Home / Uitgelicht / Zaakgericht werken: gebruikersadoptie op afstand

Zaakgericht werken: gebruikersadoptie op afstand

Terwijl we veel vanaf huis werken, lopen projecten als de invoering van een nieuw zaaksysteem gewoon door. Om medewerkers mee te krijgen met de veranderingen die horen bij zo’n project, is een effectief gebruikersadoptieprogramma belangrijk. Maar hoe regel je dat op afstand? We geven je een aantal tips.

Eerst de principes, dan het systeem

De adoptie van een nieuw zaaksysteem is het meest uitdagend als medewerkers nu nog niet zaakgericht werken. De verandering is dan veel groter dan alleen bij de implementatie van een nieuw systeem. Het is in dat geval belangrijk dat medewerkers eerst vertrouwd raken met de principes rond zaakgericht werken. En dat ze begrijpen wat zaakgericht werken betekent voor hun eigen werk, het werk van het team en het werk van de hele organisatie. Daarna kun je met medewerkers gaan nadenken over de inrichting van het zaaksysteem. En ze trainen in het gebruik ervan

Communicatie op locatie

In implementatietrajecten die we ‘normaal’ begeleiden zorgen we altijd voor verschillende sessies met medewerkers. Iedereen kan elkaar dan in de ogen kijken, vragen stellen, wensen duidelijk maken of zorgen uitspreken. Daarnaast zorgen we ervoor dat teamleiders en afdelingshoofden in de reguliere teamoverleggen waar nodig informatie overbrengen. Verder spreken we veel mensen in de spreekwoordelijke ‘wandelgangen’. Met dit alles heb je veel mogelijkheden om vanuit de projectorganisatie informatie over te brengen. En je hebt vooral ook veel ‘natuurlijke’ feedback momenten. Dat laatste is erg belangrijk als je wilt weten hoe medewerkers tegenover de veranderingen staan en of ze eventueel extra begeleiding nodig hebben.

Online veel minder informele feedback

Online missen we dat nu allemaal. Het komt nu zelfs voor dat we bij een implementatie als consultant nog nooit een stap in het gebouw van de organisatie hebben gezet of mensen fysiek hebben ontmoet. Het grootste gemis daarbij is het ontbreken van informeel contact. In sommige gevallen is het ook lastig contact te leggen met medewerkers die niet direct bij het project betrokken zijn. Dit betekent dat nu we veel thuiswerken de rol van teamleiders en afdelingshoofden voor de adoptie nog groter is dan dat die normaal al is.

De rol van het management

De rol van het management is bij ieder adoptietraject belangrijk. Zij kennen de medewerkers, de organisatie en de manier van werken. Als we een adoptie begeleiden, stemmen we daarom veel met hen af. De projectgroep kan informatie opschrijven en activiteiten voorbereiden, maar het management moet dit overbrengen naar de medewerkers. Uit onderzoek weten we dat medewerkers communicatie omtrent een nieuw zaaksysteem graag van hun directe leidinggevende ontvangen. En dat aandacht voor ‘what’s in it for me’ daarbij heel belangrijk is.

Aandachtspunten bij online adoptie

Nu alles online gaat, is de betrokkenheid van het management bij een adoptietraject nog belangrijker voor het wel of niet slagen ervan. De meeste activiteiten zijn relatief simpel om te zetten naar een online variant door middel van videobellen en online vergaderen. Soms wel met wat extra aandachtspunten. Denk aan floorwalkers, die normaliter fysiek rondlopen in de organisatie en collega’s ondersteunen waar nodig. Omdat ze online meer op afstand zijn, is de drempel voor medewerkers om ze te benaderen hoger. Daarom is het een goed idee als de floorwalkers zelf proactief mensen benaderen om te achterhalen of ze vragen hebben.

Dingen om rekening mee te houden

Niet alles uit de fysieke wereld is online te vervangen. Het belangrijkste is dat je je daar bij een online adoptietraject bewust van bent. En er in zowel je activiteiten als in je verwachtingen ervan rekening mee houdt. Twee voorbeelden:

  1. Informeel contact ontbreekt grotendeels. Via informeel contact bouw je vaak gemakkelijk een vertrouwensband op. Dit is nog steeds mogelijk, maar met videobellen komen gesprekken sneller ‘to the point’. Je kunt daar rekening mee houden door in een gesprek bewust wat tijd voor persoonlijke verhalen in te ruimen. Of daar zo nu en dan een apart gesprekje voor in te plannen.
  2. In een adoptietraject is het ook leuk om af en toe activiteiten uit te voeren die afwijken van de norm, waarbij plezier centraal staat. Via videobellen is dat lastiger te organiseren en komt dit snel geforceerd over. Dit wil niet zeggen dat je activiteiten als een pubquiz, bingo of iets in die trant, moet laten. Ze zijn nog steeds nuttig. Houd er alleen rekening mee dat het effect minder optimaal is dan bij fysieke bijeenkomsten.

Meer informatie?

Heb je vragen over deze blog? Of over de online begeleiding van implementatietrajecten? Neem dan contact op met Imke Lenkens: 06 833 902 66, imke.lenkens@quarant.nl.

 

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld je aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Imke Lenkens
Imke Lenkens
Als consultant houd ik mij bezig met procesverbetering en verandermanagement. Ik zie het als een uitdaging en haal voldoening uit het verder brengen van organisaties en haar medewerkers, zodat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld door processen efficiënter in te richten of medewerkers open te stellen voor nieuw ontwikkelingen. Voor meer informatie: 06 833 902 66
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten