Home / Uitgelicht / Het zaaksysteem vervangen? Denk ook aan morgen!

Het zaaksysteem vervangen? Denk ook aan morgen!

Gemeenten vragen ons regelmatig om hulp bij de vervanging of aanschaf van hun zaaksysteem. Samen zoeken we dan antwoord op de volgende drie vragen: Wat is uw ambitie met zaakgericht werken? Wat wordt de positie van het zaaksysteem in uw applicatielandschap? En welke ondersteuning en doorontwikkeling verwacht u van de leverancier? Zo kiest u voor het zaaksysteem dat bij uw organisatie past.

Zaaksysteem onderdeel van een breed samenwerkingsplatform

De eerste stap is nadenken over de ontwikkeling van zaakgericht werken binnen de organisatie. Het zaaksysteem is er immers om zaakgericht werken te ondersteunen en de ideeën daarover zijn de afgelopen jaren flink geëvolueerd. In het begin werd het zaaksysteem vooral gezien als het centrale systeem dat op den duur alle backoffice systemen zou gaan verdringen. Anno 2019 zien de meeste gemeenten het zaaksysteem vooral als een van de componenten binnen een breed platform waarmee medewerkers zaakgericht en digitaal samenwerken.

Veranderde eisen aan het zaaksysteem

Deze verschuiving betekent dat de eisen aan een zaaksysteem zijn veranderd. Kort samengevat moet het zaaksysteem de generieke processen binnen de organisatie ondersteunen en daarnaast goed te koppelen zijn aan bijvoorbeeld kantoorautomatisering (meestal Office 365) en de taakgerichte applicaties van vakafdelingen. Hiermee is het mogelijk de inhoudelijke afhandeling van zaken veelal in de vakapplicaties te doen, maar wel zo dat de status in het zaaksysteem traceerbaar is. Het zaaksysteem registreert dus processen en de voortgang ervan, wisselt informatie met taakgerichte applicaties uit en heeft functionaliteiten om documenten te beheren.

Erg veel leveranciers

In de afgelopen decennia hebben de leveranciers van zaaksystemen niet stilgezeten. Er zijn nieuwe applicaties op de markt gekomen, sommige zijn uit de markt gehaald en er zijn leveranciers die proberen hun positie te consolideren. In onze ogen is het aanbod aan leveranciers en applicaties eigenlijk te groot voor de markt van lokale overheden. Meer aanbod betekent weliswaar meer keus, maar voor leveranciers betekent zo’n gefragmenteerde relatief kleine markt dat het niet altijd interessant is een zaaksysteem verder te ontwikkelen.

Denk ook aan morgen

Bij de aanschaf van een nieuw zaaksysteem zijn de draagkracht en ontwikkelvermogen van de leverancier zeker iets om rekening mee te houden. Zo’n zaaksysteem moet toch een jaar of vijf meegaan, liever iets langer uiteraard, en de ontwikkelingen in de ICT gaan razendsnel. Het zou erg jammer zijn als u over een paar jaar de ambities van uw organisatie op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering niet kunt waarmaken, omdat het zaaksysteem de technische ontwikkelingen niet bijhoudt.

#Zaaksysteem, waar te beginnen

Quarant helpt gemeenten. Via workshops en inspiratiesessies zorgen we dat u een samenhangende visie ontwikkelt op zaakgericht werken binnen uw organisatie. In combinatie met onze kennis van leveranciers, voorbeelden uit de praktijk en jarenlange ervaring helpen we u ook graag bij de aanbesteding, keuze en implementatie van een zaaksysteem.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Adrie van Bohemen
Adrie van Bohemen
Als één van de partners van Quarant ben ik ook werkzaam als Consultant. Ik breng gemeenten in beweging, door mijn jarenlange praktijkervaring met zaakgericht en digitaal werken, digitale dienstverlening, gegevensmanagement en basisregistraties met ze te delen. Meer informatie? 06 533 714 87
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten