Succes decentralisaties afhankelijk van goede informatiehuishouding
Gemeenten besteden op dit moment veel aandacht aan applicaties ter ondersteuning van de decentralisaties. Dat is begrijpelijk, want op 1 januari 2015 moeten ze gebruiksklaar zijn. Maar voor de lange termijn is de organisatiebrede informatiehuishouding eigenlijk veel belangrijker. Gemeenten die hun informatiearchitectuur echt op orde hebben, profiteren daar ook bij de uitvoering van de decentralisatieprojecten enorm van.
Meer nodig dan alleen registratie
Na 1 januari moeten gemeenten steeds meer beslissingen over zorg, jeugd en werken daadwerkelijk zelf gaan nemen. Om dat goed te doen, hebben medewerkers meer nodig dan een paar applicaties om bijvoorbeeld cliënten en hun zorgvragen te registreren. Voor een medewerker die een beslissing over een zorgvraag moet nemen, is het juist van belang dat hij beschikt over een integraal klantbeeld en een actueel overzicht over alle zorgmogelijkheden. Verder zal binnen gemeenten digitaal werken meer nog dan nu de norm moeten worden, ook over organisatiegrenzen heen. Alleen al de afhandeling van de vele financiële transacties zijn bijvoorbeeld ondenkbaar zonder digitalisering.
Geef de informatiearchitect een plek
Gemeenten doen er dus verstandig aan verder te kijken dan 1 januari en de ICT-vragen rond de decentralisaties niet te beperken tot het sociale domein alleen. Geef de informatiearchitect een serieuze plek in het programma. Zorg er bijvoorbeeld voor dat het mogelijk is informatie op een veilige manier digitaal uit te wisselen, tussen zowel eigen afdelingen als met andere partijen. Of dat medewerkers overal op een beveiligde manier bij de informatie kunnen die ze nodig hebben. Want alleen met een goede, betrouwbare informatiehuishouding is het voor de medewerkers aan de keukentafel mogelijk om de regie in handen te nemen.
Een goede informatiearchitectuur is ook belangrijk voor de naleving van de privacy-regels die met de decentralisaties te maken hebben. Je wilt bijvoorbeeld voorkomen dat door een verkeerde autorisatie een ex-partner zomaar te weten komt in welk blijf-van-mijn-lijfhuis iemand zit. Of dat alle ambtenaren kunnen zien welke justitiële maatregel aan een kind is opgelegd. Leef je de privacy-regels niet goed na? Dan overtreedt je als gemeente de wet. Dat kan niet alleen leiden tot hoge boetes, maar vooral ook tot leed en ergernis bij burgers en bedrijven.”
Patrick Smolders, ICT projectleider transities sociaal domein DUO+ (Diemen, Uithoorn, Ouder Amstel en Ronde Venen)
Decentralisatie en informatiearchitectuur
Op informatiekundig terrein vragen de decentralisaties onder andere om:
- Diverse i-NUP bouwstenen: goede basisregistraties met ontsluiting naar Digilevering, Digikoppeling en Digimelding.
- Informatiebeveiliging (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten).
- Business Intelligence voor goede rapportagetools en actuele stuurinformatie.
- Zaakgericht werken, of, als dat niet haalbaar is, in ieder geval gestandaardiseerde processen.
- Moderne kantoorautomatisering die tijd en locatie onafhankelijk werken mogelijk maakt.
- Betrouwbare ICT-infrastructuur, waarmee informatie op een veilige manier gedeeld kan worden om gemakkelijk en effectief samen te kunnen werken
De periode na 1 januari
Gemeenten die de afgelopen jaren flink in een goede informatiehuishouding hebben geïnvesteerd, bijvoorbeeld door zaakgericht en digitaal werken te introduceren, hebben dan ook een flinke voorsprong bij de implementatie van de decentralisaties. Voor andere gemeenten is het belangrijk om na 1 januari hierin snel stappen te maken, om zoveel mogelijk te bevorderen dat ook hun medewerkers beslissingen nemen op basis van de juiste en volledige informatie. Dat proces is niet klaar op 1 januari 2015, maar begint dan eigenlijk pas.
Meer informatie
Wilt u meer weten over de manier waarop een goede informatiehuishouding helpt bij de uitvoering van de decentralisaties? Bel Wim Hoekstra: 06-21260638 of mail wim.hoekstra@quarant.nl.
