Van 2010 naar 2020: minder papier en meer digitaal samenwerken
En toen was het alweer 2020. Het begin van een nieuw decennium. Tien jaar geleden maakte u kennis met de Ipad, begonnen mensen WhatsAppberichten te versturen en was Hyves het populairste social media platform. Wat is er sindsdien veranderd bij gemeenten? En hoe ziet u dit terug in uw digitale werkomgeving?
Wat is er veranderd voor burgers en bedrijven?
De afgelopen jaren hebben burgers en bedrijven steeds meer mogelijkheden gekregen om zaken op een digitale wijze af te handelen. Zo is het bij steeds meer gemeenten mogelijk om:
- online aanvragen te doen of zaken te melden, bijvoorbeeld over de openbare ruimte;
- online aangifte te doen van de geboorte van een kind;
- te chatten of WhatsAppberichten te sturen;
- online identiteitsbewijzen aan te vragen.
Wat is er veranderd binnen de lokale overheid?
Om burgers en bedrijven meer digitale dienstverlening te bieden, is het noodzakelijk dat lokale overheden steeds meer werkzaamheden digitaliseren. Ook voor een efficiëntere bedrijfsvoering is die digitalisering belangrijk. De afgelopen tien jaar hebben de meeste gemeenten daar dan ook enorme stappen in gezet. Maar niet allemaal. Er zijn nog steeds gemeenten waar papier de norm is. En de gemeenten die wel al flinke digitale stappen hebben gezet, lukt het niet altijd de voordelen daarvan echt te oogsten. Veel werkafspraken zijn nog gebaseerd op de ‘oude papieren wereld’. Denk bijvoorbeeld aan de vele vergaderingen in het gemeentehuis of het heen en weer e-mailen van documenten.
Heeft u al een volledige digitale werkomgeving?
Een van de grote voordelen van digitalisering is tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Dit zou eigenlijk voor een groot deel van het werk bij gemeenten in ieder geval technisch mogelijk moeten zijn. Hiervoor is een passende uitrusting voor medewerkers nodig: denk aan laptop, Ipad en/of smartphone. Maar alleen die uitrusting is niet voldoende. Ook de software moet ervoor geschikt zijn. Idealiter beschikken medewerkers over een breed taakgebaseerd samenwerkingsplatform in de cloud. In onze visie is dat met een zaaksysteem voor geformaliseerde processen/producten, een portal voor projectmatig werken, een OneDrive-achtige oplossing om snel documenten te delen en een social intranet om met elkaar te communiceren.
Zijn alle medewerkers digitaal vaardig?
Om al die investeringen in hardware en software echt te laten renderen, is het belangrijk dat medewerkers voldoende digitaal vaardig zijn. Dat gaat verder dan weten waar bepaalde knopjes voor zijn. Het gaat erom dat medewerkers weten wanneer ze welke applicatie het beste kunnen gebruiken, hoe ze die applicatie het meest optimaal gebruiken en hoe ze dit veilig doen.
Heeft u al een goed alternatief voor het overschot aan e-mails?
Met Microsoft Teams of vergelijkbare applicaties heeft u al een flink deel van het samenwerkingsplatform ingevuld. U kunt per project, afdeling of team groepen maken en daarin met elkaar chatten, documenten delen, vergaderen en zo door. Dit gaat via de cloud, dus de informatie is in principe altijd vanaf ieder apparaat bereikbaar. Dit maakt samenwerken gemakkelijker. En het is een kans iets te doen aan de enorme berg e-mails waardoor de postvakken nu nog dagelijks overstromen.
Meer informatie?
Wilt u meer weten over het opzetten van een breed taakgebaseerd samenwerkingsplatform of een applicatie als Teams? Of zoekt u inspiratie voor het opzetten van effectief programma voor de ontwikkeling van digitale vaardigheden? Neem dan zeker eens contact op met Imke Lenkens: imke.lenkens@quarant.nl, 06 833 902 66.
Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.
Of volg ons op LinkedIn.
