Videotulen zijn in opkomst

Geschreven notulen en besluitenlijsten zijn de klassieke manier om raadsvergaderingen te verslaan. Maar beeld en geluid worden steeds gangbaarder. Verslaglegging met video-opnames van vergaderingen worden ook wel ´videotulen´ genoemd.

Videotulen zijn handig

Gemeenten zien videodiensten vaak als een handige, extra service. Ideaal voor burgers die de raadsvergaderingen liever in hun eigen tijd en eigen stoel tot zich nemen.  Of voor raadsleden die later de precieze gang van zaken nog eens willen terugkijken.

Videotulen vallen onder Archiefwet

Gemeenten realiseren zich echter niet altijd dat als er video-opnames worden gemaakt van een vergadering, deze vallen onder de Archiefwet. In dat geval zijn ze zelfs de primaire bron. Dit betekent dat gemeenten er onder andere voor moeten zorgen dat de opnames van goede kwaliteit zijn en dat ze zorgvuldig en onbewerkt bewaard worden. Verder moet gewaarborgd worden dat de opnames ook in de toekomst zijn te raadplegen.

Denk aan de Archiefwet bij het uitbesteden

Aangezien gemeenten het maken van de opnames in de praktijk vaak uitbesteden, is het belangrijk bij de aanbesteding daarvan de Archiefwet in de gaten te houden. Betrek zeker ook de afdeling DIV bij zo’n aanbesteding, want daar zit de meeste kennis over de eisen die de Archiefwet stelt aan het opslaan van bestanden.

Meer informatie

Een handige checklist videotulen is in 2013 al gemaakt door de werkgroep archivering videotulen. Voor meer informatie kunt u ook contact opnemen met Jos Poels, 06 50 60 88 86. Of stuur een e-mail: jos.poels@quarant.nl.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.