Slimmer werken? Ga eens langs bij de Voedselbank!
Onlangs hielp onze consultant Job Coenen een avond bij de Voedselbank van de regio Nijmegen. Met een zesdaagse Lean-cursus nog vers in zijn geheugen, verbaasde hij zich over het efficiënte werkproces. Een kleine groep vrijwilligers pakte in 45 minuten 750 voedselpakketten in. Het zette hem aan het denken. Wat maakt nou dat deze vrijwilligers het werk zo efficiënt hebben geregeld?
Wisselende personen
Job: “Uiteraard leent het werk bij de Voedselbank zich er goed voor om te standaardiseren. Het is repeterend werk met een minimaal aantal handelingen. Maar deze groep vrijwilligers ziet elkaar maar twee uur in de week en de groep mensen varieert ook nog eens van week tot week. Dat zou wellicht tot miscommunicatie of andere hobbels kunnen leiden. Of is de wisseling van personen juist een belangrijke factor voor een verbetercultuur?”
Efficiënt en met plezier slimmer werken
Job: “Duidelijk is in ieder geval dat de mensen bij de Voedselbank met elkaar een organisatie hebben gecreëerd, waarin het werk niet alleen bijzonder efficiënt maar ook met groot plezier wordt gedaan. En hoewel het inpakken van pakketten niet zomaar te vergelijken is met de dienstverlenende werkzaamheden van een gemeente, zijn daar wel lessen uit te trekken. Zeker als het gaat om het organiseren van een verbetercultuur.”
Voorwaarde 1: Gezamenlijk doel en onderliggend belang
Job: “De meest belangrijke voorwaarde voor effectieve samenwerking is een gezamenlijk doel en onderliggend belang. Bij de Voedselbank, of vrijwilligerswerk in het algemeen, is iedereen intrinsiek gemotiveerd om het werk te doen. Bovendien komen mensen het best tot hun recht wanneer zij waardevol werk uitvoeren en weten wat hun werk bijdraagt aan het groter geheel.”
Voorwaarde 2: Variatie in samenstelling groep
Job: “Iedere woensdagavond worden de voedselpakketten samengesteld. Er is een vaste groep vrijwilligers, maar daaromheen sluiten mensen aan wanneer ze willen. Dat zou een belemmering voor efficiënt werken kunnen zijn, maar blijkt een groot voordeel. Nieuwe vrijwilligers doen het werk soms net op een andere manier dan de vaste vrijwilligers. Wat slimmer wordt gedaan, wordt overgenomen door anderen. Zo blijft de werkwijze zich continue verbeteren.
Voorwaarde 3: Ruimte voor experimenten
Job: “Als je wilt profiteren van de frisse blik van nieuwe mensen, moet er ruimte zijn om te experimenteren met aanpassingen aan het proces. Het voordeel van de Voedselbank is dat er geen vergaderingen zijn. Geen ellenlange discussies of een verbeteridee nou wel of niet gaat werken en uiteindelijk, om geen risico’s te nemen, toch maar niet wordt opgepakt. Bij de Voedselbank worden ideeën direct getest in de praktijk. Werkt het niet, dan proberen ze de volgende keer weer wat anders.”
Slimmer werken bij gemeenten
Hoe zouden teams binnen gemeenten deze lessen kunnen toepassen? Job: “Formuleer zo scherp mogelijk een gezamenlijke doel, waar iedereen achter staat. Laat collega’s uit andere teams af en toe meelopen. En vraag aan nieuwe collega’s wat hen opvalt in de eerste weken. Een frisse blik levert vaak veel ideeën voor snel te implementeren verbeteringen op. De belangrijkste les is misschien wel om te durven experimenteren en wat minder te overleggen over nieuwe ideeën. Dat is de snelste manier om te weten of iets werkt of niet!”
Help mee en leer slimmer werken!
Job heeft nog een extra tip tot slot: “Ga zelf eens helpen bij de Voedselbank. U draagt daarmee uw steentje bij aan een goed doel. Bovendien leert u er, net als ik, misschien nog een hoop van.”
Meer informatie?
Job beantwoordt graag jouw vraag of denkt met je mee. Of chat met ons.
