Home / Uitgelicht / Wij zijn live! Tips voor de livegang van het zaaksysteem

Wij zijn live! Tips voor de livegang van het zaaksysteem

Het implementeren van een nieuw zaaksysteem kost veel tijd en moeite. Dus als u live kunt gaan, klinkt dat als muziek in de oren. Tegelijkertijd zijn juist de eerste dagen vaak erg bepalend of medewerkers tevreden zijn met een applicatie. Bereid u daarom goed voor. Onze tips helpen u daarbij.

Zo bereidt u zich goed voor op de livegang van uw zaaksysteem

Om de livegang zo goed mogelijk te laten verlopen zijn de volgende punten belangrijk.

  • Zorg dat de applicatie helemaal werkt en uitvoerig getest is
    Het lijkt een vanzelfsprekendheid, maar in de praktijk wordt helaas soms nog net iets te vroeg een ‘go’ gegeven. Idealiter noemt u pas een datum als zowel de technische mensen als de business mensen tevreden zijn. Dat is beter dan telkens een andere datum moeten communiceren. Houd wel de focus op het doel van het project. Voorkom dat u een livegang cancelt vanwege onderdelen die eigenlijk buiten de scope van het project vallen.
  • Zorg voor actieve floorwalkers als aanspreekpunt
    Leid deze floorwalkers geruime tijd voor de livegang op. Zij zijn geen expert in het zaaksysteem, maar medewerkers die hun collega’s net één stap voor zijn in het gebruik ervan. Als zij de vraag van een collega kunnen beantwoorden is dit mooi, maar anders zetten ze de vraag door naar het projectteam.
  • Zorg voor een escalatietrap
    Met een escalatietrap voorkomt u dat medewerkers met de meeste diepgaande kennis van het zaaksysteem bezig zijn relatief simpele vragen te beantwoorden en daardoor geen tijd hebben eventueel acute, grote problemen of verstoringen op te lossen. Het eerste aanspreekpunt voor medewerkers zijn de floorwalkers. Dan komt een eerste lijn, met bijvoorbeeld een selectie van medewerkers uit de projectgroep. Voor nog moeilijkere vragen is er een tweede lijn met de systeembeheerder, functioneel beheerder etc. Vraag daarnaast aan de leverancier medewerkers paraat te houden, waarmee u rechtstreeks kunt schakelen en die direct iets kunnen oplossen.
  • Bied medewerkers online een plek om vragen te stellen en informatie te delen
    Voor vragen zijn hulpformulieren vaak erg handig. Tijdens de livegang moeten de medewerkers dit formulier via een goed opvallende button op de homepage van het social intranet met één klik kunnen bereiken. Daarnaast is het slim om op een speciale pagina van het social intranet veelgestelde vragen te beantwoorden en medewerkers de kans te geven informatie met elkaar te delen.
  • Denk van te voren na over scenario’s waarin dingen misgaan
    Wie doet wat in welk scenario? Wie neemt welk type beslissingen? Ook met deze scenario’s kunt u de toekomst uiteraard niet precies voorspellen, maar ze bieden wel een goede basis en zijn een goede training om gemakkelijker met elkaar onverwachte situaties op te kunnen lossen.
  • Zorg voor overzicht en beloof niet te veel
    Gaan er dingen mis? Raak dan niet in paniek als u niet meteen overal een antwoord op heeft. Het belangrijkste is dat u ervoor zorgt dat u weet wat er allemaal mis is en de juiste prioriteiten stelt. Doe gebruikers en andere collega’s geen beloften die u niet waar kunt maken. Geef een eerlijke inschatting van uw verwachting wanneer u denkt met een oplossing te komen, liever te ruim dan te krap. Maak een dagelijkse update van de problemen die nog open staan en bespreek deze eventueel in een centraal overleg.

Quarant helpt met de livegang van een zaaksysteem

Als Quarant hebben we veel ervaring met de implementatie en livegang van informatievoorzieningen, zeker ook met zaaksystemen. Dit geldt zowel voor de technische aspecten als de gebruikersadoptie. We helpen u er dan ook graag bij. Meer informatie? Neem dan contact op met Imke Lenkens via 06 833 902 66 of imke.lenkens@quarant.nl.

 

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Imke Lenkens
Imke Lenkens
Als consultant houd ik mij bezig met procesverbetering en verandermanagement. Ik zie het als een uitdaging en haal voldoening uit het verder brengen van organisaties en haar medewerkers, zodat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld door processen efficiënter in te richten of medewerkers open te stellen voor nieuw ontwikkelingen. Voor meer informatie: 06 833 902 66
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten