Medewerkers passen zich continu aan

Gemeenten zijn druk bezig hun organisatie digitaal vaardig en toekomstgericht te maken. Zowel binnen als buiten de organisatie verandert er veel en in een hoog tempo. Al die veranderingen raken de mensen in de organisatie. Ze moeten regelmatig met nieuwe systemen en applicaties leren omgaan. Ze moeten de werkprocessen daarop aanpassen en die bij voorkeur ook nog optimaliseren. Daarbij moeten ze voldoen aan de eisen voor informatieveiligheid en privacy. Bovendien moeten ze de archivering op orde hebben. En uiteraard is het de bedoeling dat ze daarbij klantgericht werken en prettig samenwerken met burgers, collega’s en samenwerkpartners .

De echte transformatie verloopt te traag

Medewerkers krijgen steeds weer te maken met nieuwe applicaties en veranderingen in processen. Bij implementatietrajecten is adoptie door gebruikers echter vaak een sluitstuk. Voor een eerste knoppentraining is meestal nog net genoeg tijd, maar voor het maken van afspraken over nieuwe werkwijzen, het optimaliseren van processen en het laten inslijten van die nieuwe manier van werken is meestal veel minder tijd. Het gevolg is dat de mogelijkheden van een nieuwe werkwijze en bijpassende nieuwe digitale middelen lang niet altijd volledig gebruikt worden.

De inspiratie zakt weg

Na een implementatietraject verdwijnt de inspiratie om de mogelijkheden van een nieuwe applicatie te ontdekken vaak helemaal. Net als de beschikbare tijd daarvoor. Medewerkers en management worden al snel weer in beslag genomen door de dagelijkse werkzaamheden. Dit terwijl nieuwe applicaties vaak SaaS-oplossingen zijn en doorlopend updates en nieuwe functies krijgen. Digitaal handige medewerkers zullen die functies vaak wel ontdekken en gaan gebruiken. Maar voor medewerkers die digitaal wat minder vaardig zijn, zijn ze vaak tot last. Zo ontstaan er op den duur grote verschillen tussen medewerkers, teams en afdelingen in de manier waarop ze werken en applicaties gebruiken.

Een adviseur digitaal werken helpt

Een adviseur digitaal werken helpt organisaties en de mensen die er werken de mogelijkheden van de beschikbare digitale middelen beter te gebruiken. Bijvoorbeeld om te leren en te blijven werken volgens de scenario’s die zijn afgesproken. Hoe maak je een digitale teamomgeving? Hoe behandel je een bezwaar in het zaaksysteem? Wat archiveer je waar? Welke communicatiekanalen gebruik je waarvoor? Voor welke functionaliteiten gebruik je welke applicatie? Een adviseur digitaal werken helpt individuen en teams om (nieuwe) beschikbare functies goed te gebruiken en werkprocessen verder te optimaliseren.

Een operationele en praktische rol

De adviseur digitaal werken werkt samen met i-adviseurs, functioneel beheerders en superusers. Van hen leert een adviseur digitaal werken bijvoorbeeld waar knelpunten zitten of welke wijzigingen er op stapel staan. Vergeleken met de rol van i-adviseur is de rol van adviseur digitaal werken praktischer. Een i-adviseur heeft een meer strategische en tactische rol. Vaak is deze gericht op de grotere projecten. Een adviseur digitaal werken staat dichter bij de werkvloer. Vergeleken met de rol van functioneel beheerder is een adviseur digitaal werken niet bezig met het inrichten van de applicaties, maar zorgt ervoor dat de collega’s de werkwijzen en applicaties toepassen zoals ze zijn bedacht en ingericht.

De samenwerking met de superusers

De adviseur digitaal werken werkt samen met de superusers. Ze hebben wel een bredere blik dan superusers, die vooral op specifieke applicaties worden ingezet en dan vaak voor vragen over hoe de knoppen werken. Een adviseur digitaal werken heeft juist kennis van een breed scala aan applicaties en hoe deze tezamen werkprocessen ondersteunen. Deze applicaties worden vaak door de hele organisatie gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan het zaaksysteem, Microsoft 365 en alle apps daarin, de sjabonengenerator etc.

Mensen stimuleren

Een adviseur digitaal werken is er nadrukkelijk niet voor incidenten en verstoringen, maar stimuleert dat collega’s hun digitale vaardigheden blijven ontwikkelen. Samengevat door te zorgen voor de adoptie van (nieuwe) werkwijzen en de ondersteuning in het gebruik van applicaties. Dit lukt alleen als de adviseur digitaal werken goed met andere mensen kan omgaan. Hij of zij moet mensen in beweging kunnen krijgen. En kunnen zien wat mensen daarvoor en daarbij nodig hebben. Veranderkundige vaardigheden zijn dus essentieel voor een adviseur digitaal werken.