Home / Werkprocessen stroomlijnen / Beheer digitale informatie / Communiceren met inwoners: de voor- en nadelen van MijnOverheid en PIP

Communiceren met inwoners: de voor- en nadelen van MijnOverheid en PIP

Uiteraard kun je gewoon de telefoon pakken als je contact zoekt met een burger of bedrijf. Of als je een mededeling hebt. Sterker nog, we denken dat gemeenten dat best wat vaker mogen doen. Maar sommige zaken wil of moet je schriftelijk afhandelen. Vroeger ging dat op papier. Tegenwoordig voornamelijk digitaal. Welk kanaal is dan het beste, MijnOverheid.nl, een gemeenteportaal met persoonlijke internetpagina (PIP) of verschillende domeinportalen? We zetten de voor- en nadelen op een rij.

Contactmomenten

Globaal genomen heeft een inwoner of ondernemer de volgende (digitale) contactmomenten met een gemeente: Aanvragen, Verrijken, Status en Resultaat. Als gemeente kun je daarvoor verschillende kanalen gebruiken. Je hebt MijnOverheid met de Berichtenbox, de persoonlijke internetpagina via een gemeenteportaal (PIP) of een domeinportaal en uiteraard ook nog gewoon e-mail.

Gemeenteportaal

Beveiligde en onbeveiligde verbindingen

Voor een aantal van de contactmomenten is een beveiligde verbinding nodig, maar niet voor allemaal. Voor digitale aanvragen die binnenkomen via een elektronisch formulier of een e-mail geldt dat dit afhankelijk is van het type aanvraag. Verrijk je een elektronisch formulier met bijvoorbeeld NAW-gegevens met behulp van DigiD of eHerkenning, dan vraagt dat om een veilige verbinding. Meldingen van voortgang op een lopende aanvraag hoeven niet per se op een veilige manier te gebeuren, mits de informatie zich beperkt tot voortgangsinformatie. Het mededelen van de resultaten, vraagt dan over het algemeen wel weer om een beveiligde verbinding, zeker als het om een beschikking gaat.

De voordelen van MijnOverheid

Het portaal van de overheid – MijnOverheid – biedt alleen functionaliteit voor Status en Resultaat, maar heeft wel een aantal voordelen. Omdat de Belastingdienst het veel gebruikt, kennen de meeste mensen MijnOverheid. Je kunt op het portaal inloggen met DigiD. En MijnOverheid fungeert als een soort hub, doordat je vanuit dit portaal via linkjes gemakkelijk naar andere beveiligde portalen navigeert.

Berichtenbox van MijnOverheid
Overheidsinstanties kunnen meldingen naar de Berichtenbox van MijnOverheid sturen. De aangesloten inwoners krijgen dan een notificatie (een e-mail) dat er een bericht voor ze is. Die inwoners hebben via de gebruikersvoorwaarden ook aangegeven dat ze ‘langs elektronische weg’ voldoende bereikbaar zijn voor het ontvangen van deze berichten. Hiermee heb je als zender dus een aflevergarantie.

De nadelen van MijnOverheid

MijnOverheid kent ook een aantal nadelen. Je kunt bijvoorbeeld als gemeente het portaal niet in je eigen huisstijl laten weergeven. En er is geen interactie mogelijk tussen de verzender van het bericht en de ontvanger. Het is dus een eenzijdige manier van communiceren. Bovendien is de informatie die een inwoner kan vinden over de lopende zaken summier. En je kunt als zender geen berichten en bijlagen sturen die groter zijn dan 500 KB. Veel van je berichten zullen dus niet geschikt zijn om te versturen via MijnOverheid.

De voordelen van een persoonlijke internetpagina (PIP)

Een gemeentelijk portaal in de vorm van een persoonlijke internetpagina biedt wel mogelijkheden voor alle vier de contactmomenten. Daarnaast kun je zo’n portaal in je eigen huisstijl optuigen en kun je alle zaken plus documenten vanuit je gemeente overzichtelijk presenteren. Een extra voordeel is dat een PIP de inwoner de mogelijkheid biedt om zelf de interactie met de gemeente te starten en bijvoorbeeld documenten op te sturen. Of zelf gegevens als e-mailadres of telefoonnummer toe te voegen.

De nadelen van een persoonlijke internetpagina (PIP)

Nadeel van een PIP is dat maar weinig gemeenten dit gebruiken. Sommige gemeenten gebruiken het voor de jaarlijkse belastingaanslag, meestal omdat de mailingdienst aan wie ze dit uitbesteden dat zo regelt. Maar in het reguliere proces doen gemeenten weinig met een PIP. De meeste inwoners zijn er daarom niet erg vertrouwd mee, terwijl ze soortgelijke portalen bij Coolblue of Bol.com wel erg gemakkelijk vinden.

De voordelen van domeinportalen

Momenteel zien we dat steeds meer leveranciers van vakafdelingsystemen (Belastingen, Burgerzaken en Sociaal domein) hun eigen portaal inrichten. Ook dit portaal kent een beveiligde toegang. Via een domeinportaal kun je met inwoners relatief gemakkelijk meer informatie uitwisselen, omdat het is toegespitst op het betreffende proces en eenvoudig is te koppelen aan het vakafdelingsysteem zelf.

De nadelen van domeinportalen

Een nadeel van deze domeinportalen is dat ze er allemaal anders uitzien en andere gebruikersinterfaces hebben. Dit betekent voor inwoners iedere keer weer uitzoeken hoe ze zaken moeten regelen. Ook moet je voor ieder vakafdelingsysteem apart een jaarlijkse audit op de beveiligde toegang uitvoeren. Een kostbare en tijdrovende bezigheid. Een ander nadeel is dat inwoners nergens een compleet overzicht hebben van alle zaken die ze bij de gemeenten hebben lopen. Verzuiling van data dus.

De krachtigste oplossing is PIP en MijnOverheid combineren

Tel je de voor- en nadelen van de verschillende oplossingen bij elkaar op, dan zie je dat een combinatie van een PIP met MijnOverheid de krachtigste oplossing is. Je levert een mededeling aan de Berichtenbox van MijnOverheid met een verwijzing (URL) naar de PIP. Daarmee heb je het voordeel van de aflevergarantie van MijnOverheid, maar niet het nadeel van de maximale bestandsgrootte. De inwoner logt met zijn DigiD in en kan via de Berichtenbox van MijnOverheid bij de PIP van de gemeente terecht.

PIP en MijnOverheid combineren

Meer informatie?

Met de combinatie van PIP en MijnOverheid kun je op een veilige en betrouwbare manier stukken en notificaties delen. Heb je vragen over PIP of MijnOverheid? Of wil je weten welk systeem het beste bij jouw organisatie past? Neem dan contact op met Jos Poels: 06 506 088 86, jos.poels@quarant.nl.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld je aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Jos Poels
Jos Poels
Ik ben één van de partners van Quarant en werkzaam als Consultant. Het helpen van gemeenten bij het verbeteren van hun processen door het inzetten van de nieuwste technische mogelijkheden is mijn uitgangspunt. Ik help op strategisch en tactisch niveau, maar ook op de werkvloer. Meer informatie? 06 506 088 86
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten