Home / Werkprocessen stroomlijnen / Gebruikersadoptieprogramma / Succesvolle implementatie zaaksysteem? Speel de online serious game

Succesvolle implementatie zaaksysteem? Speel de online serious game

Ondanks corona gaan implementaties van zaaksystemen gewoon door. Ze komen vaak zelfs in een stroomversnelling. Want de wil om ook op ‘afstand’ de dienstverlening naar burgers blijvend te verbeteren, vergroot de roep om moderne digitale middelen. Maar hoe zorg je voor een soepele live-gang wanneer iedereen thuiswerkt? En hoe maak je medewerkers enthousiast voor zaakgericht werken in coronatijd? Quarant ontwikkelde de online serious game Zaakgericht Werken.

Houding en gedrag van medewerkers

Belangrijke factoren voor een succesvolle implementatie van zaakgericht werken zijn houding en gedrag van de medewerkers. Dit blijft bij veel implementaties onderbelicht. We zien vaak dat organisaties alleen een ‘knoppencursus’ aanbieden, gericht op een kennismaking met de functionaliteiten van het nieuwe systeem. Trainingen om een juiste houding en gedrag aan te leren of meer bewustzijn te creëren bij medewerkers over het ‘waarom’ achter die gedragsverandering komen weinig voor.

Communicatie en bewustwording

Bewustwording bij medewerkers van de noodzaak van een verandering en een duidelijk beeld van de gevolgen ervan voor iemands dagelijkse praktijk, zijn cruciaal om een veranderingstraject te laten slagen. Waarom is het belangrijk om zaakgericht te gaan werken? Wat moet ik na de live-gang van het zaaksysteem anders doen? Wat levert mij dit op in mijn dagelijks werk? Wat levert het de organisatie op? Voldoende en vooral tijdige communicatie hierover is belangrijk. En die communicatie moet uit meer bestaan dan alleen ‘zendmomenten’ als nieuwsbrieven, zeepkistsessies en dergelijke.

Serious games: een interactieve manier van communiceren

Al die eenrichtingsberichten over zaakgericht werken en een nieuw zaaksysteem zijn erg saai als je niet in het onderwerp bent geïnteresseerd. En tijdens bijeenkomsten en overleggen over een nieuw zaaksysteem doet vaak maar een kleine groep medewerkers echt actief mee. Dat maakt het lastig de rest de noodzaak en de gevolgen van de verandering te laten beseffen. Serious games zijn een prima middel om de betrokkenheid van medewerkers bij de implementatie van een zaaksysteem te vergroten. Het interactieve spelelement maakt dat medewerkers het waarom en de gevolgen van de veranderingen direct ervaren. Daarmee motiveren serious games medewerkers om in beweging te komen.

Online serious game Zaakgericht Werken

Nu we zoveel thuiswerken is het nog lastiger alle medewerkers bij veranderingen te betrekken. Dit maakt dus ook de implementatie van een nieuw zaaksysteem weer lastiger. Daarom hebben we een online variant ontwikkeld van onze serious game Zaakgericht Werken. Hiermee geef je de implementatie van het zaaksysteem een vliegende start. In twee uur tijd nemen we twintig medewerkers mee in de principes van zaakgericht werken. Aan het eind van de game zullen medewerkers:

  • bewust zijn van de voordelen van zaakgericht werken;
  • de verbinding tussen theorie en praktijk beter zien;
  • meer inzicht hebben in wat hun eigen handelen betekent voor het geheel;
  • begrijpen dat het succes van zaakgericht werken samenhangt met juist registreren;
  • actiever meedenken en meedoen met het maken van nieuwe werkafspraken;
  • alvast kennis hebben gemaakt met het nieuwe zaaksysteem.

Enthousiaste reacties

In de game gaan medewerkers ‘aan de slag’ binnen een fictieve organisatie. Ze lopen daarbij aan tegen dagelijkse situaties als werkvertraging, werkvoorraden die te hoog zijn, etc. Vervolgens ervaren de deelnemers hoe hun werk eruit ziet als iedereen op een juiste manier zaakgericht werkt. Een van de vele enthousiaste reacties: “Stilzitten is er niet bij. Je gaat flink aan de slag. Echt heel erg leuk. En het is super leerzaam te zien hoe een andere manier van werken bijdraagt aan betere dienstverlening én meer werkplezier.”

Ook een zaaksysteem online implementeren met een serious game?

Wil je weten hoe onze online serious game Zaakgericht Werken werkt? Heb je interesse in een demo? Neem dan contact op met Job Coenen: 06 271 459 62, job.coenen@quarant.nl.

 


Ronde Tafel: Het post-corona tijdperk: een reset voor je I&A-beleid?

Op 12 april was de Online Ronde Tafel voor gemeenten: ‘Het post-corona tijdperk: een reset voor je I&A-beleid?’ Tijdens deze interactieve sessie gingen we in gesprek met experts en collega-gemeenten. Lees het verslag Post-corona: een reset van je I&A-beleid?

Hieronder de aanmeldvideo:


 

Job Coenen
Job Coenen
Als Consultant houd ik me bezig met verander- en procesmanagement. Daar ligt mijn kracht en passie. Ik stel overheidsprofessionals in staat hun werk optimaal te doen. Door de juiste vragen te stellen, een ander perspectief te bieden en hen open te stellen voor nieuwe ontwikkelingen. 06 271 459 62
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten