Samenwerken en applicatieharmonisatie: valkuilen en succesfactoren
De schaalvergroting die door ICT-samenwerking ontstaat, kan deelnemende gemeenten veel voordelen opleveren. De gebieden ‘kwetsbaarheid, kwaliteit, kosten en kansen’ worden daarbij veelvuldig genoemd. Dit vraagt wel om moed van de betrokkenen om daadwerkelijk keuzes te maken. Een te grote nadruk daarbij op kosten, vermindert het resultaat voor kwetsbaarheid, kwaliteit en kansen.
Veel samenwerkingen gestart
De afgelopen jaren zijn er al veel (ICT-)samenwerkingen opgestart en de komende jaren gaan er ongetwijfeld nog meer ontstaan. Zo’n samenwerking begint vaak met de overgang naar een gezamenlijke netwerkomgeving en ICT-infrastructuur, maar samenwerken op andere gebieden komt ook steeds meer voor. Denk bijvoorbeeld aan informatievoorziening, basisregistraties en decentralisaties. De reden is dat steeds meer gemeenten beseffen dat ze zelfstandig niet genoeg tijd en geld kunnen investeren om alle ontwikkelingen adequaat te volgen.
Waar zijn de resultaten?
Helaas blijkt uit de praktijk dat de voordelen van een samenwerking vaak langer op zich laten wachten dan de deelnemende organisaties van tevoren hadden gehoopt. Zo zorgt de transitie naar een gemeenschappelijk netwerk in het begin juist voor extra beheerlasten, omdat er naast de oude omgevingen ook een nieuwe, extra omgeving moet worden beheerd. Verder zijn dergelijke transities complexe projecten omdat er vanuit verschillende omgevingen een migratie van hardware en software moet plaatsvinden. Bovendien kijken opdrachtgevers in de praktijk nogal eens te eenzijdig naar de kosten van de samenwerkingsorganisatie, terwijl de baten binnen de bedrijfsvoering in de organisaties liggen.
Van samenwerking naar samen-werken
Betere resultaten op het gebied van kwetsbaarheid, kwaliteit, kosten en kansen komen pas echt in beeld als de deelnemende organisaties daadwerkelijk bereid zijn hun applicaties en processen te harmoniseren. Op de eerste plaats omdat er dan minder applicaties ondersteund en beheerd hoeven te worden. Op de tweede plaats omdat de harmonisatie van applicaties en processen ervoor zorgt dat medewerkers gemakkelijker met collega’s van andere gemeenten kunnen samenwerken. Deze kennisbundeling verhoogt niet alleen de kwaliteit van het werk, maar medewerkers krijgen ook meer kansen zichzelf te ontwikkelen.
Veel aandachtsgebieden
Harmonisatie van applicaties vraagt echter om keuzes die organisaties niet altijd willen maken. Wie wil zijn eigen werkwijze en software veranderen? Bovendien is het geen gemakkelijk traject. Veel aspecten spelen een rol. Wat vinden gebruikers belangrijk? Welke functionaliteiten zijn nodig? Welke software sluit daarbij aan? Welke leveranciers kunnen dit leveren? En zo door en door. In het schema hieronder staan een aantal aandachtsgebieden waarmee rekening gehouden moet worden.
Harmonisatie van applicaties op basis van een visie
Een goed antwoord op bovenstaande vragen is alleen mogelijk als het management een duidelijke strategische visie heeft geformuleerd. Beslissingen over applicaties kunnen dan genomen worden op basis van heldere uitgangspunten in plaats van persoonlijke voorkeuren. Dit kan door eerst deze vragen te beantwoorden:
- Waar gaan we naartoe?
- Wat betekent dat voor de processen?
- Hoe ondersteunen we dat applicatief?
- Welke infrastructuur is hiervoor nodig?
Met een goed beeld
Naast een duidelijke toekomstvisie, moet er een kloppend beeld zijn van de huidige situatie bij de deelnemende organisaties. Denk bijvoorbeeld aan een overzicht van alle applicaties die voor bepaalde processen worden gebruikt. Of aan een overzicht van huidige contractvormen, licentievoorwaarden en looptijden. Dit blijkt in de praktijk vaak nog niet zo eenvoudig. Pas als je het einddoel en de beginsituatie beide kent, kun je een harmonisatietraject de juiste richting geven.
Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.
Of volg ons op LinkedIn.
