Home / Uitgelicht / Hebben we nog wel een zaaksysteem nodig?

Hebben we nog wel een zaaksysteem nodig?

Door een trage integratie van vakapplicaties in het zaaksysteem en door een snelle groei aan diverse digitale samenwerkingsmogelijkheden voor medewerkers, rijst in sommige organisaties de vraag of ze nog wel een zaaksysteem nodig hebben. Wij denken van wel. In deze blog leest u waarom.

De koppeling met vakapplicaties

De meeste organisaties die met zaakgericht werken aan de slag zijn gegaan, hebben de vakapplicaties niet (allemaal) gekoppeld aan het zaaksysteem. Als oorspronkelijke reden werd vaak genoemd dat zo’n koppeling te complex zou zijn. Inmiddels zijn veel vakapplicaties veel gemakkelijker te koppelen, maar nu wordt de AVG steeds vaker als reden genoemd deze toch niet te realiseren. Het idee is dat niet iedereen in een organisatie alle informatie mag bekijken, dus waarom dan zo’n koppeling maken? Het uitgangspunt ‘open, tenzij ..’ verschuift daarmee naar ‘gesloten, tenzij …’.

De cloudopslag rukt op

Een andere ontwikkeling is dat nog maar een paar jaar geleden alle informatie in de organisatie werd opgeslagen in het document management systeem en de netwerkschijven. Daar komen momenteel vooral dankzij clouddiensten snel veel nieuwe mogelijkheden bij. Medewerkers kiezen graag voor oplossingen in de cloud als SharePoint, OneDrive, Dropbox om documenten op te slaan. En ze communiceren graag via social media. Deze oplossingen zijn altijd en overal beschikbaar. Dat maakt ze geschikt om gemakkelijk informatie met collega’s of ketenpartners te delen.

Waarom nog een zaaksysteem?

Samen zorgen deze ontwikkelingen ervoor dat in sommige organisaties de vraag wordt gesteld wat dan nog de functie is van een zaaksysteem. Met de combinatie van vakapplicaties, kantoorautomatisering, cloudopslag en sociale communicatiekanalen lijken medewerkers immers voldoende mogelijkheden te hebben hun werk samen met collega’s te kunnen uitvoeren. Dat is echter een vergissing. Zaakgericht werken via een centraal zaaksysteem biedt een organisatie veel voordelen, die u veel moeilijker, of soms helemaal niet, op een andere manier kunt realiseren. Hieronder vindt u daar een paar voorbeelden van.

Verspreide informatie structureel vindbaar en opvraagbaar maken

Om te profiteren van elkaars kennis en informatie moeten medewerkers weten dat bepaalde informatie er is, die informatie kunnen opvragen en de informatie ontvangen in een vorm waarmee ze zelf aan de slag kunnen. Juist de combinatie van zaakgericht werken met een centraal zaaksysteem maakt het mogelijk informatie die door de hele organisatie heen is verspreid, op een structurele wijze vind- en opvraagbaar te maken. Bij oplossingen als OneDrive en SharePoint bepalen medewerkers of teams zelf met wie ze informatie delen. Medewerkers zijn dan dus veel meer afhankelijk van de vraag of collega’s aan elkaar denken als ze interessante informatie voor elkaar hebben.

Een integraal klantbeeld

Door de status van de werkprocessen centraal in één zaaksysteem bij te houden, kunt u in principe met een druk op de knop zien wat er allemaal speelt op een bepaald adres of bij een bepaald persoon of bedrijf. Zo’n integraal klantbeeld is nodig om het klantcontactcenter/frontoffice goed te laten functioneren en de dienstverlening naar burgers en bedrijven te verbeteren.

Dossiervorming en archivering vanaf de start

Voor de afdeling DIV is het erg lastig grip te krijgen op de informatie die medewerkers zelf of in allerlei ad-hoc samenwerkingsverbanden produceren. Via een centraal zaaksysteem is dit gemakkelijker te organiseren. Hierin maakt u voor bijvoorbeeld alle klantvragen direct een digitaal dossier aan. Vervolgens vullen medewerkers dit dossier aan met relevante documenten en communicatie. Daarbij kunt u de afhandeling van een vraag best aan een vakapplicatie overlaten. In dat geval wordt het dossier in het zaaksysteem tijdens of na de behandeling aangevuld. Van belang is dat als een zaak uiteindelijk in het centrale systeem wordt afgesloten er een toets is of het dossier compleet is.

Meer grip op de AVG

Niet alle medewerkers mogen bij alle informatie. Zoals hierboven vermeld is dat voor sommige organisaties een argument tegen een centraal zaaksysteem. We denken echter dat u vanuit een centraal zaaksysteem juist veel beter de AVG-regels kunt toepassen op alle informatie en documenten die binnenkomen. Het is zeker gemakkelijker voor u aan te tonen dat uw organisatie zich aan de AVG houdt als uw documentenstromen via een centraal zaaksysteem lopen.

Sturen op dienstverlening

Met een centraal zaaksysteem heeft u een beter overzicht over de verschillende werkvoorraden en de voortgang van dossiers. Dit maakt het gemakkelijker om over afdelingen heen te sturen en daarbij de dienstverleningsafspraken en de klantbeleving leidend te maken. U kunt ook directer bijsturen als er knelpunten zijn in de voortgang van de afhandeling van zaken of in processen.

De eisen aan een zaaksysteem

Het zaaksysteem zelf moet uiteraard goed samenwerken met populaire oplossingen als SharePoint, OneDrive en uw kantoorautomatisering. Medewerkers moeten bijvoorbeeld met een simpele muisklik een e-mailbericht of document naar het zaaksysteem kunnen verplaatsen. In onze blog ‘Stel de juiste vragen als u een zaaksysteem gaat aanschaffen’ vindt u meer informatie over de mogelijkheden die een modern zaaksysteem volgens ons moet hebben.

#Zaaksysteem, waar te beginnen

Quarant helpt gemeenten. Via workshops en inspiratiesessies zorgen we dat u een samenhangende visie ontwikkelt op zaakgericht werken binnen uw organisatie. In combinatie met onze kennis van leveranciers en voorbeelden uit de praktijk helpen we u ook graag bij de aanbesteding, keuze en implementatie van een zaaksysteem.

 

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Jos Poels
Jos Poels
Ik ben één van de partners van Quarant en werkzaam als Consultant. Het helpen van gemeenten bij het verbeteren van hun processen door het inzetten van de nieuwste technische mogelijkheden is mijn uitgangspunt. Ik help op strategisch en tactisch niveau, maar ook op de werkvloer. Meer informatie? 06 506 088 86
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten

Neem contact met ons op

Wilt u meer informatie of heeft u vragen over onze diensten? Wij denken graag met u mee.