Werk en Inkomen Lekstroom haalt maximale uit zaaksysteem door continu verbeteren

Bij Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) leidt Quarant het project Zaakgericht en Digitaal Werken. Doel is het zaaksysteem beter in te richten en beter te gebruiken. Door continu te verbeteren, is het mogelijk stap voor stap slimmer te werken.

Zaakgericht en Digitaal Werken

WIL is een samenwerking van de sociale diensten van Houten, IJsselstein, Lopik, Nieuwegein en Vianen. De organisatie is sinds de oprichting met zaakgericht werken aan de slag gegaan. Die manier van werken kwam echter minder goed van de grond dan gewenst. WIL vroeg Quarant daarom om hulp.

Onderzoek naar processen

Om het zaaksysteem en werkprocessen goed op elkaar te laten aansluiten is het noodzakelijk de processen goed te bekijken. Wat zijn de verschillende stappen? Zijn er knelpunten? Kan het slimmer? Bij WIL lopen bijvoorbeeld processen soms inefficiënt omdat het zaaksysteem ze niet goed ondersteunt. Medewerkers kiezen dan omwegen buiten het systeem. Dit moet anders.

Onderzoek naar gebruik

Als eerste hebben we onderzocht hoe medewerkers bij WIL het zaaksysteem nu gebruiken. En welke wensen ze hebben bij het gebruik van een zaaksysteem. Uit dit onderzoek kwamen twee processen naar voren waarbij we redelijk snel een verbeterslag konden maken: bezwaren en vakantiemeldingen. Daarmee zijn we als eerste aan de slag gegaan.

Gewenste manier van werken

Als we gaan verbeteren, laten we medewerkers in workshops de huidige manier van werken in kaart brengen. Daarna vragen we ze hoe volgens hen het ideale proces eruitziet. We kijken of daar nieuwe afspraken over zijn te maken en bedenken hoe het zaaksysteem medewerkers daarbij ondersteunt in plaats van hindert. Samen met de applicatiebeheerder of leverancier richten we een testomgeving in voor de nieuwe manier van werken. Medewerkers gaan de nieuwe werkwijze en het systeem vervolgens testen en verbeteren.

Continu verbeteren in de praktijk

Als de medewerkers tevreden zijn over een proces en de bijbehorende inrichting van het zaaksysteem, brengen we beide over naar de productieomgeving. Dan gaan alle medewerkers ermee werken. Maar ook daarna blijft het uiteraard belangrijk te kijken of werkzaamheden niet slimmer kunnen. Ook omdat het zaaksysteem updates krijgt en wetgeving verandert.

Quarant helpt met zaakgericht werken

Dit project bij WIL is een voorbeeld van de manier waarop Quarant organisaties helpt het maximale uit zaaksystemen te halen. Tijdens workshops laten we medewerkers de huidige werkprocessen in kaart brengen. We vragen ze de ideale werkprocessen te ontwerpen. We kijken samen welke verbeteringen we in de praktijk kunnen brengen. En we begeleiden applicatiebeheerders en leveranciers bij de implementatie van die verbeteringen in het zaaksysteem.

Stap voor stap steeds slimmer werken

Door deze aanpak krijgen medewerkers meer inzicht en invloed op de manier van werken. Ze blijven ook na een project kritisch naar de systemen en werkprocessen kijken. Dat past bij onze visie dat de inrichting van het zaaksysteem en de werkprocessen een samenhangend geheel vormen. Door beide continu te verbeteren, is het mogelijk stap voor stap steeds slimmer te werken.