Succesvol veranderen? Het belang van de menskant bij projecten

Na een intensief implementatietraject is een nieuw zaaksysteem, Office 365 of een andere ICT-toepassing opgeleverd. Medewerkers kunnen met de nieuwe functionaliteiten aan de slag en hun werk gemakkelijker en/of efficiënter uitvoeren. Althans, dat was de bedoeling. Na enige tijd valt op dat ze de nieuwe functionaliteiten nauwelijks gebruiken. Of niet op de juiste manier. Hoe kan dit? En is de toepassing dan wel ‘succesvol’ opgeleverd?

Wanneer is een project succesvol?

In het algemeen wordt het succes van een project bepaald door de volgende drie factoren:

Het al dan niet afronden binnen tijd en budget: zijn de vooraf besproken planning en mijlpalen gehaald binnen de begroting?
Het al dan niet halen van projectdoelstellingen: voor ieder project is het van belang om van tevoren samen met de opdrachtgever scherp te formuleren wat de doelstellingen ervan zijn. Wat wordt er opgeleverd? Maar zeker ook: wat gaat de organisatie eraan hebben?
De mate waarin investeringen worden terugverdiend: vaak worden ICT-toepassingen binnengehaald met het idee dat er vervolgens efficiënter gewerkt kan worden. Direct na de oplevering is niet het goede moment om te bepalen of een project wel of niet succesvol is. Pas na een tijdje kunt u bepalen of een ICT-toepassing echt volledig wordt gebruikt door medewerkers en of u de investering daarmee ook terugverdient.

Projectmanagement

Projecten kennen vaak een flink opgetuigd projectmanagement, waarbij een groot deel van een projectgroep bestaat uit I&A-mensen uit de organisatie. Er is dan ook veel aandacht voor de techniek en het opleveren binnen tijd en budget. Twee andere belangrijke succesfactoren krijgen veel minder aandacht: sponsorschap en verandermanagement.

Sponsorschap

Sponsors zijn diegenen die een positieve invloed uitoefenen op een verandering. Denk daarbij aan directieleden, MT-leden, teamleiders, projectleiders en andere leidinggevenden. Maar ook andere medewerkers kunnen een sponsor zijn als ze hun enthousiasme voor een verandering op hun collega’s weten over te dragen. Voor een succesvolle verandering heeft u sponsors nodig binnen alle lagen en afdelingen in uw organisatie. Daarbij is de rol van de primaire sponsor, de opdrachtgever, het meest cruciaal.

De primaire sponsor
Een opdrachtgever kan als primaire sponsor een grote bijdrage leveren aan het succes van een project, als hij of zij de volgende activiteiten op zich neemt:

Actief steunen van en communiceren over het project; boodschappen over het ‘waarom’ achter een project zijn het meest effectief uit de mond van een manager hoog in de organisatie. Dit geeft voor medewerkers het belang en de urgentie van een project aan.
Zichtbaar blijven participeren in het project; dus niet alleen een woordje tijdens een kick-off, maar het gezicht ervan blijven gedurende het gehele project. Ook het zorgen voor de juiste middelen en het bieden van gedegen sturing en ondersteuning voor de projectgroep horen hierbij.
Het bouwen van coalities met andere sponsors; de primaire sponsor zorgt ervoor dat andere MT-leden ook achter het project staan, zodat zij op hun beurt de rol van sponsor in hun team kunnen vervullen.

Maak projectleider niet de primaire sponsor
Vaak zien we in projecten dat de opdrachtgever onvoldoende bijdraagt aan het succes ervan. Bovenstaande rollen worden dan vervuld door de projectleider. Die kan deze rol echter, door zijn of haar positie in de organisatie, niet invullen met dezelfde gewenste resultaten. Dit is een groot risico voor het succes van projecten.

Verandermanagement

Om de potentie van nieuwe toepassingen volledig te benutten, is het nodig dat medewerkers dingen anders doen. De impact hiervan wordt nogal eens onderschat. In veel projecten is er dan ook te weinig aandacht voor de menskant van de verandering.

Aandacht voor iedere medewerker
Besteed tijdens de implementatie van een nieuwe toepassing ook aandacht aan de vraag wat de invloed daarvan is op de manier van werken voor individuele medewerkers. Iedere medewerker ondergaat zo’n verandering in eigen tempo en met eigen vragen en wensen. Waarom doen we dit? Wat gaat er voor mij veranderen? Hoe gaat mij dit helpen in mijn werk? Dit zijn belangrijke vragen voor medewerkers.

Meer dan techniek alleen
Regelmatig zien we dat medewerkers trainingen krijgen om met de nieuwe techniek te gaan werken (hoe werken de knoppen), zonder dat ze een antwoord krijgen op bovenstaande vragen. Dit leidt uiteindelijk tot onvoldoende adoptie en het niet tot volle potentie benutten van de nieuwe techniek. Kortom: te weinig aandacht voor verandermanagement is een groot risico voor het succes van uw ICT-project.

Goed projectmanagement, effectief sponsorschap en aandachtig verandermanagement zijn dus cruciale voorwaarden voor een succesvol project. Bij de meeste organisaties is de kennis over projectmanagement bij I&A aardig op orde. Maar hoe krijgt u meer grip op sponsorschap en verandermanagement?

Uitnodiging WerQatelier: Succesvol veranderen

Op 19 maart organiseert Quarant het WerQatelier met het thema ‘Succesvol veranderen? Het belang van de menskant bij projecten’. Tijdens een interactieve sessie krijgt u in één middag praktische handvaten om van uw eigen projecten steeds weer een succes te maken.

Bent u erbij? Meld u dan snel aan.Ja, ik meld mij aan!Meer informatie

Uitnodiging WerQatelier

Kom op 19 maart naar het WerQatelier: Succesvol veranderen? Het belang van de menskant bij projecten.Ja, ik meld mij aan!Meer informatie