzamelen van gegevens

Van Dijk noemt managementinformatie als een goed voorbeeld van de complexere informatieverwerking na 1 januari: “Marktpartijen hebben veel informatie die nuttig is voor gemeenten, bijvoorbeeld over cliënten en geleverde producten. Het is zeker verstandig om die gegevens op te vragen, maar je moet je daarbij wel afvragen hoe je al die data gaat verwerken. Want stel dat je ieder kwartaal van meer dan honderd partijen informatie krijgt? Ga je dat allemaal handmatig verzamelen? Of zorg je ervoor dat dit automatisch gebeurt?”

Verwerken en uitwisselen van gegevens

Ook de processen van een afdeling als Financiën worden geraakt door de decentralisaties. Want hoe ga je de enorme extra hoeveelheid facturen verwerken? Op de eerste plaats is het fijn als je gegevens over een leverancier, product, prijs en dergelijke hooguit op één plek in je systemen hoeft in te voeren en bij te houden. Op de tweede plaats wil je dat de uitgaven voor bijvoorbeeld een scootmobiel direct zichtbaar zijn zodra een medewerker die aan een cliënt heeft toegezegd. Dit om te voorkomen dat je pas ziet of je binnen je budget blijft als de afdeling Financiën de factuur heeft ontvangen en ingevoerd.

Zorg Geregeld: een aanpak op maat

Om gemeenten te helpen bij het (her)inrichten van de processen, applicaties en hun koppelingen heeft Quarant de aanpak Zorg Geregeld ontwikkeld. Deze praktijkgerichte aanpak zorgt voor duidelijkheid en structuur in de stappen die gemeenten moeten maken om de decentralisaties succesvol en efficiënt uit te voeren. Van Dijk: “We vormen een brug tussen de vakafdelingen en de IT-afdeling. Dit begint altijd met een inventarisatie van de huidige situatie en de omgeving waarbinnen een gemeente functioneert. Afhankelijk van de samenwerkingsvorm die regio’s kiezen zijn de vraagstukken verschillend: moeten ze hun applicaties echt op elkaar afstemmen of registreert de centrumgemeente alle cliënten? De antwoorden op dit soort vragen bepalen de manier waarop je het delen van informatie het beste kunt inrichten.”

Zorg Geregeld: een praktische aanpak

Zorg Geregeld is vooral ook een hele praktische aanpak benadrukt Van Dijk. Ze noemt de kanalenkaart als voorbeeld. “Je wilt dat klanten met een zorgvraag altijd worden doorverwezen naar de juiste partij. En dat meldingen zo compleet en uniform mogelijk worden geregistreerd. Het moet daarbij niet uitmaken of de melding binnenkomt via een website, de eigen balie of een buurthuis. Een kanalenkaart geeft inzicht in de verwerking van de meldingen op dit moment. Je ziet dan snel of er knelpunten zijn. Deze knelpunten kun je vervolgens aanpakken door werkprocessen anders in te richten of applicaties aan elkaar te koppelen.”

Meer informatie over Zorg Geregeld?

Wilt u meer weten over de manier waarop een goede informatiehuishouding helpt bij de uitvoering van de decentralisaties? Neem dan contact met ons op.