Vergadertool voor samenwerkingsverbanden

In veel vergaderingen staan onderwerpen en acties centraal in plaats van documenten. Deze acties worden meestal in Excel-sheets of Word-documenten verzameld en die bestanden worden dan rondgemaild. Deze werkwijze maakt het lastig om tussen de vergaderingen door de status bij te houden. Ook kun je het overzicht verliezen als je aan verschillende overleggen deelneemt.

Een handige vergadertool?

Zeker als de deelnemers uit verschillende organisaties komen, is een online verzamelplaats voor afspraken en documenten noodzakelijk om het overzicht te bewaren. Dropbox, Google Drive en One Drive van Microsoft bieden wel een verzamelplek voor documenten, maar taken en afspraken zijn daarmee niet te beheren.

SharePoint

SharePoint biedt wel veel mogelijkheden om taken en afspraken te beheren, maar de kern van het platform is toch samenwerken aan documenten. Daardoor vraagt SharePoint kennis om het verantwoord te gebruiken. Dit betekent dat je er in de praktijk eigenlijk altijd de afdeling ICT bij nodig hebt. Daardoor is het voor de organisatie van bijeenkomsten van kleinere of kortdurende samenwerkingsverbanden niet altijd geschikt.

OnTopic

Via de online tool OnTopic kunnen deelnemers binnen zelf aangemaakte teams vergaderingen plannen, agenda´s samenstellen en takenlijsten bijhouden. Niet in documenten, maar als items zelf. Dat maakt het beheer ervan gemakkelijk en overzichtelijk. Daarnaast heeft iedere deelnemer via een persoonlijk account een persoonlijk overzicht van alle verbanden waarmee hij via OnTopic vergadert.

Meer informatie over een handige vergadertool?

Quarant onderzoekt momenteel de mogelijkheden van OnTopic in de praktijk door het zelf te gebruiken. Ook binnen de programmaorganisatie van DUO+ zijn ze met deze vergadertool in de weer. Meer informatie via Wim Hoekstra 06 212 606 38 of wim.hoekstra@quarant.nl.