Samen met de Peelgemeenten programmatisch realiseren
De gemeenten Asten, Someren, Deurne, Gemert-Bakel en Laarbeek werken nu in het sociale domein nog samen met Helmond. Vanaf 1 januari 2017 starten de Peelgemeenten een nieuwe samenwerking, echter zonder de gemeente Helmond. Quarant helpt de Peelgemeenten met de realisatie van een innovatieve digitale werkomgeving en afspraken over slimme werkprocessen.
Programmatisch samenwerken naar duidelijke einddoelen
Wij zijn voor de Peelgemeenten aan de slag gegaan op basis van een aanpak die we programmatisch realiseren noemen. De kern daarvan is een integrale aanpak waarbij mensen samenwerken aan duidelijke einddoelen op basis van commitment en verbinding. Hierachter schuilt de diepe overtuiging dat mensen bereid zijn om het beste van zichzelf te geven als zij elkaar blindelings weten te vinden en innerlijk overtuigd zijn van het belang van de programmadoelen.
Veel vrijheid voor samenwerkende partijen
Programmatisch realiseren is een aanpak waarbij samenwerkende partijen veel vrijheid krijgen om hun vakmanschap in te zetten op een manier waarvan ze zelf overtuigd zijn dat die het meest bijdraagt aan de einddoelen. Een programmamanager stuurt op die einddoelen en faciliteert de samenwerking zoveel mogelijk. Zeker onder tijdsdruk is de manier van samenwerken belangrijker dan het streven om voortdurend overal controle over te hebben.
De samenwerking moet 1 januari 2017 starten
Het doel voor de Peelgemeenten is kraakhelder en in één zin te formuleren: de samenwerking moet aan de slag kunnen op 1 januari 2017. Aan dat doel heeft Quarant zich dan ook gecommitteerd. Bij programmatisch realiseren hoort ook dat er geen onnodige tijd wordt verspeeld met het vooraf bedenken van detailresultaten en het uitvoeren van eventuele controlemechanismes daarop. Dit kost niet alleen tijd die beter aan andere zaken besteed kan worden; de kans is ook nog eens groot dat zulke afspraken het echte doel tijdens een traject alleen maar in de weg gaan zitten.
De aanpak bij de Peelgemeenten
De projectorganisatie Peelgemeenten en Quarant hebben de programma-aanpak vormgegeven tijdens een Expertsessie begin juni. Enkele belangrijke kenmerken zijn:
- Energie en gedrevenheid van professionals die bereid zijn een qua deadline uitdagend einddoel toch te realiseren
- Pragmatische processen en instrumenten:
- Minimaal gezamenlijk overleg: wekelijkse stand-up van maximaal een half uur voor afstemming tussen alle deelprojectleiders
- Maximaal gebruik maken van het unified communications concept: chat & presence, video/audio conferencing en kennisportal
- Maximale transparantie door een eenvoudige en duidelijke rapportage
- Uitsluitend projectleiders met diepgaande vakkennis en passie voor hun vakgebied
- Tweewekelijks overleg stuurgroep (leden: opdrachtgever, senior leverancier/Quarant, senior gebruiker)
Quarant regelt de informatisering, automatisering en de procesinrichting
Inhoudelijk is Quarant verantwoordelijk voor de realisatie van de informatisering, automatisering en de procesinrichting. Dit betekent:
- definitie van een cloudstrategie
- aanbestedingen van diverse SaaS toepassingen (waaronder de front- en backofficeapplicatie)
- selectie van een zaaksysteem en sjablonengenerator
- conversie van data en het ontwerp en realisatie van de werkplekautomatisering
- functionele en technische implementatie van de applicaties
- een gebruikersadoptieprogramma gericht op de 80 medewerkers
Een ambitieus project als de nieuwe samenwerking van de Peelgemeenten is niet te plannen. De tijdsdruk is groot, er gebeurt veel tegelijkertijd en niet alles is te voorspellen. Daarom is het zaak niet te veel tijd te besteden aan het vooraf vastleggen van details in een omvangrijk tijdvak. In plaats daarvan heeft iedereen zich gecommitteerd aan het einddoel. We maken gedetailleerde korte termijnplannen en sturen permanent bij. Projectmanagement is in essentie het reageren op het onverwachte.”
Peter van den Endert, projectmanager namens Quarant bij de Peelgemeenten
De eerste stappen zijn al snel gezet
Geef je een groep professionals de vrijheid aan de slag te gaan op basis van een duidelijk doel en heldere kaders, dan kun je snel flinke stappen zetten. Dat blijkt ook bij de Peelgemeenten. Dankzij een snelle besluitvorming binnen de vijf gemeenten is drie weken na de Expertsessie al de eerste Europese aanbesteding gepubliceerd. Ook tijdens de zomermaanden is er geen tijd verloren gegaan. Momenteel is de werkplekautomatisering voor een belangrijk deel gereed, worden de werkprocessen in detail uitgewerkt en de applicaties ingericht.
Meer weten over programmatisch realiseren?
Wim Hoekstra zit namens Quarant in de stuurgroep bij de Peelgemeenten. Hij vertelt u graag meer over de voordelen van programmatisch realiseren. Zijn telefoonnummer is 06 21 26 06 38. Zijn e-mailadres is wim.hoekstra@quarant.nl.
