Zaakgericht werken gemeenten: alles of iets!

“Waar en hoe te beginnen met digitaal en zaakgericht werken? Eén specifiek product uitdiepen of de invoering ervan organisatiebreed aanpakken? Gemeenten worstelen enorm met het invoeren van deze nieuwe manier van werken,” merkt Jos Poels. Vanuit zijn ervaring in de gemeente Helmond licht hij toe welke aanpak, volgens Quarant, het meest effectief is om zaakgericht werken in gemeenten tot stand te brengen.

Naar volledig digitaal

“Alle gemeenten in Nederland zijn op weg naar een volledig digitale gemeente. De meeste kiezen daarbij voor de specifieke aanpak: zij gaan voortvarend aan de slag met één afdeling, één product of één werkproces. De aanvraag en afhandeling van bouwvergunningen wordt bijvoorbeeld helemaal digitaal, zaakgericht en ‘lean’ ingericht. In deze complexe projecten wordt veel energie, tijd en geld gestoken. Als de klus na vele maanden geklaard is, dringt na de eerste euforie de realiteitszin door. Bouwvergunningen zijn slecht het topje van de ijsberg. Het duurt jaren om alle gemeentelijke producten anders in te richten. Het gevaar bestaat dat de organisatie als een berg gaat opzien tegen het vele werk dat nog verzet moet worden.”

Zaakgericht werken gemeenten: liever generiek dan specifiek

Quarant is van mening dat een generieke aanpak effectiever is dan de specifieke aanpak. Bij zaakgericht werken zijn vaak meerdere afdelingen betrokken. Zo zijn bij het verstrekken van WMO-voorzieningen één of meerdere afdelingsoverstijgende adviezen nodig. Het frustreert wanneer de adviesafdeling nog met ‘papier’ werkt en een ‘natte’ handtekening wil. Een situatie waarin de ene afdeling ‘papier’ en de andere ‘digitaal’ is, is nauwelijks werkbaar.

Standaardisatie

De eerste stap om de E-gemeente te realiseren, is ervoor te zorgen dat álle binnenkomende en uitgaande post wordt gedigitaliseerd. Dit noodzaakt alle medewerkers hun post digitaal af te handelen. Ook de dossiervorming per zaak en de voortgangsregistratie moeten zo snel mogelijk gestandaardiseerd worden. Vervolgens kunnen de werkprocessen per afdeling zaakgericht en digitaal worden gemaakt en/of koppelingen met specifieke afhandelsystemen worden geïmplementeerd. “Een belangrijke voorwaarde hierbij is wel dat de benodigde infrastructuur, functionaliteiten en ondersteuning op orde is,” geeft Jos Poels aan.

Binnen de gemeente Helmond loopt De Zorgpoort voorop met digitalisering en het Nieuwe Werken. Alle cliëntendossiers en processen rondom de WMO zijn volledig gedigitaliseerd. Er komt alleen nog ‘papier’ aan te pas, daar waar andere afdelingen nog niet digitaal zijn. Natuurlijk is het handiger als iedereen al digitaal zou zijn. De combinatie van digitaal en werkplek- en tijdonafhankelijk werken is ideaal. Onze medewerkers hebben hun ‘werkplek’ altijd bij zich in de vorm van een laptop en iPhone. Daardoor kunnen zij overal werken: thuis, bij klanten en bij ketenpartners. Deze manier van werken prikkelt medewerkers van andere afdelingen om zelf ook verder te bouwen aan de E-gemeente.”
Rudy van de Maat, afdelingsmanager De Zorgpoort, Gemeente Helmond

Zaakgericht werken gemeenten: creëer power en focus

Een organisatiebrede aanpak heeft duidelijke voordelen ten opzichte van de specifieke aanpak. Het proces verloopt in een hoger tempo. Er ontstaat een helder totaaloverzicht van de aanvragen die er zijn en in welke status van afhandeling deze zich bevinden. Het management kan daardoor beter sturen; medewerkers hebben, zoals in het KCC, beter inzicht in de werkvoorraad. Doordat iedereen digitaal werkt, zullen medewerkers het nut ervan eerder inzien. Iedereen binnen de organisatie werkt aan hetzelfde doel. Daarmee mobiliseer je enorm veel power en focus in de organisatie!”

Meer informatie over een organisatiebrede aanpak van digitaal en zaakgericht werken gemeenten?

Bel Jos Poels: 06-50608886 of mail Jos.Poels@quarant.nl.

Wij delen. kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.