De uitdaging van plaats- en tijdonafhankelijk werken

Het echt goed en volledig faciliteren van plaats- en tijdonafhankelijk werken is in de praktijk een proces van de lange adem: het vraagt bijvoorbeeld om keuzes in soft- en hardware. Daar horen ook investeringen bij. En medewerkers moeten getraind worden. We zien vaak dat organisaties wel stappen zetten, bijvoorbeeld door de aanschaf van laptops of de implementatie van Office 365, maar dat daarna de ontwikkeling stokt. Een gevolg is dat werken op een andere locatie wel mogelijk is, maar alleen met allerlei beperkingen.

Een digitale werkomgeving nu prioriteit bij iedereen

Toen halverwege maart veel mensen ineens vanaf huis moesten werken, kreeg het plaats-onafhankelijk werken logischerwijs wel de hoogste prioriteit, niet alleen bij de afdeling ICT, maar ook bij alle andere medewerkers en managers. Ineens moesten meer vakapplicaties online benaderbaar zijn. Zocht iedereen naar goede video-, bel- en chatmogelijkheden. En werd het belang van mogelijkheden om digitaal samen te werken aan documenten, deze te delen en de status ervan online bij te houden ook voor iedereen duidelijk.

Creatieve oplossingen en nieuwe mogelijkheden

De afdelingen ICT bij gemeenten hebben die eerste weken van de coronacrisis dan ook keihard gewerkt. Wat nog niet geregeld was, werd alsnog geregeld. En wat niet via de ‘normale weg’ kon, werd via creatieve oplossingen toch mogelijk gemaakt. Medewerkers die eerst moeite hadden met videovergaderen en online samenwerken, maakten zich de tools daarvoor razendsnel eigen. Niet zelden ontdekten ze daarbij handige mogelijkheden die ze eigenlijk al langer tot hun beschikking hadden, maar waarvan ze het bestaan altijd hadden genegeerd.

Tijd om vooruit te kijken

Inmiddels zijn de grootste problemen rond thuiswerken opgelost. Het Nieuwe Werken begint normaal te worden. Dit is daarom een goed moment om naar de toekomst te kijken. Enkele vragen die je jezelf daarbij kunt stellen zijn: heb je goed zicht op de tools die medewerkers op dit moment gebruiken? Voldoen die aan de AVG en Archiefwet? Hoe ziet de ideale werkplek er over twee tot drie jaar uit? Welke applicaties, samenwerkingsmogelijkheden en communicatietools hebben medewerkers daarbij nodig? Zijn de keuzes die de afgelopen maanden zijn gemaakt in lijn met dat beeld? Moet het informatiebeleidsplan misschien aangepast worden? En zo door.

Vergeet de mensen niet

Bij het nadenken over de ideale digitale werkomgeving, heb je niet alleen technische kennis nodig. Het vraagt ook om een goed zicht op de mensen die op een afdeling werken. Welk type werk doen ze? Werken ze veel zelfstandig of veel samen? Als ze veel samenwerken, is dat dan vooral met mensen binnen of met mensen buiten de eigen organisatie? Hoe digitaal vaardig zijn ze? En zo door.

Andere organisatie van het werk

Sowieso zorgt plaats- en tijdonafhankelijk werken voor een andere dynamiek. Voor veel mensen duurt het even voordat ze daaraan gewend zijn. Medewerkers moeten vaak meer zelf organiseren. En als manager moet je erop kunnen vertrouwen dat je medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor de resultaten. Ook daarvoor hoort, naast allerlei trainingen van digitale vaardigheden, ruimte te zijn in de adoptieprogramma’s.

Naar moderne beheerde werkplekken met onze Quick Scan en Roadmap

Quarant heeft al meerdere gemeenten succesvol geholpen werkplekken te moderniseren. Met een Quick Scan onderzoeken we eerst waaraan zo’n moderne werkplek in jouw organisatie moet voldoen. Daarbij kijken we naar de mensen die er werken, de werkomgeving en de techniek. Op basis daarvan ontvang je een Roadmap op maat voor jullie bestaande situatie en mogelijkheden. Met:
• een visualisatie van de moderne werkplek;
• een plan met kostenindicatie voor de aanschaf van nieuwe licenties en apparatuur;
• acties voor zowel de korte als de lange termijn.