Voorkom een bubbel bij livegang van een zaaksysteem

Hoe ontstaat een bubbel?

Een bubbel ontstaat als een kleine groep mensen intensief aan iets samenwerkt zonder de rest van de organisatie er voldoende bij te betrekken. Dit kan doelbewust gebeuren vanwege tijd of geld, maar het kan ook onbewust gebeuren. Bij de implementatie van een zaaksysteem kun je bijvoorbeeld denken aan de leden van de projectgroep, de opdrachtgever, ICT-medewerkers en een klein aantal kerngebruikers. Samen voeren ze het project uit op een manier waarvan zij denken dat het tot de beste oplossingen leidt.

Wat is het gevaar?

Het gevaar daarvan is dat de mensen die direct betrokken zijn bij de livegang van het zaaksysteem zo opgaan in de eigen eisen, verwachtingen en werkzaamheden, dat ze de wensen en vragen van buiten de groep niet horen. Zo is de eerste zorg van een projectgroep vaak de techniek. Dat is logisch, want zolang de techniek niet staat, kun je niet goed met opleidingen en dergelijke aan de slag. Maar als de definitieve oplevering vlak voor de livegang zit, heb je ook nauwelijks meer tijd voor die opleidingen. Medewerkers hebben dan te weinig tijd het zaaksysteem goed te leren kennen. Of te weinig tijd om de nieuwe werkafspraken die horen bij het zaaksysteem eigen te maken.

Hoe voorkomt u een bubbel?

Wil je voorkomen dat u met uw projectgroep in een bubbel terechtkomt? Of merk je tijdens of na de livegang dat jouw beeld van het functioneren van het zaaksysteem anders is dan het beeld dat medewerkers op de werkvloer ervan hebben? Dan zijn er verschillende mogelijkheden om het beeld binnen jouw projectgroep bij te stellen. Als je ze combineert, versterken ze elkaar:

• Werf vanaf het begin medewerkers die als voelsprieten in de organisatie acteren. Deze worden meestal ambassadeurs, kerngebruikers of key-users genoemd. Zij zijn geen expert van het systeem, maar een soort voorlopers. Betrek hen bij het testen van het systeem, zet hen in voor het maken van werkafspraken en zorg er vooral voor dat ze vragen ophalen in hun team (voor en na de livegang). Plan de overleggen met deze ambassadeurs met vaste regelmaat in.
• Bereid de ambassadeurs extra voor op de livegang. Je kunt ze als floorwalkers hun collega’s laten helpen. Vraag ze vooral ook de vragen en opmerkingen die ze krijgen door te geven aan jou, bijvoorbeeld door middel van structurele overleggen.
• Organiseer voor en na de livegang informatiesessies. Dit kan voor de gehele organisatie, maar ook gericht op een team dat behoefte heeft aan specifieke informatie. Je kunt klassikale sessies organiseren, maar ook bijvoorbeeld inloopsessies.
• Deel informatie via social intranet. Heb je geen intranet? Gebruik dan e-mail. Zorg in beide gevallen voor goede reactiemogelijkheden.
• Laat jezelf zien. Denk eraan dat hoewel je misschien het idee heeft dat de lijnen naar jouw projectteam kort zijn, mensen dit om allerlei redenen anders kunnen ervaren. Ga dus zelf actief op zoek naar feedback. Bijvoorbeeld door eens bij een regulier werkoverleg aan te schuiven.