WEP: vanaf 1 juli moet de terinzagelegging ook digitaal
Sinds 1 juli 2021 is de Wet elektronische publicaties (WEP) van kracht. Als overheid ben je sindsdien verplicht al je officiële publicaties te melden op officiëlebekendmakingen.nl. Daar komt vanaf 1 juli 2023 een nieuwe verplichting bij. Vanaf die datum moet je ook de documenten die horen bij de officiële publicatie digitaal ter inzage leggen. In deze blog lees je hoe je dit kunt regelen, plus enkele belangrijke aandachtspunten om rekening mee te houden.
Terinzagelegging nu vaak alleen fysiek
Op dit moment regelen veel gemeenten de terinzagelegging nog alleen fysiek. Inwoners mogen dan bijvoorbeeld een afspraak maken om de stukken aan de balie in te kijken. Die mogelijkheid tot fysieke inzage moet je digitaal melden via officiëlebekendmakingen.nl. Je hoeft het niet meer te melden via huis-aan-huisbladen, zoals vroeger gebruikelijk was. Hierdoor melden veel gemeenten de mogelijkheid tot inzage wel digitaal, maar moeten inwoners daarvoor nog altijd fysiek naar het gemeentehuis komen.
Wat verandert er per 1 juli 2023?
Vanaf 1 juli moet je dus niet alleen de mogelijkheid tot inzage digitaal melden, je moet die inzage ook digitaal mogelijk maken. Het gaat daarbij om (voorgenomen) besluiten en bijbehorende documenten die je wettelijk verplicht bent ter inzage te leggen. Vaak zijn dat besluiten die een grote impact hebben op de woon- en leefomgeving van inwoners, zoals milieuvergunningen. De bedoeling van deze verandering is dat je als gemeente inwoners ook digitaal volledig informeert over besluiten die impact hebben op hun leefomgeving.
De fysieke terinzagelegging blijft ook
Je nieuwe verplichting betekent overigens niet dat je je oude verplichting, de besluiten en bijbehorende documenten fysiek ter inzage te leggen, kunt schrappen. Je hebt als gemeente immers ook te maken met inwoners die digitaal minder vaardig zijn. En ook zij hebben recht op inzage en inspraak.
"*" geeft vereiste velden aan
Welke documenten moet je digitaal ter inzage leggen?
Als gemeente moet je zelf in beeld brengen welke documenten je digitaal ter inzage moet leggen. Daarbij kun je ervan uitgaan dat je documenten die je nu fysiek ter inzage moet leggen, vanaf 1 juli ook digitaal ter inzage moet leggen. Doorgaans gaat het daarbij om je (ontwerp)besluiten en alle stukken die iemand redelijkerwijs nodig heeft dat (ontwerp)besluit te beoordelen. Denk bijvoorbeeld aan een akoestisch rapport.
Waar bied je de documenten digitaal aan?
Er zijn verschillende online plekken waar je als gemeente de documenten digitaal ter inzage kunt leggen:
- Via een link in DROP naar een externe site
Voeg, als je de terinzagelegging meldt via DROP, een link toe naar de documenten. Bijvoorbeeld naar de eigen website van je gemeente. Bezoekers moeten via die link direct bij de documenten uitkomen en niet zomaar ergens op een website waar ze de documenten vervolgens zelf moeten gaan zoeken.
- Uploaden naar DROP
Upload de documenten handmatig naar DROP tegelijkertijd met je melding van de terinzagelegging. Daarbij kun je regelen dat de documenten automatisch verdwijnen na de termijn van de terinzagelegging. En je kunt op elk moment documenten toevoegen of handmatig verwijderen. Wel zijn er vanaf 1 januari 2024 kosten aan verbonden als je op deze manier de documenten langer dan de wettelijke termijn ter inzage legt. Wat die kosten zijn, wordt later dit jaar bekend gemaakt.
- Via eigen software
Ook veel softwareleveranciers hebben voorzieningen ontwikkeld voor het digitaal ter inzage leggen van documenten. Daarmee kun je bijvoorbeeld de documenten vanuit de VTH-applicatie op een website plaatsen, met een link naar die documenten bij je melding. Vraag je softwareleverancier voor meer informatie.
Voorspelbaar
Je hoeft de documenten niet altijd op dezelfde manier digitaal ter inzage te leggen. Maar de manier waarop je het doet moet wel voorspelbaar zijn voor inwoners.
E-mail en bijlagen in DROP zijn geen terinzagelegging
Je mag inwoners (voorgenomen) besluiten en bijbehorende documenten uiteraard e-mailen, maar dit telt niet als terinzagelegging. Hetzelfde geldt voor informatieve bijlagen in DROP. Je kunt daarmee inwoners extra informatie geven, maar deze bijlagen zijn juridisch geen onderdeel van de publicatie.
Voorkom vertraging
Om inwoners serieus de kans te geven inspraak uit te oefenen op je (ontwerp)besluiten, moeten de documenten die ze daarvoor nodig hebben voldoende lang ter inzage liggen. Wanneer je dit niet goed regelt, lopen de wettelijke termijnen die gelden voor een inspraakprocedure niet. Daarmee kunnen het vervolg van een besluittraject of de uitvoering van je besluiten flinke vertraging oplopen.
Belangrijke aandachtspunten voor de digitale terinzagelegging
De volgende punten zijn van belang als je met de digitale terinzagelegging aan de slag gaat.
- Inventariseer om welke documenten het gaat
Zoals hierboven gemeld, geldt de digitale terinzagelegging voor die documenten die je nu al fysiek ter inzage moet leggen. Kijk in je organisatie om welke documenten dit gaat en welke processen daarbij horen. KOOP heeft samen met de VNG een overzicht van publicaties opgesteld dat je kunt gebruiken voor de inventarisatie. - Regel het anonimiseren
Voor het anonimiseren gelden bij een digitale terinzagelegging dezelfde regels als bij de fysieke variant. Denk bijvoorbeeld aan de namen van diegenen die een zienswijze indienen, bepaalde bedrijfsgegevens of bouwtekeningen voor een medische voorziening. Kies voor het anonimiseren een methode die waterdicht is en die voorkomt dat zoekmachines de weggelakte informatie alsnog kunnen vinden en indexeren. - Pas je processen aan
Spreek af wie verantwoordelijk is voor de digitale terinzagelegging en pas je processen aan. Handige tips daarbij zijn:
- Laat aanvragers gegevens die niet nodig zijn weghalen of geanonimiseerd aanleveren. Zeker met partijen die vaker aanvragen doen, is het verstandig hierover afspraken te maken.
- Pas modellen, formulieren en sjablonen aan: zet persoonsgegevens in vaste vakken en probeer vrije invulvelden te vermijden. Dat maakt het anonimiseren een stuk gemakkelijker.
- Maak vaste afspraken over hoe je als gemeente met geheime of gevoelige documenten omgaat. Waar sla je ze op? Hoe beoordeel je of ze voor de terinzagelegging van belang zijn? En op welk moment in het proces anonimiseer je ze?
- Vraag bij de ontvangst van een aanvraag meteen toestemming om de gegevens te publiceren.
- Maak een keuze in de wijze waarop je documenten ter inzage legt. Via je VTH-applicatie, als bijlage via DROP of handmatig als link via DROP.
- Gebruik je een specifiek platform om te voldoen aan de Wet open overheid? Dan kun je dat platform misschien ook voor de terinzagelegging gebruiken.
- Zorg dat alle betrokkenen in de organisatie de nieuwe processen en afspraken kennen.
Handige documenten
Bij het schrijven van deze blog hebben we gebruik gemaakt van enkele handige documenten. Er staat veel achtergrondinformatie in. Bijvoorbeeld over DROP en anonimiseren.
Meer informatie?
Daphne beantwoordt graag jouw vraag en denkt met je mee. Of laat een bericht achter in de chat.
