Home / Werkprocessen stroomlijnen / Digitaal werken / Online workshops of brainstormsessies faciliteren? Dat doet u zo!

Online workshops of brainstormsessies faciliteren? Dat doet u zo!

Inmiddels werken we alweer een poos verplicht thuis. Als de wiedeweerga zijn er laptops en thuiswerkplekken geregeld, werken we zoveel mogelijk in de cloud en is online vergaderen de norm. Na een periode van wennen, breekt nu de fase van het ‘nieuwe normaal’ aan. Maar wat doet u met geplande workshops of brainstormsessies? In deze blog leest u hoe u online workshops en brainstormsessies organiseert.

Online tegelijkertijd aan de slag

Een workshop kan heel verschillend zijn qua opzet en inhoud. Bij Quarant hebben we vaak te maken met een brainstormsessie of een workshop waarbij werkprocessen in kaart worden gebracht. Dit vraagt om een enorm vel aan de muur of op tafel, waar een team of afdeling dan mee aan de slag gaat. Met zoveel mensen in één ruimte is voorlopig uitgesloten. Wat te doen? Als u de workshop of brainstormsessie niet kunt of wilt uitstellen, dan moet u een online variant vinden.

Kies de juiste tools voor online workshops

Om een workshop of brainstormsessie online te organiseren, heeft u tools nodig met:

  • Vergaderfunctionaliteit (beeld, geluid, chat en scherm delen)
  • Een online ‘canvas’
  • De mogelijkheid samen te werken op dat canvas

Verder is het belangrijk dat de tool gemakkelijk toegankelijk en gebruiksvriendelijk is voor de deelnemers. U wilt immers dat iedereen er zonder al te veel moeite mee aan de slag kan.

Waar let je op?

Bij het kiezen van de juiste tool is het belangrijk om het doel van de workshop voorop te stellen. Denk daarom goed na over welk resultaat de workshop moet opleveren en hoe u dit bij de deelnemers op wilt halen. Bij een workshop over het in kaart brengen van werkprocessen, kan een dedicated tool zoals Visio of Lucidchart uitkomst bieden. Kijk eerst wat u al in huis heeft en of de functionaliteit overeenkomt met wat u nodig heeft.

Uitgebreide tools om samen te werken
Heeft u online veel meer te organiseren? Denk dan aan meer uitgebreide collaboration tools als Conceptboard of Mural. Bij zowel Conceptboard als Mural is er een veelvoud aan voorgekookte templates beschikbaar. Deze extra functionaliteit ziet u wel terug in het prijskaartje. Mural is iets duurder dan Conceptboard, maar werkt ook intuïtiever en is geschikter om mee te brainstormen. Met Conceptboard is het dan weer gemakkelijker om uw board te delen met een externe partij. Die hoeft namelijk niet in te loggen, maar kan via een link meedoen. Als iemand aanwezig is, hoeft u diegene alleen nog even handmatig editor rechten toe te kennen.

Vergaderfunctionaliteit van Teams
Als de tool die u wilt gebruiken geen ingebouwde vergaderfunctionaliteit heeft, kunt u deze combineren met Teams. Daar zijn we zelf enthousiast over. De performance is over het algemeen erg goed en bij het delen van het scherm blijven deelnemers in beeld.

Tips voor een goede online workshop

Welke tool u ook kiest, we hebben een aantal tips die u helpen een online workshop zo goed mogelijk te laten verlopen:

  • Het belangrijkste is dat u de tools van tevoren zelf goed test, zodat u de bediening goed in de vingers heeft.
  • Kies voor minder deelnemers dan bij een offline sessie. Online samenwerken is voor deelnemers een stuk intensiever. Met maximaal vijf deelnemers blijft de workshop qua inspanning goed te doen.
  • Zorg dat de toegang van de deelnemers tot de tools in orde is.
  • Plan voorafgaand aan de workshop een moment in voor instructie aan de deelnemers over het gebruik van de tool(s) en zorg dat deelnemers tijd hebben om goed te oefenen.
  • Deelnemers moeten voldoende digitaal vaardig zijn om de tools te gebruiken. Als die vaardigheid niet eenvoudig met een instructie op te vijzelen is, kies dan een andere vorm: bijvoorbeeld een combinatie van uitvragen en begeleiding met een extra facilitator.
  • Stuur vooraf een programma van de workshop rond (hoe lang, wanneer pauze, etc.). Hiermee zorgt u voor de juiste verwachting bij de deelnemers.
  • Start de workshop door persoonlijk connectie te maken met elke deelnemer. Het is voor veel mensen wennen om op deze manier aan het werk te gaan en juist online is het extra belangrijk dat mensen zich welkom, gezien en gehoord voelen.
  • Zorg tijdens de workshop voor een actieve houding van de deelnemers en stuur bij als de energie inzakt. Gebruik eventueel een korte energizer om er weer in te komen.

Veel succes!

Meer informatie over online workshops?

Wilt u meer weten over hoe u workshops online kunt organiseren? Neem dan contact op met Marleen Duinkerken: marleen.duinkerken@quarant.nl, 06 422 069 62.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Marleen Duinkerken
Marleen Duinkerken
Als Consultant bij Quarant werk ik op het gebied van informatie- en verandermanagement. In mijn werk overzie ik het geheel en ga de diepte in waar nodig. Ik maak ingewikkelde dingen simpel. Vooral bij complexe trajecten, zoals de invoering van de Omgevingswet, zorg ik ervoor dat de basis op orde blijft en dat tegelijkertijd ruimte onstaat om te verbeteren. Mijn favoriete vraag: wat als het wél kan? Vragen? Neem dan gerust contact op: 06 422 069 62.
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten