Succesvol standaardiseren en harmoniseren ICT-landschap met Scrum

Duo+ gaat het gehele ICT-landschap harmoniseren en standaardiseren. Het doel van deze mega-operatie met als projectnaam Harmony is het voor de gebruikers mogelijk maken om gemakkelijk digitaal samen te werken en te communiceren. Daarnaast zorgt dit project voor een lagere kwetsbaarheid van de ICT-infrastructuur. Duo+ kiest voor dit project een aanpak geïnspireerd op Scrum.

Harmony bij Duo+

Sinds 2016 werken Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel op veel terreinen samen in de uitvoeringsorganisatie Duo+. Het ICT-landschap is daarbij in eerste instantie voor een groot deel intact gelaten. Het project Harmony gaat zorgen voor meer standaardisering en harmonisatie. De beoogde veranderingen zijn:

• Upgraden en standaardisatie van alle 800 werkplekken in alle DUO-organisaties (onder andere Windows 10 en Office 365);
• Rationalisatie en harmonisatie applicatielandschap (van 800 naar ongeveer 200 applicaties);
• Uitschakelen van drie lokale datacenters;
• Harmoniseren en upgraden databaseplatforms;
• Terugbrengen huidige 3 gegevensdistributiesystemen (ESB’s) tot één gezamenlijke ESB.

De keuze voor Scrum

Ton van ’t Schip, Projectleider Informatisering en Automatisering bij Duo+, legt uit waarom ze bij dit project kiezen voor een aanpak die geïnspireerd is op Scrum. “Een big bang van 800 werkplekken ineens leek ons niet handig. Daarvoor is de situatie van elf afdelingen en vier verschillende organisaties te complex. Daarom kiezen we voor een gefaseerde overgang, waarbij we grofweg één afdeling per maand overzetten. Per afdeling bekijken we samen met de gebruikers wat nodig is, hoe we daarvoor gaan zorgen en welke specifieke kennis en vaardigheden we daarbij nodig hebben.”

De voordelen van Scrum

Deze aanpak geïnspireerd op Scrum heeft een aantal belangrijke voordelen vergeleken met andere projectaanpakken. Ton: “De gebruikers zijn daadwerkelijk onderdeel van het project. Via een eigen product owner bepalen ze wat voor hun afdeling de meeste waarde heeft. Doordat we het project in fases hebben ingedeeld, kunnen we daar per afdeling ook echt op inspelen. Het is dus ook in latere fases van het project nog mogelijk om wijzigingen aan te brengen als gebruikers daarom vragen.”

Een workshop als start

Ongeveer een maand voordat een afdeling aan de beurt is, worden de gebruikers van de betreffende afdeling uitgenodigd voor een workshop. Ton: “Wil je in een sprint van twee tot drie weken een hele afdeling overzetten naar de nieuwe situatie, dan is een goede voorbereiding erg belangrijk. In de workshop stellen we vragen aan de gebruikers over de applicaties die ze gebruiken en hun specifieke wensen. En zij kunnen uiteraard vragen aan ons stellen. Dit helpt ons bijvoorbeeld op tijd te kunnen inschatten of we een leverancier moeten raadplegen. Dat is tijdens een Scrum van twee tot drie weken vaak niet meer te regelen.”

Product owner

Uit de workshop komt namens iedere afdeling een eigen product owner naar voren. Dat is een belangrijke rol binnen Scrum, met onder andere beslissingsbevoegdheid over het wel of niet uitvoeren van bepaalde wensen. Ton: “In onze opzet ga ik de product owners begeleiden. Zodat ze niet allemaal een opleiding hoeven te volgen. Ter ondersteuning heb ik van tevoren ook verschillende epics en user stories gemaakt. Een voorbeeld van zo’n user story is: als gebruiker wil ik officedocumenten in dezelfde opmaak zien als mijn collega’s, zodat ik moeiteloos kan samenwerken in documenten”

Voorbereiding I&A

Team I&A heeft op basis van de epics en user stories het afgelopen half jaar al veel voorbereidend werk gedaan. Ton: “We hebben de user stories opgeknipt in taakjes. Wat moet er bijvoorbeeld allemaal gebeuren als gebruikers op elke werkplek op elke locatie willen inloggen en daarbij in ieder geval dezelfde generieke functionaliteiten voor communicatie, officetaken en dergelijke willen gebruiken. De taakjes die daarvoor nodig zijn, hebben we op een bord geplakt. We kunnen ze straks tijdens een sprint stuk voor stuk oppakken.”

Van basisapplicaties tot expertapplicaties

Team I&A heeft de afgelopen periode ook uitgezocht welke applicaties, en versies ervan, er binnen Duo+ allemaal gebruikt worden. Ton: “Van de applicaties die iedereen gebruikt, hebben we een basis-set gemaakt. Die kunnen we op afstand installeren en beheren. Daarmee heeft straks iedereen de laatste versies van Windows, Office en dergelijke. Die basis-set vullen we in een sprint aan met vakapplicaties voor de hele afdeling, specifieke applicaties voor een team en expertapplicaties voor één of twee werkplekken.”

Tijdens de Scrum

In de week voor de overgang krijgen de gebruikers workshops over Windows 10 en Office 365, met handige tips en trucs ook. Ton: “Op die manier willen we ze enthousiast maken over de mogelijkheden die de nieuwe situatie gaat bieden. Aan het begin van de tweede week zetten we pc’s klaar, waar gebruikers de nieuwe situatie kunnen testen. Hun bevindingen kunnen ze dan aan ons doorgeven. Op de vrijdag aan het eind van de tweede week zetten we de pc’s en laptops van de afdeling om naar de nieuwe situatie. Vervolgens is er een paar dagen tijd voor nazorg, met onder andere floorwalkers.”

De eerste sprint is begonnen op 8 januari. Eind 2018 moet het project zijn afgerond.

Zelf aan de slag met Scrum?

Quarant helpt overheden met Slimmer Werken. Scrum is een van de methoden die we daarbij graag inzetten. Bijvoorbeeld bij de ODRA. Ook organiseren we workshops en masterclasses over Scrum. Wilt u samen met een Scrum Master nadenken over de mogelijkheden van Scrum binnen uw organisatie? Neem dan contact op met Herman Hogendoorn: 06 224 659 28, herman.hogendoorn@quarant.nl.