Social intranet: communicatie, informatie en werk op één plek

Ooit waren intranetten niet meer dan leuk opgetuigde muurkranten. De afdeling communicatie plaatste zo nu en dan wat nieuws en soms lazen medewerkers dit als ze wat tijd over hadden. Interactiemogelijkheden waren er niet. De functie en het belang van intranet is in veel organisaties echter snel aan het veranderen. Een modern, social intranet biedt relevantere informatie, krijgt meer functionaliteiten, is persoonlijker en biedt verschillende mogelijkheden tot interactie.

Communicatie en informatie

Nu medewerkers steeds vaker locatie- en tijdonafhankelijk werken, is het intranet steeds meer de startpagina van waaruit je de werkzaamheden kan verrichten. Het is ook de plek waar die medewerkers contact met elkaar houden. Ze kunnen er met collega’s op andere locaties communiceren, bijvoorbeeld via berichten (microblog) of Skype. Daarnaast blijft een dergelijk intranet een prima plek om informatie over de organisatie, werkprocessen, wetten of projecten aan te bieden.

Applicaties en functionaliteiten

Veel intranetten hebben een widget waarin veel gebruikte applicaties van medewerkers staan. Dat zijn dan links naar bijvoorbeeld kantoorautomatisering, een front- of backoffice applicaties of het opleidingenportaal. De trend is dat via api’s de meest gebruikte functionaliteiten uit die applicaties direct op de persoonlijke startpagina van medewerker beschikbaar worden gesteld. Bijvoorbeeld een e-learningmodule volgen, vrije dagen aanvragen of een computerstoring doorgeven. Het intranet wordt dan nog meer hét bureaublad van waaruit medewerkers direct zaken zelf kunnen regelen.

Dynamisch en persoonlijk

Het succes van zo’n modern intranet is grotendeels afhankelijk van de functionaliteiten die medewerkers er vinden. Maar ook van de mogelijkheden snel en gemakkelijk collega’s te kunnen vinden en kennis te kunnen delen. Dit moet een dynamisch proces zijn, geen top-down weekjournaal. Het helpt als medewerkers zelf voor projecten of kennisgebieden groepen kunnen aanmaken, waarvoor dan zowel interne als externe collega’s kunnen worden uitgenodigd. Zeker als het nieuws uit die verschillende groepen gemengd met ander relevant nieuws in een persoonlijke tijdlijn voorbijkomt.

Onderdeel van een breed samenwerkingsplatform

Een social intranet vormt hiermee in de visie van Quarant een onderdeel van een breed samenwerkingsplatform. Het ‘traditionele’ zaaksysteem wordt ingezet voor geformaliseerde processen/producten. Daarnaast (maar wel gekoppeld) een portal voor projectmatig werken (met meer vrijheidsgraden). Verder zijn er dropbox-achtige producten voor de ad-hoc behoefte om een document te delen. Het social intranet vormt dan de ’top’ van deze samenwerkingspiramide.

Een social intranet bij Peelgemeenten

Quarant implementeert momenteel een social intranet bij Peelgemeenten, een samenwerking van vijf gemeenten in het social domein. De medewerkers werken verspreid over die vijf gemeenten. Het intranet is gebaseerd op Embrace en functioneert geheel binnen de cloud architectuur van Peelgemeenten. Medewerkers hebben allemaal een eigen startpagina, waarvan ze voor een groot deel zelf kunnen bepalen hoe die eruitziet. Alle informatie over werkprocessen, wetgeving, de organisatie, P&O en dergelijke is te vinden op dit social intranet.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld je aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.