Het bestuurlijke besluitvormingsproces in het Zaaksysteem

In de blog Bestuurlijke besluitvorming digitaal én zaakgericht? schreven we dat je door het proces voor bestuurlijke besluitvorming op te nemen in het Zaaksysteem, zorgt voor een olievlekwerking als het gaat om digitaal werken. Het BBV-proces raakt medewerkers, managers en directeuren binnen alle domeinen, afdelingen en teams. De opsteller zet zijn advies in het Zaaksysteem van de gemeente. Adviseurs van andere afdelingen, teamhoofden, afdelingsmanagers, domeindirecteuren en de gemeentesecretaris krijgen allemaal vanuit dat Zaaksysteem een melding als ze iets met dat advies moeten doen.

Een vergaderzaak in het Zaaksysteem

De afgelopen jaren hebben dan ook steeds meer gemeenten hun BBV-proces helemaal of gedeeltelijk geïntegreerd in het Zaaksysteem. Als daarbij een vergadering nodig is, maken ze in veel gevallen een aparte vergaderzaak aan in het Zaaksysteem. In die vergaderzaak worden dan naast de vaste agendapunten ook verschillende zaken als agendapunten toegevoegd. Op deze manier is het mogelijk om ook de uitkomsten van de vergaderingen in het Zaaksysteem vast te leggen.

Oneigenlijk gebruik Zaaksysteem

Het nadeel echter van vergaderingen organiseren via het Zaaksysteem is dat dit Zaaksysteem daarvoor eigenlijk niet zo geschikt is. Het Zaaksysteem is prima om documenten te delen met collega’s, versies van die documenten te beheren en alleen de mensen die de documenten nodig hebben, te autoriseren. Maar bij vergaderingen willen de deelnemers vaak eigen ‘persoonlijke’ aantekeningen of krabbeltjes aan een vergaderstuk toevoegen, zonder dat dit gelijk een nieuwe documentversie oplevert of dat dit op een andere manier officieel wordt vastgelegd.

Biedt een vergadertool een oplossing?

Binnen vergadertools als iBabs of NotuBiz werken de deelnemers met een eigen ‘kopie’ van een vergaderstuk. Daar kunnen ze ook digitaal aantekeningen bij maken. Als ze willen, kunnen ze die delen met collega’s. Ook het maken van notulen is met een vergadertool eenvoudiger dan via het Zaaksysteem. Vergadergegevens als deelnemers, tijd en locatie worden automatisch toegevoegd. Daarnaast zijn de verschillende vergaderpunten, notulen en actiepunten gemakkelijk als basis te gebruiken voor de agenda van een volgende vergadering. Dit soort functies bespaart de secretaris veel tijd.

Van vergadertool naar Zaaksysteem?

Uiteindelijk wil je echter de uitkomsten van een vergadering verwerken in het Zaaksysteem. Helaas is die integratie momenteel voor vergadertools nog een brug te ver. Besluitenlijsten zijn vaak alleen in de vorm van een document te exporteren. Besluiten per zaak als kenmerk “besluit” exporteren is nog minder vaak mogelijk. Soms kunnen wel besluiten als document worden toegevoegd. Het gevolg is dat de secretaris die besluiten, of beter de inhoud, handmatig uit de vergadertool naar het Zaaksysteem moet kopiëren. Al met al kost dit dan weer veel extra tijd.

Tijd voor een betere integratie

Een voorlopige conclusie: vergadertools zijn geschikter om een papierloze vergadering mee te organiseren dan het Zaaksysteem. De volgende stap is een betere integratie van de vergadertool met het Zaaksysteem, zodat het gemakkelijk wordt besluiten uit vergaderingen aan zaken te koppelen. De vergadering kan dan ook vanuit het Zaaksysteem worden gearchiveerd voor het nageslacht. Voor leveranciers van vergadertools ligt hier een interessante kans zich van hun concurrenten te onderscheiden.