Zaakgericht werken binnen het handhavingsdomein: registreer centraal, eenduidig en op tijd

Help je collega’s door handhavingszaken tijdig en volledig te registreren. En zorg dat andere afdelingen eenvoudig toegang hebben tot informatie die je over een burger, bedrijf of object hebt. Dat zijn de twee belangrijkste pijlers voor een krachtige informatievoorziening voor handhaving bij gemeenten. Een goede registratiediscipline en een centrale zaakadministratie maken het gemakkelijker snel een compleet beeld te krijgen.

Een compleet beeld

Informatie over personen, bedrijven en locaties is vaak voldoende aanwezig in een gemeente, maar erg versnipperd. De ene afdeling verleent een vergunning, een andere houdt zich bezig met handhaving en op weer een andere plek denken medewerkers na over het beleid voor de komende jaren. Iedereen registreert de eigen werkzaamheden in een eigen systeem, gericht op de eigen taken. Het gevolg? Medewerkers hebben veel extra werk om een compleet beeld van een situatie te krijgen. Of ze missen belangrijke informatie als ze een beslissing nemen.

Informatiewensen van medewerkers centraal

In de gemeente Helmond helpt Quarant de informatievoorziening van het domein Handhaving te professionaliseren. In workshops is geïnventariseerd wat de belangrijkste wensen van de medewerkers zijn:

1. Medewerkers willen snel een volledig beeld over een persoon, bedrijf of locatie kunnen krijgen.
2. Informatie moet zoveel mogelijk hetzelfde worden geregistreerd. Dat maakt zowel het registreren zelf als het delen gemakkelijker.
3. Medewerkers willen automatisch een signaal ontvangen als er iets gebeurt met een persoon, bedrijf of locatie waarbij ze zelf betrokken zijn.
4. Managers willen eenvoudig de voortgang kunnen bewaken en erover kunnen rapporteren.
5. De informatie moet met externe partijen gedeeld kunnen worden.

Eén administratie voor een compleet beeld

Herman Hogendoorn is namens Quarant als projectleider betrokken bij het project in Helmond. Volgens hem hoeven medewerkers in een ideale situatie voor één vraag niet vele administraties te benaderen. Integendeel. Eén centrale zaakadministratie, aangesloten op de basisregistraties, zou juist vele vragen in één keer moeten beantwoorden. Dat is voor een deel een kwestie van goede automatisering. In Helmond gebruikt men daarvoor een centraal zaaksysteem waarin medewerkers in ieder geval de start en het einde van een handhavingstraject moeten invoeren. Andere medewerkers weten dan snel of er ergens iets aan de hand is.

Het domein van Veiligheid en Handhaving wordt voor onze gemeente steeds belangrijker. Handhavers en beleidsmakers moeten veel makkelijker toegang krijgen tot alle relevante informatie over personen, bedrijven en locaties.”
Tineke Klitsie, Directeur Stedelijke ontwikkeling en Beheer, Gemeente Helmond, opdrachtgever Professionalisering Informatievoorziening Handhaven

Zaakgericht werken: cultuuromslag is de basis

Veel belangrijker dan de techniek is echter de manier waarop medewerkers tegen registreren aankijken. Hogendoorn: “Medewerkers moeten echt het nut van registreren gaan beseffen. Je doet het niet alleen voor jezelf of je eigen afdeling, maar zeker ook om te zorgen dat andere diensten voldoende informatie krijgen. Dit betekent dat je het nauwkeurig en op tijd moet doen. Altijd. Zodat collega’s de informatie op een centrale plek kunnen vinden. En dat ze erop kunnen vertrouwen dat die informatie volledig en actueel is.”

Meer informatie over de professionalisering van informatievoorzieningen in gemeenten?

Bel Herman Hogendoorn: 06 22 46 59 28 of stuur een e-mail Herman.Hogendoorn@quarant.nl.