Transitie ICT-omgeving en I&A-organisatie gemeente Barneveld

Informatisering cruciaal, automatisering randvoorwaarde

De gemeente Barneveld is een slagvaardige en flexibele organisatie die actief inspeelt op ontwikkelingen in de maatschappij. Actuele, betrouwbare en veilige informatievoorzieningen zijn daarvoor cruciaal. Automatisering is een randvoorwaarde, maar geen kerntaak voor de gemeente. Daarom kiest Barneveld voor cloudoplossingen als dat mogelijk is.

Gefaseerd naar de cloud

Cloudoplossingen zijn flexibel. Uitbreiden, opschalen, afschalen; het is allemaal goed te regelen. Daarnaast stimuleren cloudoplossingen innovatie. Denk bijvoorbeeld aan efficiënter samenwerken met Office 365. Microsoft komt in een hoog tempo met nieuwe mogelijkheden. De gemeente Barneveld voert de overgang naar de cloud gefaseerd uit. Moet een applicatie of een infrastructuurcomponent worden aangeschaft of vervangen? Dan kiest Barneveld in principe voor een oplossing in de cloud.

Andere organisatie I&A

De ambitie van Barneveld om een slagvaardige, flexibele organisatie te zijn en de overgang naar de cloud, vragen om een aangepaste organisatie van de afdeling I&A. Denk daarbij onder andere aan de introductie of uitbreiding van functies als informatie-adviseur, leveranciersmanager en cloudarchitect. De gemeente Barneveld pakt de transitie van de ICT-omgeving en de I&A-organisatie projectmatig aan.

Barneveld wil flexibel zijn, zodat ze sneller kunnen inspelen op schommelingen in klantbehoeften en landelijke ontwikkelingen. Het hoofddoel van de opdracht is dan ook ervoor te zorgen dat de ICT-infrastructuur en de I&A-organisatie dit mogelijk maken. Hoewel een dergelijke opdracht primair technisch van aard lijkt, blijft het organiseren van de samenwerking tussen allerlei organisatie-onderdelen een hele belangrijke succesfactor. Met veel plezier heb ik de transitie voor Barneveld begeleid.

Herman Hogendoorn

Partner en consultant bij Quarant

Een projectmatige aanpak

Het project Transitie I&A van de gemeente Barneveld heeft de volgende doelen:

1. Actualiseren en concretiseren van het cloudbeleid
   In het cloudbeleid staat bijvoorbeeld onder welke condities Barneveld naar de cloud gaat. Hoe de contractuele borging van de implementatie plaatsvindt. En hoe wordt gezorgd dat leveranciers de overeenkomst naleven. Dit beleid is de leidraad voor iedere vervanging of uitbreiding van de ICT-omgeving.
2. Ontwerpen en realiseren van een ICT-infrastructuur gebaseerd op de cloud
   Medewerkers krijgen een digitale werkomgeving. Deze bestaat uit traditionele kantoorautomatisering, oplossing voor vaste en mobiele telefonie, chat & presence functies, video-conferencing en een breed samenwerkingsplatform. Verder wordt het concept van het datacenter bepaald. En er komt een routekaart voor de migratie van applicaties en infrastructuurcomponenten.
3. Implementeren van een dienstverlenende I&A-organisatie
   Iedere vakafdeling en ieder programma krijgt een vaste informatie-adviseur die helpt bij de i-veranderingen. Hiervoor worden ook nieuwe medewerkers geworven. De precieze invulling van de rol van de informatie-adviseurs wordt samen met de vakafdelingen uitgewerkt. Medewerkers ontvangen een training om vertrouwd te raken met het nieuwe beleid en werkwijze.
4. Implementeren en verankeren van integrale besturing van de informatisering
   Informatisering speelt een steeds grotere rol binnen de dienstverlening en bedrijfsvoering van Barneveld. Gezien de toenemende veranderintensiteit wordt het in één keer goed en tijdig uitvoeren van veranderingen steeds belangrijker. Om dat te kunnen waarmaken is gekozen voor een integrale projectaanpak waarbij afdelingen en team I&A samen optrekken. Handige sjablonen, een transparant besluitvormingsproces, handzame checklists, etc. worden vanuit de praktijk ontwikkeld. Zo worden de projecten ontzorgd en kan Barneveld veranderingen sneller doorvoeren.