Home / Informatie managen / Medewerker van Bestuursdienst Ommen-Hardenberg aan het woord

Medewerker van Bestuursdienst Ommen-Hardenberg aan het woord

Bestuursdienst Ommen-Hardenberg maakte een automatische koppeling tussen het systeem met de contracten voor grond en vastgoed (VBS van Metafoor) en het financiële systeem (Civision Innen van PinkRoccade). Annemieke van Dijk (consultant bij Quarant) leidde dit project. Edwin de Wit, financieel medewerker vastgoedbeheer van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg, vertelt erover.

Wat was het doel van het project?

“Het doel van het project was om de handmatige werkzaamheden zoveel mogelijk om te zetten naar een automatische koppeling. Dat vermindert de kans op fouten door communicatieproblemen of interpretatieverschillen.”

Wat was de aanpak?

“We hebben de gegevens uit beide systemen met elkaar vergeleken en deels omgezet naar het vastgoedbeheersysteem. Dit bleek een hele klus, maar is uiteindelijk goed gelukt. We hebben een plugin laten bouwen om eenvoudig een exportbestand voor het financiële systeem te kunnen maken. Die is eerst uitvoerig getest en daarna in productie genomen. Verder hebben we aan het begin van het project de oude werkwijze en het nieuwe proces duidelijk in beeld gebracht en de verantwoordelijkheden voor de verschillende functies duidelijk vastgelegd.”

Wat zijn de belangrijkste resultaten?

“We hebben nu één bronsysteem in plaats van twee. En we hebben dat bronsysteem opgeschoond. We zijn nu beter in control. Verder werkt het maken van de automatische export eenvoudig met een paar drukken op de knop. Het financiële systeem verwerkt het exportbestand en maakt er facturen en automatische incasso’s van. We hebben nu ook beter in beeld welke inkomsten we verwachten en brengen die ook daadwerkelijk in rekening. Door meer efficiency en meer inkomsten verdienen we de projectkosten binnen een jaar terug.”

Wat heeft je verrast?

“Het enthousiasme en de inzet van alle collega’s bij het opschonen van de gegevens was groot. Het verraste me ook dat we er voorheen wel van uitgingen dat de inkomsten gefactureerd werden, maar dat dit geen vanzelfsprekendheid was. Het project heeft geleid tot hogere inkomsten, maar heeft vooral efficiencyvoordelen opgeleverd.”

Zou je het de volgende keer net zo aanpakken?

“We wilden het project eerst zelf doen, maar dat liep moeizaam. De doorlooptijd van het project werd toen erg lang en er waren communicatieproblemen. Dankzij de externe projectleider zijn de knelpunten opgelost en hebben we het project in relatief korte tijd kunnen realiseren. Een projectleider is een onmisbare rol bij dit soort projecten.”

Meer informatie

Neem gerust contact op met Annemieke van Dijk: 06 22 01 78 41 of annemieke.vandijk@quarant.nl.

Annemieke Claassen
Annemieke Claassen
Ik ben werkzaam als Consultant bij Quarant. Processen verbeteren, Lean, werken aan concrete doelen en het trainen van medewerkers, daar ligt mijn kracht. Verder neem ik graag het voortouw om mensen bij elkaar te brengen. Het doel is om ieder vanuit zijn eigen kwaliteiten en vakgebied een bijdrage te laten leveren aan het resultaat. Meer informatie? 06 220 178 41

Aanbevolen berichten

Neem contact met ons op

Wilt u meer informatie of heeft u vragen over onze diensten? Wij denken graag met u mee.