Verbeter continu, niet eens in de vijf jaar!

Helaas lukt het veel lokale overheden niet om constant kritisch naar hun processen te kijken en verbeteringen waar mogelijk direct toe te passen. Daardoor passen processen na verloop van tijd steeds minder goed bij de gewenste (interne) dienstverlening. Op zo’n moment ontvangen wij een noodkreet: “Help, onze processen zijn aan verbetering toe!” In deze blog lees je hoe we dit aanpakken. En hoe we ervoor zorgen dat jouw team of afdeling daarbij de stap naar continu verbeteren maakt.

Voordoen, meedoen en zelf doen

Je team of afdeling gaat met ons niet alleen bepaalde processen verbeteren. Jullie gaan ook leren hoe je van continu verbeteren een tweede natuur maakt. Daar is kennis voor nodig, maar ook ervaring. Vandaar dat we werken volgens het principe: voordoen, meedoen en zelf doen. Jullie bepalen zelf met welke showcases we samen aan de slag gaan. Kies bijvoorbeeld voor een proces dat op de schop moet vanwege wet- en regelgeving. Of kies een proces dat representatief is voor andere processen.

“Help, onze processen zijn aan verbetering toe!”

Van medewerker tot procesverbeteraar

Jouw organisatie benoemt een aantal medewerkers tot procesverbeteraars. Zij kijken mee tijdens de workshops waarin we met de showcases aan de slag gaan. Op den duur gaan ze onze rol overnemen. Want het is niet handig als je voor procesverbetering telkens externen nodig hebt. Dat past ook niet bij het idee van continu verbeteren in kleine stapjes. Sommige organisaties wijzen per afdeling of team een procesverbeteraar aan. Andere organisaties creëren een intern team van procesverbeteraars voor de gehele organisatie.

Vergelijking gewenste met huidige situatie

Bij de verbetering van showcase-processen brengen medewerkers in principe altijd zowel de gewenste workflow als de huidige workflow in kaart. Dat laatste is belangrijk omdat in de praktijk vaak blijkt dat medewerkers onderling een heel andere perceptie hebben van de huidige situatie. Bovendien kun je zo de gewenste situatie met de huidige situatie vergelijken en zie je waar de kloof zit. Daardoor kun je gemakkelijker de verbeteracties formuleren.

Een tandje sneller?

Soms is er te weinig tijd om zowel het huidige als het gewenste proces in kaart te brengen. In dat geval kun je nog steeds verbeteracties op touw zetten. Je werkt dan alleen vanuit het gewenste proces. Dit vraagt wel dat medewerkers al voldoende inzicht hebben in het huidige proces, anders weet je niet wat je moet aanpassen. Als een proces over meerdere teams is verdeeld, is dat inzicht er vaak niet of niet voldoende. In dat geval is het bijna altijd veel effectiever toch eerst het huidige proces in kaart te brengen.

Coördinatie

Wil je als organisatie met meer dan één team of afdeling de stap naar continu verbeteren zetten? Dan is het verstandig de inspanningen te coördineren. Zodat je samen kunt bepalen welke processen eerst en welke later aan de beurt komen. En zodat medewerkers kennis en ervaringen met elkaar kunnen uitwisselen. Wat is een goede manier om workshops te organiseren? Welke tools werken goed in je organisatie? Hoe organiseer je het overleg tussen vakafdelingen en I&A als informatievoorzieningen moeten worden aangepast? Het is fijn als je voor het antwoord op dit soort vragen het wiel maar één keer hoeft uit te vinden.

Meer informatie?

Wil je meer weten over het belang van continu verbeteren? Lees dan bijvoorbeeld eens onze blog Minder stress met een goed ingericht werkproces. Of de blog Is Lean nog interessant voor gemeenten of een hype die voorbij is? Wil je meer weten over onze aanpak waarmee al veel organisaties de stap naar continu verbeteren hebben gezet? Of heb je vragen over deze blog? Neem dan contact op met Herman Hogendoorn: herman.hogendoorn@quarant.nl.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld je aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.