Procesverbetering leidt tot betere teams!

De drie gemeenten Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel hebben een deel van hun werk gebundeld in de samenwerking DUO+. Quarant is gevraagd om in het VTH-domein (vergunningen, toezicht en handhaving) ondersteuning te verlenen bij het verbeteren van processen.

Twee teams

In het VTH-domein bij DUO+ zijn teams binnen twee organisaties werkzaam: de mensen die werken voor Uithoorn en Ouder-Amstel, doen dat binnen het samenwerkingsverband DUO+ en de mensen van Diemen binnen de eigen gemeentelijke organisatie. De ICT valt geheel binnen DUO+.

Procesverbetering

In het afgelopen half jaar hebben de teams in het VTH-domein onder begeleiding van Quarant twee processen (WABO-vergunningen en APV-evenementen) onder de loep genomen, geharmoniseerd en verbeterd. De opdracht voor de teams van de twee organisaties was om de processen te harmoniseren en dat is gelukt. Het evenementenproces kan als basis gebruikt worden voor andere processen, omdat het APV/bijzondere wetten domein erg breed is.

Harmonisatie applicatie

De organisatie was tegelijkertijd bezig met de voorbereiding van de harmonisatie van Squit. Deze applicatie werd door de teams voor vergunningen van de drie gemeenten gebruikt, maar de inrichting van de applicatie was verschillend en ook het achterliggende zaaksysteem verschilde. De gezamenlijke inspanning van de teams heeft ertoe geleid dat het verbeterde WABO-proces op korte termijn voor de drie gemeenten in een geharmoniseerde applicatie wordt uitgevoerd.

Resterende verschillen

Met name op APV-gebied zijn er in de verordeningen lokale verschillen. Dat betekent dat de applicatie op verschillende punten toch nog op drie manieren ingericht moet worden, wat inefficiënt is. Om dit op te lossen is harmonisatie van de lokale verordeningen en lokaal beleid noodzakelijk.

Resultaat

De ervaringen met het verbeteren van processen zijn heel goed. Door gezamenlijk als collega’s aan de slag te gaan met de verbeteringen en harmonisaties is het draagvlak onder de medewerkers flink toegenomen. Er heeft een omslag plaatsgevonden waarbij ook de mensen die wat meer moeite hadden met de veranderingen, er nu in meegaan. Dit is dus een mooie stap vooruit voor de organisatie en zeker ook voor de klanten.

Verbeteringen voor de klant

Organisatorisch vermindert de kwetsbaarheid doordat mensen gemakkelijker elkaars werk kunnen opvangen bij vakanties en ziekte. Een van de mooie verbeteringen voor de klanten zal zijn dat bij het aanvragen van een evenementenvergunning op een evenemententerrein, er op de website al een situatietekening klaar staat die de aanvrager kan aanvullen. Dat is voor de klant gemakkelijker en voor de gemeente levert dat vaak beter leesbare tekeningen op!

Vervolg

De wens op dit moment is om ook WABO-toezicht en handhaving te harmoniseren. En om daarbij voor de drie gemeenten Squit to go en iPads te gebruiken. Quarant is gevraagd om voor deze teams een inspiratiesessie en procesverbeterworkshops te begeleiden. Dat gaan we natuurlijk graag en met gedrevenheid doen!