Zo bereid je je goed voor

Om de livegang zo goed mogelijk te laten verlopen zijn de volgende punten belangrijk.

• Zorg dat de applicatie helemaal werkt en uitvoerig getest is
  Het lijkt een vanzelfsprekendheid, maar in de praktijk wordt helaas soms nog net iets te vroeg een ‘go’ gegeven. Idealiter noem je pas een datum als zowel de technische mensen als de business mensen tevreden zijn. Dat is beter dan telkens een andere datum moeten communiceren. Houd wel de focus op het doel van het project. Voorkom dat je een livegang cancelt vanwege onderdelen die eigenlijk buiten de scope van het project vallen.
• Zorg voor actieve floorwalkers als aanspreekpunt
  Leid deze floorwalkers geruime tijd voor de livegang op. Zij zijn geen expert in het zaaksysteem, maar medewerkers die hun collega’s net één stap voor zijn in het gebruik ervan. Als zij de vraag van een collega kunnen beantwoorden is dit mooi, maar anders zetten ze de vraag door naar het projectteam.
• Zorg voor een escalatietrap
  Met een escalatietrap voorkom je dat medewerkers met de meeste diepgaande kennis van het zaaksysteem bezig zijn relatief simpele vragen te beantwoorden en daardoor geen tijd hebben eventueel acute, grote problemen of verstoringen op te lossen. Het eerste aanspreekpunt voor medewerkers zijn de floorwalkers. Dan komt een eerste lijn, met bijvoorbeeld een selectie van medewerkers uit de projectgroep. Voor nog moeilijkere vragen is er een tweede lijn met de systeembeheerder, functioneel beheerder etc. Vraag daarnaast aan de leverancier medewerkers paraat te houden, waarmee je rechtstreeks kunt schakelen en die direct iets kunnen oplossen.
• Bied medewerkers online een plek om vragen te stellen en informatie te delen
  Voor vragen zijn hulpformulieren vaak erg handig. Tijdens de livegang moeten de medewerkers dit formulier via een goed opvallende button op de homepage van het social intranet met één klik kunnen bereiken. Daarnaast is het slim om op een speciale pagina van het social intranet veelgestelde vragen te beantwoorden en medewerkers de kans te geven informatie met elkaar te delen.
• Denk van tevoren na over scenario’s waarin dingen misgaan
  Wie doet wat in welk scenario? Wie neemt welk type beslissingen? Ook met deze scenario’s kun je de toekomst uiteraard niet precies voorspellen, maar ze bieden wel een goede basis en zijn een goede training om gemakkelijker met elkaar onverwachte situaties op te kunnen lossen.
• Zorg voor overzicht en beloof niet te veel
  Gaan er dingen mis? Raak dan niet in paniek als je niet meteen overal een antwoord op hebt. Het belangrijkste is dat je ervoor zorgt dat je weet wat er allemaal mis is en de juiste prioriteiten stelt. Doe gebruikers en andere collega’s geen beloften die je niet waar kunt maken. Geef een eerlijke inschatting van je verwachting wanneer je denkt met een oplossing te komen, liever te ruim dan te krap. Maak een dagelijkse update van de problemen die nog open staan en bespreek deze eventueel in een centraal overleg.