Vertrouwen of controleren?

Zijn de werkafspraken binnen uw organisatie gebaseerd op vertrouwen in de deskundigheid, integriteit en professionaliteit van de medewerkers? Of op controle door de leidinggevenden?

Wachten op een handtekening

Misschien herkent u het wel: voordat een document naar een burger, bedrijf of collega kan, moet de leidinggevende er eerst nog zijn handtekening onder zetten. Het idee is dat de leidinggevende verantwoordelijk is en dus het document moet controleren. Die controle vertraagt het proces flink, maar voegt inhoudelijk meestal weinig toe. Zeker nu de werkzaamheden van publieksprofessionals steeds kennisintensiever worden, hebben zij ook vaker de meeste deskundigheid in een bepaald vakgebied. Of anders zijn ze wel het beste ingevoerd in de details van een bepaalde zaak.

Controle als norm

Tijdens onze opdrachten zien we verschillen tussen gemeenten die vertrouwen op medewerkers en gemeenten die medewerkers controleren. Bijvoorbeeld bij het inrichten van een nieuw zaaksysteem. Sommige gemeenten kiezen daarbij voor allerlei controlestappen, zoals het accorderen van documenten voordat deze doorgezet worden naar de (interne) klant. Voor de klant heeft deze stap zelden toegevoegde waarde. Hij moet echter wel extra lang wachten op zijn document. Daarnaast kan zo’n werkwijze tot frustraties leiden bij medewerkers. Het impliceert dat zij vaak fouten maken en daarom gecontroleerd moeten worden.

Vertrouwen als norm

Andere organisaties gaan in principe uit van de deskundigheid, integriteit en professionaliteit van medewerkers. Die medewerkers zijn dan ook zelf verantwoordelijk voor de documenten die ze maken en adviezen die ze geven. Twijfelen ze? Dan kunnen ze een inhoudelijke check aan een collega of leidinggevende vragen. Naast efficiëntere processen zorgt dit ook voor een grotere tevredenheid onder medewerkers en meer betrokkenheid bij het werk.

Controle is soms nodig

Wellicht denkt u: ‘Controle is soms toch wettelijk verplicht?’. Dat klopt. In sommige gevallen geldt het ‘vier ogen principe’. Daarnaast zijn er processen waarbij een fout enorm grote consequenties heeft. Ook dan is een tweede blik een goed idee. Hetzelfde geldt als een medewerker nog weinig ervaring heeft. Een overeenkomst tussen deze drie situaties is dat de controle wel degelijk waarde toevoegt.

Durf controles los te laten

We denken echter dat bij veel controlestappen die gemeenten nu nog hanteren die toegevoegde waarde er niet is. Vaak zijn bepaalde controles ooit afgesproken en omdat men het sindsdien ‘altijd’ zo doet, durft niemand ze af te schaffen. Waarschijnlijk denken veel medewerkers zelfs dat ze een verplichting zijn. Ons advies is kritisch te blijven kijken naar de controlestappen in uw werkprocessen. Zijn ze wettelijk verplicht? Zijn ze om een andere reden echt belangrijk? Wat is eigenlijk het risico als u ze afschaft? Misschien kunt u daarmee weer een stukje efficiënter werken.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.