Zaaksystemen blijven in ontwikkeling

Zaakgericht werken staat zeker niet stil. De leveranciers van zaaksystemen hebben de afgelopen jaren goed geluisterd naar hun klanten en zijn nieuwe functionaliteiten blijven toevoegen. Denk aan ondersteuning voor projectmatig werken, objectregistratie, integratie met geo-applicaties, aansluiting op MijnOverheid en verbeterde koppelvlakken met het gros van de systemen voor vakafdelingen.

Concurrentie van front-end portalen domeinsystemen

Een ontwikkeling waardoor de invoering van zaakgericht werken in sommige organisaties wat stokt, is dat met name de grotere domeinsystemen steeds vaker hun eigen front-end portalen ontwikkelen. De AVG-richtlijnen spelen daarbij een grote rol. Deze portalen zijn bovendien meestal geschikter om de klantvraag te begeleiden, bijvoorbeeld door middel van specifieke procesgerichte e-Formulieren. Dit is met de generieke e-Formulieren van de zaaksystemen veel lastiger. Ook oplossingen waarmee klanten direct data kunnen raadplegen zijn met deze portalen eenvoudiger te ontwikkelen dan via koppelingen met het zaaksysteem.

Common Ground

Daarnaast vindt de Common Ground gedachte steeds meer weerklank. Het idee hierachter is een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening door:

• op een andere manier om te gaan met gegevens;
• data los te koppelen van werkprocessen en applicaties;
• data te bevragen bij de bron, in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan.

Zaaksystemen sluiten hier prima bij aan. In de praktijk zien we echter dat met name de leverancier van domeinsystemen hier sceptisch tegenover staan, waardoor de ontwikkeling stokt.

De meerwaarde van een zaaksysteem

Ondanks de opkomst van front-end domeinportalen hebben zaaksystemen op tal van gebieden een duidelijke meerwaarde. Drie speerpunten:

Hart van de communicatie

Dankzij verbeterde koppelvlakken zijn zaaksystemen erg geschikt om als centrale plek voor de communicatie te fungeren. De koppelvlakken maken het mogelijk processen zowel vanuit het zaaksysteem of het domeinsysteem te starten. Stukken zijn door de koppelvlakken ook goed met regelmaat in het zaaksysteem op te slaan. En dankzij de koppeling met basisregistraties is het gemakkelijk om de juiste betrokkenen te koppelen. Dit maakt het zaaksysteem erg geschikt om er ook de besluitvormingsprocessen, digitale handtekeningen, digitalisering van post, communicatie via PIP (persoonlijke kluis bij de gemeente) en MijnOverheid en de verzending van e-mails (op basis van sjablonen) in onder te brengen.

Ondersteuning archiefplicht

Gemeenten hadden en hebben een archiefplicht. De archieffunctionaliteit (overdracht aan eDepot en het vernietigen als de termijnen verlopen) behoort echter meestal niet tot de kernfunctionaliteiten van een domeinsysteem. Hier bewijzen zaaksystemen hun waarde. Ze zijn veel meer gericht op het eenvoudig zoeken en vinden van stukken, het overdragen aan eDepot en vernietigen volgens de geldende regels, de borging van de archiefplicht en het toegankelijk maken en houden van de archieffunctionaliteit.

Zoeken en vinden

Een andere grote meerwaarde van een centraal zaaksysteem is het zoeken en vinden zoals bij Google: op basis van zoekwoorden, of combinaties ervan, binnen een fractie van een seconde de meest relevante resultaten op je scherm. Daarbij gaat het dan om gestructureerde en ongestructureerde informatie, documenten, betrokkenen, objecten, personen en notities. Maar ook ‘fuzzy search’ wordt aangeboden, waarbij mogelijke relevante informatie op vergelijkbare zoektermen, synoniemen, of andere spellingswijze wordt getoond. Daarnaast is het opslaan van filters en de zoekvraag voor later gebruik normale functionaliteit geworden. De opgeslagen zoekopdrachten zijn ook te delen met collega’s. Dit alles draagt veel bij aan het gebruiksgemak.

Nieuwe functionaliteiten

Verder zien we dat in de zaaksystemen zelf veel nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen. Enkele belangrijke voorbeelden:

Automatisch digitaliseren, registreren en anonimiseren

Artificial Intelligence kan worden ingezet om bijvoorbeeld documenten te digitaliseren en/of te registreren. Dit ontlast de afdeling DIV en de digitale ontvangst portalen enorm. Ook het anonimiseren van documenten kan (voor een groot deel) door een softbot worden gedaan. Dat bespaart medewerkers erg vervelende en arbeidsintensieve klussen bij bijvoorbeeld WOB-verzoeken.

Integratie met Microsoft Teams

Organisaties werken steeds meer (digitaal) samen in projecten, programma’s en beleidswerkzaamheden. Applicaties als Microsoft Teams zijn daarvoor erg geschikt. Tegelijkertijd willen we zaken als een gebrekkige verantwoording, datalekken en schending van privacywetgeving voorkomen. Door het zaaksysteem met Microsoft Teams te verbinden wordt zaakgericht werken en digitaal samenwerken op een laagdrempelige, flexibele en veilige manier samengebracht.

Digitale handtekening

Nu mensen steeds vaker op wisselende locaties en andere tijden werken, kan het soms een paar dagen duren voordat alle handtekeningen op papier staan. Met een digitale handtekening vanuit het zaaksysteem gaat dit een stuk sneller. Een paar klikken met de muis zijn voldoende. Dat is niet alleen handig bij brieven, vergunningen en besluiten, maar zeker ook bij bijvoorbeeld inkooptrajecten, HR-contracten of kasverstrekkingen in het sociale domein.

Gebruik van landelijke informatiebronnen

Naast de nu al bestaande koppelingen met centrale gegevensbronnen als de BAG, HR en BRP zijn er nog veel andere koppelingen mogelijk. Een bepaalde leverancier van een zaaksysteem werkt bijvoorbeeld aan een koppeling met DUO. Hiermee kun je gemakkelijk informatie over leerlingen, studenten en scholen overnemen in een zaak.

Steeds grotere API-bibliotheek dankzij Common Ground

Voor die zaaksystemen die Common Ground omarmen, komen bovendien de volgende functionaliteiten beschikbaar:

• Scan API: voor het integreren van een scanstraat of een multifunctional
• Mail API: voor het verwerken van e-mails
• SocialMedia API: voor de integratie met een social media management tool
• WFS API: voor het tonen van zaken op een kaart
• Documenten-API
• Zaken-API
• Besluiten-API
• Notificatie-API
• Catalogi-API

Vanuit het zaaksysteem functionaliteiten breed beschikbaar maken

Al met al zien we dat het zaaksysteem steeds meer het centrale systeem wordt van waaruit functionaliteiten organisatiebreed beschikbaar worden gesteld. Hierdoor wordt het onderhoud van het totale applicatielandschap eenvoudiger. Helemaal als de leveranciers stappen zetten in de omarming van Common Ground. Door domeinsystemen aan te sluiten kunnen medewerkers dan relatief simpel gebruikmaken van bijvoorbeeld MijnOverheid, PIP, e-mailverzending en -ontvangst en de digitale handtekening.

Inbedden en volgende stappen

Om volop van de mogelijkheden van zaakgericht werken te profiteren is het wel nodig dat het zaaksysteem stevig is ingebed in de hele organisatie. En dat de procesondersteuning goed is geregeld. Op beide vlakken is in de praktijk vaak nog wel wat te winnen. Als volgende stap kun je nagaan welke applicaties je kunt uitfaseren omdat je de functionaliteiten voortaan via het zaaksysteem wilt aanbieden. Zeker als je op het punt staat een nieuw zaaksysteem aan te schaffen, is het slim hier goed naar te kijken. Dat helpt je de juiste vragen te stellen aan de leveranciers van zaaksystemen.

#zaaksysteem, de volgende stap

Wil jouw organisatie zaakgericht werken verder ontwikkelen of het zaaksysteem vervangen? Dan is het belangrijk een samenhangende visie op zaakgericht werken te ontwikkelen. En de juiste vragen aan de leveranciers van zaaksystemen te stellen. Wij kunnen je daarbij helpen.