Stop de digitale bureaucratie, start de digitale transformatie!

Wat is de digitale transformatie?

Eerst even een definitie van de digitale transformatie. We baseren ons op een definitie van Nicolai Fabian, wetenschappelijk onderzoeker Groningen Digital Business Centre (GDBC) aan de Rijksuniversiteit Groningen. Digitale transformatie is:

Een verandering in de manier waarop een organisatie gebruik maakt van digitale technologieën om nieuwe vormen van waarde-creatie tot stand te brengen.”

Nicolai Fabian

Het creëren van waarde

Belangrijk in deze definitie is het woord ‘waarde-creatie’. De digitale transformatie is niet een kwestie van zoveel mogelijk nieuwe digitale snufjes en apps je organisatie inrollen. Technologie speelt wel een belangrijke rol bij de digitale transformatie, maar het is niet de kern ervan. Er kan steeds meer en er zal ook steeds meer kunnen. Die technologie kun je echter overal kopen. Voor de digitale transformatie is het gebruik van de mogelijkheden die ontstaan door al die nieuwe digitale technologieën belangrijk. Hoe gebruik je de nieuwe mogelijkheden voor nieuwe of verbeterde producten en diensten?

Digitalisering: één stukje van de puzzel

Digitalisering, het omzetten van analoge informatie naar digitale informatie, is daarbij slechts één stukje van de puzzel. Een belangrijk stukje uiteraard. Want als je papieren documenten vervangt door digitale, heb je veel meer en snellere verwerkingsmogelijkheden voor de documenten en de gegevens eruit. Maar het beschikbaar stellen van die gegevens is op zich nog geen digitale transformatie. Dat komt omdat de digitale beschikbaarheid van gegevens op zich nog geen nieuwe waarde-creatie is.

Van digitale bureaucratie naar waarde-creatie

Oneerbiedig gezegd: digitalisering is ‘het geven van een digitaal gezicht aan bureaucratie’. Er ontstaat geen wezenlijke verandering in, of toevoeging van, waarde. Er is alleen een stapsgewijze digitale uitbreiding van bestaande manieren. De digitale transformatie ontstaat pas wanneer er sprake is van een nieuw, digitaal businessmodel/-proces met een verschuiving op het gebied van waarde-creatie en met een organisatie die daarop is ingericht.

Voorbeelden van verschuiving van waarde-creatie

Het klinkt misschien wat abstract: een nieuw digitaal businessmodel met een verschuiving van de waarde-creatie. Daarom enkele voorbeelden:

• Het creëren van een platform waarin de organisatie vraag en aanbod bij elkaar brengt en daaraan verdient. Dit heet ook wel de platformrevolutie. Bekende voorbeelden zijn Uber en Airbnb.
• Het overnemen van activiteiten in de waardeketen en/of die activiteiten verhuizen naar een andere plek. Denk bijvoorbeeld aan de boer die het vlees van zijn koeien direct aan de consument gaat verkopen in plaats van via de slager.
• Het toe-eigenen van diensten. Denk aan Uber die met hun taxidienst ook maaltijden gaat bezorgen.

In deze voorbeelden zorgt de digitale technologie voor nieuwe mogelijkheden, maar de uiteindelijke transformatie vindt plaats door ideeën en inzet van organisaties.

Digitaal businessmodel en digitale vaardigheden

Bij de digitale transformatie hoort dus het opstellen van een digitaal businessmodel, waarin je ‘fris’ kijkt welke nieuwe mogelijkheden digitale technologieën je geven. Dit vraagt wel dat je organisatie in staat is die digitale technologieën te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan de volgende vaardigheden:

• Datavaardigheid: grote hoeveelheden gegevens verzamelen, verwerken en gebruiken ten behoeve van waarde-creatie.
• Digitale flexibiliteit: digitale technologie kunnen gebruiken en kunnen inspelen op veranderingen. Vergeet daarbij de invloed van netwerken niet.
• Digitale nieuwsgierigheid en creativiteit: nieuwe digitale technologie willen ontdekken en op nieuwe manieren willen toepassen en combineren.

Bouwen aan de digitale transformatie

Hoe zorg je nu dat je organisatie klaar is voor de volgende stappen in de digitale transformatie? Welke aandachtspunten zijn daarvoor belangrijk?

1. Adoptie, adoptie, adoptie

Zorg voor adoptie van nieuwe technologie bij medewerkers. Digitale verbinders en het middenkader zijn randvoorwaardelijk om adoptie van technologie te blijven aanwakkeren. Denk bijvoorbeeld aan I-adviseurs die de vakafdelingen inspireren met kennis over nieuwe mogelijkheden en de ICT-afdelingen inspireren met wensen vanuit de vakafdelingen.

2. Een duidelijke I-koers

Waar gaan we heen met onze organisatie? Hoe sluiten we aan bij de samenleving? Wat brengt de informatievoorziening? Dit gaat verder dan I&A. Het vereist informatiebewustzijn op alle niveaus en binnen alle domeinen. Maar een goed informatiebeleidsplan vraagt ook om organisatiebewustzijn om de juiste dingen te doen en te kunnen doen.

Informatiebeleidsplan: vergeet de realisatie niet te organiseren!

Iedere organisatie steekt energie in het opstellen – en hopelijk ook het actueel houden – van een informatiebeleidsplan of een I-visie. Lezen we zo’n plan dan is onze conclusie vaak: “Er staat geen enkele leugen in”. Maar we stellen ook gelijk een tegenvraag: “Hoe ga je jouw ambities realiseren?”

Lees meer

3. Digitale vaardigheden onderhouden

De digitale mogelijkheden groeien exponentieel. En daarmee ook het belang van digitale vaardigheden. Alle medewerkers horen hun digitale basisvaardigheden (21st-century skills) op orde te hebben en te houden. Meet regelmatig de stand van zaken rond digitale vaardigheden en blijf inzetten op continue ontwikkeling.

4. Strategisch outsourcen

Outsource uit strategische overwegingen, uit eigen kracht. Maak daarbij gebruik van de kennis en ervaring van collega-gemeenten, instanties zoals de VNG en ervaren partijen zoals Quarant en Solvinity. Zij kunnen je adviseren en helpen bij de transitie naar een nieuwe digitale organisatie.

5. Regieorganisatie op orde

Zorg dat je regie hebt en kunt voeren over digitale diensten en leveranciers. Vertrouwen en professionaliteit in een samenwerking is alleen mogelijk als je op gelijkwaardig niveau met elkaar kunt spreken. Dit vraagt ook op organisatieniveau om een gelijke mate van volwassenheid.

6. Samenwerken voor versnelling

Focus je in de samenwerking met andere gemeenten op versnelling. Bijvoorbeeld doordat je samen een grotere slagkracht hebt. Voorkom dat een samenwerking een remmende werking heeft.

7. Veiligheid in alles

Vergroot de weerbaarheid van je organisatie door je IT-infrastructuur te voorzien van een bewezen solide basis (security by design), door het kennisniveau op peil te houden en de juiste policies af te dwingen (BIO, ISO27001, AVG etc.). Deze kennis is schaars, doe dat daarom indien nodig met hulp van een ervaren partner. Hierbij horen ook duidelijke digitale veiligheidsrichtlijnen voor medewerkers en hun digitale werkplekken. Zoek daarin de balans tussen gemak voor de eindgebruiker en een goede beveiliging.

De balans tussen informatieveiligheid en gebruiksgemak

Medewerkers bewust maken van de risico’s is belangrijk, omdat je uiteindelijk niet alles met techniek kunt regelen. Maar zelfs voor de zaken die je technisch wel kunt dichtspijkeren, moet je je altijd afvragen of je daarmee de informatieveiligheid echt vergroot. Of verklein je deze misschien juist, omdat medewerkers eigen ‘onveilige’ alternatieven gaan zoeken?

Lees meer

8. Moderne digitale werkplekken

Zorg voor een veilige en flexibele digitale werkomgeving die goed beheersbaar is en medewerkers vrijheid en zekerheid geeft. Focus je daarbij op functionaliteit en de mogelijkheden voor medewerkers om samen te werken.

Hoe pak je de digitale transformatie aan?

Voor zowel medewerkers individueel als de organisatie in zijn geheel, is de digitale transformatie een ingrijpend verandertraject. Het overbrengen van ‘het waarom’ is dan ook, zoals bij ieder ingrijpend verandertraject, erg belangrijk. Adoptieprogramma’s waarin waarde-creatie centraal staat, zijn erg effectief. Zorg verder voor een duidelijk informatiebeleidsplan met daarin aandacht voor een innovatiestrategie en wakker digitaal leiderschap aan.

Een rijke ontdekkingstocht

Verdere stappen zetten in de digitale transformatie voelt vaak als een ontdekkingstocht naar nieuwe kansen en mogelijkheden. Het is daarmee ook spannend. Er komen zeker hindernissen. Binnen je organisatie moet je bespreken wat de digitale transformatie is, wat de gevolgen ervan voor je organisatie zijn en hoe je je daarop wilt voorbereiden. Door hiermee aan de slag te gaan, krijg je niet alleen inzicht in hoe de digitale transformatie organisaties beïnvloedt, maar ook wat het verschil in perspectief is tussen commerciële bedrijven en overheidsorganisaties.

Een roadmap

Het doel van een dergelijke ontdekkingsreis is ook nuttig om een koers (roadmap) uit te zetten. Een roadmap helpt je de vernieuwende organisatieambitie(s) in kaart te brengen. Verder biedt het houvast voor de transformatie van de organisatie en medewerkers. Een duidelijke koers stelt medewerkers namelijk in staat weloverwogen beslissingen te nemen die bijdragen aan de realisatie van de ambities op het gebied van de digitale transformatie.

Download het gratis e-book

Om gemeenten hiermee verder te helpen, organiseerden Solvinity en Quarant een online Ronde Tafel voor gemeenten ‘Het post-corona tijdperk: een reset voor je I&A-beleid?’ op 21 april. Om je nog een stapje verder te helpen, hebben we in een E-book alle relevante informatie gebundeld. Download hier het e-book.