Home / Werkprocessen stroomlijnen / Beheer digitale informatie / e-Formulieren koppelen aan zaaksysteem, is dat niet achterhaald?

e-Formulieren koppelen aan zaaksysteem, is dat niet achterhaald?

De koppeling tussen e-Formulieren en een zaaksysteem of backoffice applicatie is ingewikkeld. Intelligent scannen geeft veel meer flexibiliteit. Het is bovendien een oplossing voor alle berichtenstromen die op gemeenten afkomen. Inclusief fysieke post, e-mail en Facebook- en Twitterberichten.

Open buiten kantooruren

Steeds meer burgers en bedrijven regelen hun zaken met hun gemeente digitaal. Dit doen ze bij voorkeur op een tijdstip dat voor ze het beste uitkomt. Voor gemeenten betekent dit dat ze ook buiten kantooruren diensten moeten leveren. e-Formulieren helpen daarbij. Maar hoe verwerk je de ingevulde formulieren het beste in je zaaksysteem en backoffice applicaties?

De StUF-EF

Momenteel wordt er veel geld en energie gestoken in de StUF-EF. Dit is een op StUF gebaseerde berichtenstandaard voor e-Formulieren. Hiermee is het mogelijk om burgers op de website of via een app een formulier te laten invullen. Bekende gegevens, bijvoorbeeld de NAW-gegevens, worden hierbij voor de burger ingevuld. Het ingevulde formulier komt vervolgens automatisch in het zaaksysteem van de juiste afdeling terecht of direct in de gemeentelijke backoffice applicaties opgenomen.

Een ingewikkelde koppeling

De koppeling tussen de e-Formulieren met andere applicaties is echter ingewikkeld. Niet zozeer voor de velden die vanuit die applicaties vooraf zijn in te vullen, maar juist voor al die variabele velden op een formulier die een burger of bedrijf zelf moet invullen. Dit vraagt hoogstwaarschijnlijk weer om allerlei nieuwe op maat gemaakte koppelingen met bestaande zaaksystemen of backoffice applicaties. Het risico is daarmee groot dat er weer een standaard komt die wel gebruikt, maar nooit volledig geïmplementeerd wordt. Dit hebben we vaker gezien bij StUF-standaarden.

e-Formulieren maar klein deel van gegevensstroom

Een tweede nadeel is dat we met een standaard voor e-Formulieren flexibiliteit inleveren, terwijl we daarmee eigenlijk maar een klein deel van de totale berichtenstroom naar gemeenten opvangen. Want wat doen we bijvoorbeeld met de fysieke post, het e-mailverkeer en Facebook- en Twitterberichten? Blijven we relevante gegevens daaruit gewoon handmatig verwerken? Liever niet uiteraard. Ook voor die berichten is een oplossing nodig die leidt tot minder menselijke handelingen, goede metadatering, overzichtelijke structurering van gegevens en minder koppelvlakken.

Intelligent scannen is een betere oplossing

Een mogelijke oplossing die de verwerking van inkomende gegevens veel breder aanpakt, is intelligent scannen. Hiermee is het mogelijk om documenten of berichten automatisch te digitaliseren, te classificeren en te valideren. Met geavanceerde OCR- en metadata-technologie is het mogelijk ieder document op woordniveau doorzoekbaar te maken. Het maakt daarbij niet uit of het een poststuk of een e-Formulier is. Op basis van herkenning worden documenten op de juiste digitale locatie afgeleverd, volledig voorzien van de juiste metadata en classificatie van documenttype.

Een oplossing voor e-mail

Met intelligent scannen is het mogelijk alle documentstromen die op een gemeente afkomen te digitaliseren. Dus ook e-mail. Nu is het in veel organisaties nog de taak van de medewerker die een e-mail behandelt deze ook op de juiste plaats op te bergen. Dit kost veel tijd en gaat lang niet altijd goed. Met intelligent scannen is het mogelijk e-mails en de bijlagen direct te verwerken, te valideren en te registreren. Bovendien kunnen de gegevens uit de e-mail of bijlagen direct in het zaaksysteem of backoffice applicatie verwerkt worden.

Intelligent scannen maakt het mogelijk om een uniforme verwerking van alle inkomende informatiestromen te realiseren. Geen koppelproblematiek meer tussen frontoffice- en zaaksystemen, dat wordt opgelost met webservices. Dat bespaart tijd, geld en complexiteit.”
Adrie van Bohemen, proceseigenaar Gegevensbeheer en DI gemeente Hoorn

Eenduidige behandeling en verwerking

Met intelligente scantechnieken is het mogelijk de continue stroom van e-mails, facturen, formulieren en bijlagen eenduidig te behandelen en te verwerken. In onze visie is het een veel flexibelere oplossing voor informatiebeheer dan allerlei aparte standaarden voor verschillende typen documenten. Het voorkomt bovendien dat er voor al die standaarden weer allerlei maatwerkkoppelingen met zaaksystemen en backoffice applicaties gemaakt moeten worden.

Denk met ons mee

Wilt u meedenken over een eenduidige verwerking van alle inkomende informatiestromen? Neem dan contact op met Jos Poels: 06 50 60 88 86, jos.poels@quarant.nl.

Jos Poels
Jos Poels
Ik ben één van de partners van Quarant en werkzaam als Consultant. Het helpen van gemeenten bij het verbeteren van hun processen door het inzetten van de nieuwste technische mogelijkheden is mijn uitgangspunt. Ik help op strategisch en tactisch niveau, maar ook op de werkvloer. Meer informatie? 06 506 088 86.

Aanbevolen berichten

Neem contact met ons op

Wilt u meer informatie of heeft u vragen over onze diensten? Wij denken graag met u mee.