Home / Werkprocessen stroomlijnen / Digitaal werken / Zaakgericht werken en digitaal vergaderen

Zaakgericht werken en digitaal vergaderen

Digitaal werken wordt steeds meer de norm bij gemeenten. De opname van een werkproces in het Zaaksysteem en de introductie van zaakgericht werken zijn daarvoor vaak belangrijke aanjagers. Dit geldt zeker ook voor het bestuurlijke besluitvormingsproces (BBV). Maar als tool voor papierloos vergaderen is het Zaaksysteem minder geschikt. Is een vergadertool een oplossing?

Het bestuurlijke besluitvormingsproces in het Zaaksysteem

In de blog Bestuurlijke besluitvorming digitaal én zaakgericht? schreven we dat u door het proces voor bestuurlijke besluitvorming op te nemen in het Zaaksysteem, zorgt voor een olievlekwerking als het gaat om digitaal werken. Het BBV-proces raakt medewerkers, managers en directeuren binnen alle domeinen, afdelingen en teams. De opsteller zet zijn advies in het Zaaksysteem van de gemeente. Adviseurs van andere afdelingen, teamhoofden, afdelingsmanagers, domeindirecteuren en de gemeentesecretaris krijgen allemaal vanuit dat Zaaksysteem een melding als ze iets met dat advies moeten doen.

Een vergaderzaak in het Zaaksysteem

De afgelopen jaren hebben dan ook steeds meer gemeenten hun BBV-proces helemaal of gedeeltelijk geïntegreerd in het Zaaksysteem. Als daarbij een vergadering nodig is, maken ze in veel gevallen een aparte vergaderzaak aan in het Zaaksysteem. In die vergaderzaak worden dan naast de vaste agendapunten ook verschillende zaken als agendapunten toegevoegd. Op deze manier is het mogelijk om ook de uitkomsten van de vergaderingen in het Zaaksysteem vast te leggen.

 

Oneigenlijk gebruik Zaaksysteem

Het nadeel echter van vergaderingen organiseren via het Zaaksysteem is dat dit Zaaksysteem daarvoor eigenlijk niet zo geschikt is. Het Zaaksysteem is prima om documenten te delen met collega’s, versies van die documenten te beheren en alleen de mensen die de documenten nodig hebben, te autoriseren. Maar bij vergaderingen willen de deelnemers vaak eigen ‘persoonlijke’ aantekeningen of krabbeltjes aan een vergaderstuk toevoegen, zonder dat dit gelijk een nieuwe documentversie oplevert of dat dit op een andere manier officieel wordt vastgelegd.

Biedt een vergadertool een oplossing?

Binnen vergadertools als iBabs of NotuBiz werken de deelnemers met een eigen ‘kopie’ van een vergaderstuk. Daar kunnen ze ook digitaal aantekeningen bij maken. Als ze willen, kunnen ze die delen met collega’s. Ook het maken van notulen is met een vergadertool eenvoudiger dan via het Zaaksysteem. Vergadergegevens als deelnemers, tijd en locatie worden automatisch toegevoegd. Daarnaast zijn de verschillende vergaderpunten, notulen en actiepunten gemakkelijk als basis te gebruiken voor de agenda van een volgende vergadering. Dit soort functies bespaart de secretaris veel tijd.

Van vergadertool naar Zaaksysteem?

Uiteindelijk wilt u echter de uitkomsten van een vergadering verwerken in het Zaaksysteem. Helaas is die integratie momenteel voor vergadertools nog een brug te ver. Besluitenlijsten zijn vaak alleen in de vorm van een document te exporteren. Besluiten per zaak als kenmerk “besluit” exporteren is nog minder vaak mogelijk. Soms kunnen wel besluiten als document worden toegevoegd. Het gevolg is dat de secretaris die besluiten, of beter de inhoud, handmatig uit de vergadertool naar het Zaaksysteem moet kopiëren. Al met al kost dit dan weer veel extra tijd.

 

Tijd voor een betere integratie

Een voorlopige conclusie: vergadertools zijn geschikter om een papierloze vergadering mee te organiseren dan het Zaaksysteem. De volgende stap is een betere integratie van de vergadertool met het Zaaksysteem, zodat het gemakkelijk wordt besluiten uit vergaderingen aan zaken te koppelen. De vergadering kan dan ook vanuit het Zaaksysteem worden gearchiveerd voor het nageslacht. Voor leveranciers van vergadertools ligt hier een interessante kans zich van hun concurrenten te onderscheiden.

 

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Jos Poels
Jos Poels
Ik ben één van de partners van Quarant en werkzaam als Consultant. Het helpen van gemeenten bij het verbeteren van hun processen door het inzetten van de nieuwste technische mogelijkheden is mijn uitgangspunt. Ik help op strategisch en tactisch niveau, maar ook op de werkvloer. Meer informatie? 06 506 088 86
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten