Is gezamenlijk functioneel beheer inrichten mogelijk?
Is het mogelijk het Functioneel Beheer van applicaties samen op te pakken? En hoe richt je dan de organisatie hiervoor in? We kregen deze vragen vanuit verschillende samenwerkingsverbanden. Daarom hebben we onze kennis en ervaring nu gebundeld in een speciale aanpak waarmee we de kansen en risico’s voor een gezamenlijk Functioneel Beheer in kaart brengen en een inrichtingsvoorstel doen voor de uitvoering ervan.
Tijd, geld en capaciteit
Shared Service Centers, omgevingsdiensten, gemeenschappelijke regelingen met PIOFACH-taken en andere samenwerkingsvormen. Gemeenten werken steeds vaker samen, in allerlei vormen en op allerlei vakgebieden. Samenwerken is steeds vaker noodzakelijk omdat bezuinigingen in combinatie met meer taken het voor individuele gemeenten steeds lastiger maken alle nieuwe maatschappelijke en technische ontwikkelingen in goede banen te leiden. Daarnaast dreigt veel kennis verloren te gaan doordat de komende jaren een grote groep kenniswerkers met pensioen gaat. Kennis en ervaring bundelen in een samenwerkingsverband is dan een logische optie.
Onderzoek gezamenlijk Functioneel Beheer
Als samenwerkingsverbanden eenmaal gestart zijn, ontstaat meestal vanzelf de vraag hoe zo’n verband de deelnemende gemeenten nog beter kan bedienen. Dat gaat niet alleen om verbeteren van de service, maar ook om een eventuele uitbreiding van taken. Het Functioneel Beheer van applicaties kan bijvoorbeeld een waardevolle aanvulling op het dienstenportfolio zijn. Daarbij is het wel van belang niet zomaar allerlei taken van de ene op de andere dag bij het samenwerkingsverband neer te leggen. Een goed onderzoek vooraf naar de mogelijkheden en onmogelijkheden, voorkomt achteraf veel problemen, ergernissen en onnodige kosten.
Aanpak Quarant
Quarant heeft een eigen aanpak ontwikkeld voor het onderzoek naar kansen en risico’s voor gemeenten die erover nadenken het Functioneel Beheer van een aantal applicaties samen op te pakken. De drie K´s van kwetsbaarheid, kwaliteit en kosten vormen daarbij een belangrijke leidraad. Met de kennis en ervaring van best practices uit onze eigen opdrachten en erkende modellen als BiSL, ASL en ITIL in ons achterhoofd, richten we ons op de specifieke situatie van de deelnemende gemeenten. En ook een inrichtingsvoorstel kan deel uitmaken van de rapportage.
Workshops en interviews
Tijdens ons onderzoek naar de mogelijkheden van een gezamenlijk Functioneel Beheer vergaren we in workshops informatie over de deelnemende organisaties, hun cultuur en werkwijzen. In interviews met betrokken medewerkers gaan we dieper in op de materie en brengen we kansen en bedreigingen voor de toekomst in kaart. Uiteindelijk leidt ons onderzoek tot een rapport waarin staat welke onderdelen van het Functioneel Beheer prima samen opgepakt kunnen worden en welke beter niet. Ook zorgen we voor een goed onderbouwd stappenplan en inrichtingsvoorstel voor de overgang van de taken die samen opgepakt kunnen worden.
Een betrouwbare business partner
Vertrouwen is de belangrijkste voorwaarde om van een samenwerkingsverband een betrouwbare business partner voor de deelnemende organisaties te maken. Dat geldt ook voor de taken die horen bij het Functioneel Beheer. De volgende formule geeft dit prima weer:
Dus wil je het vertrouwen in de samenwerking verhogen, dan heb je de volgende mogelijkheden:
• Verhoog de expertise binnen de samenwerking.
• Verbeter de betrouwbaarheid van de diensten.
• Verbeter de relatie tussen de medewerkers.
• Verminder de eigen oriëntatie en denk meer mee met de klanten.
Meer informatie
Wilt u onderzoeken welke taken voor Functioneel Beheer uw samenwerkingsverband prima kan uitvoeren? Neem dan contact op met Adrie van Bohemen: 06 533 714 87 of adrie.van.bohemen@quarant.nl.
