Verplichte rechtmatigheidsverantwoording stimuleert datagedreven werken

Wat is de rechtmatigheidsverantwoording?

De rechtmatigheidsverantwoording is een verklaring dat de bestedingen van de gemeente volgens de wet zijn gedaan. Tot en met 2020 rapporteert de accountant hierover aan de raad. Vanaf 2021 moet het college dat zelf doen. De verantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening. De aanleiding om dit te veranderen was de wens om de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken bij de vernieuwing van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De accountant controleert overigens nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording recht doet aan de realiteit.

Meer controle met preventieve risicobeheersing

De basis voor een rechtmatigheidsverantwoording begint met zekerheid daarover door het jaar heen, bij voorkeur voordat geld wordt uitgegeven. Preventieve risicobeheersing dus. Drie aspecten zijn daarbij van belang:

Optimale controlemechanismes

Proceseigenaren en controllers moeten problemen in processen kunnen identificeren. Bij voorkeur om die processen bij te sturen nog voordat er problemen ontstaan. En anders, als er toch problemen ontstaan, om snel en doelgericht in te kunnen grijpen.

Betrouwbare informatievoorziening

Processen hebben informatie nodig om te starten, die informatie wordt vervolgens verwerkt en de uitkomst is in veel gevallen ook weer informatie. Het is belangrijk dat gegevens vanaf de start betrouwbaar, volledig en actueel zijn. En dat de verwerking van die data correct gebeurt. Alleen dan kunnen de proceseigenaren en controllers de informatie gebruiken om te beoordelen of processen goed verlopen. En of eventuele verbeteringen het gewenste effect hebben.

Vooruitziend risicomanagement

Als je ‘in control’ wilt zijn, denk je van tevoren ook na welke obstakels ervoor kunnen zorgen dat je je doelstellingen niet haalt. En welke maatregelen je dan, of nu al, kunt nemen om de effecten daarvan weg te nemen of te verkleinen.

Hoe kan datagedreven werken helpen?

Kijk je naar deze drie aspecten van preventieve risicobeheersing dan zie je dat ze aansluiten bij datagedreven werken. Optimale controlemechanismes en vooruitziend risicomanagement zijn er zelfs voorbeelden van als je ze op basis van data-analyses vormgeeft. En betrouwbare, actuele en volledige informatievoorzieningen zijn uiteraard ook cruciaal als je datagedreven aan de slag wilt. Omgekeerd kun je zeggen dat de wens meer controle te hebben over de rechtmatigheid van bestedingen in bijvoorbeeld het sociaal domein, een duidelijk doel is voor het team dat met datagedreven werken aan de slag gaat.

Datagedreven kansen voor de hele organisatie

De verplichte rechtmatigheidsverantwoording en de wens tot preventieve risicobeheersing zijn daarmee goede ingangen om het belang van datagedreven werken bij nog meer mensen in je organisatie onder de aandacht te brengen. Door te laten zien dat je op basis van data en analyses als organisatie meer ‘in control’ bent over je processen en bestedingen, laat je ook zien dat datagedreven werken direct bijdraagt aan de publieke meerwaarde van de hele organisatie. En dat datagedreven werken dus veel meer is dan een nieuwe hobby van I&A.