Succesvol met RPA? Stel het juiste team samen
Steeds meer gemeenten zijn de mogelijkheden van Robotic Process Automation (RPA) aan het verkennen. Het doel is een softwarerobot veelvoorkomende administratieve repetitieve taken te laten uitvoeren, zodat medewerkers meer tijd hebben voor de ingewikkeldere vragen. In deze blog enkele tips voor de implementatie van een softwarerobot, op basis van onze ervaringen in de praktijk.
Zorg voor een goede afbakening
Onlangs hebben we een gemeente geholpen een softwarerobot in gebruik te nemen. Daarbij hebben we gezien dat het belangrijk is de taken van de softwarerobot goed af te bakenen. Het is verstandig van te voren te beslissen welke processen of delen ervan je (in eerste instantie) wilt automatiseren. Zo’n robot kan namelijk erg veel, maar vooral de veelvoorkomende, repetitieve handelingen zijn interessant om te automatiseren. Daarnaast wil je het jezelf zeker bij de eerste verkenningen van een softwarerobot niet te moeilijk maken. Je kunt later altijd taken toevoegen.
De do’s & don’ts van Robotic Process Automation (RPA)
Zorg voor een compleet RPA team
Verder is het belangrijk dat je de installatie van de softwarerobot niet zomaar op het bordje van de leverancier legt. Een softwarerobot moet namelijk worden verteld wat deze moet doen. Populair gezegd: de robot moet worden getraind. Dat vraagt om kennis van de processen, de dagelijkse praktijk en ICT. In het ideale team zijn de volgende rollen vertegenwoordigd:
- Proceseigenaar
De proceseigenaar weet precies hoe het proces eruit moet zien. Hij of zij wordt ‘de eigenaar’ van de robot na de oplevering. - Uitvoerende medewerker
De uitvoerende medewerker weet hoe het proces in de dagelijkse praktijk gaat. Hij of zij kent de details en uitzonderingen die niet in de procesbeschrijving staan en kan de juiste feedback geven. Bovendien zal deze medewerker in veel gevallen gaan samenwerken met de robot, bijvoorbeeld omdat hij of zij de output verder oppakt. Dan is het ook fijn als die medewerker betrokken is geweest bij de keuzes die tijdens het trainen van de softwarerobot worden gemaakt. - Kwaliteitsmedewerker
Soms zijn er bepaalde eisen waar de robot rekening mee moet houden. De kwaliteitsmedewerker houdt daar toezicht op. - I-adviseur
De I-adviseur is een belangrijke bruggenbouwer tussen de wensen uit de organisatie, de koers van I&A en de mogelijkheden die verschillende leveranciers van RPA-software bieden. Hij of zij geeft advies en zorgt voor de juiste afstemming tussen alle partijen. - ICT-medewerker
Er moet software geïnstalleerd worden. En de softwarerobot gaat applicaties raadplegen. Hiervoor is de ICT-medewerker. - Functioneel beheerder
Je wilt straks niet bij ieder probleempje de leverancier moeten bellen. Daarom is het belangrijk een functioneel beheerder aan te wijzen. - Subject Matter Experts (SME’s)
Subject Matter Experts zijn de mensen met technische kennis over de software. Na oplevering van de robot zijn zij het aanspreekpunt als de functioneel beheerder er niet uitkomt. Dit kunnen specialisten uit je eigen I&A-team zijn, maar ook contactpersonen bij de leverancier. - Ambassadeurs
RPA is een interessante ontwikkeling, maar kan voor medewerkers ook als een bedreiging voelen. Ambassadeurs weten in alle geledingen van de organisatie de kansen in begrijpbare taal over te brengen en medewerkers enthousiast te maken. En omgekeerd kunnen ze bedenkingen en bezwaren van medewerkers doorgeven aan de projectleiders of I-adviseur. Deze kunnen dan kijken of de weerstand betekent dat ze bijvoorbeeld de plannen moeten aanpassen of de communicatie moeten verbeteren.
Weerstand te lijf met informatie, quick wins en gebruikersadoptie
Maak het RPA team niet groter dan nodig
Dat zijn heel wat rollen. Past dit wel bij de belofte dat softwarerobots relatief gemakkelijk zijn te implementeren? We denken van wel. Meestal heb je namelijk niet voor iedere rol een andere medewerker nodig. Zo is bij kleinere processen de proceseigenaar, uitvoerende medewerker en kwaliteitsbewaker misschien wel dezelfde persoon. Van belang is dat deze medewerker in dat geval naar het project kijkt met de blik van al die drie rollen. Bij kleinere projecten is waarschijnlijk de rol van ambassadeurs ook niet zo groot. Bij een ingewikkeld proces, of een proces waarbij nu nog veel medewerkers betrokken zijn, zal het projectteam uiteraard groter worden.
Meer informatie over RPA?
Dennis beantwoordt graag je vraag over RPA. Of laat een bericht achter in de chat.
