Home / Werkprocessen stroomlijnen / Digitaal werken / 3 tips om meer gefocust en productiever te werken

3 tips om meer gefocust en productiever te werken

E-mails, social media, collega’s aan het bureau; ze leiden ons vaak af van datgene waarmee we bezig zijn. Kunnen we daardoor nog wel onze eigen prioriteiten bepalen? We geven u drie tips waarmee u uw aandacht wel kunt blijven richten op datgene dat voor u prioriteit heeft. Heeft u zelf tips? Dan horen wij die graag.

Heel veel informatie

U krijgt heel wat informatie te verwerken, zowel privé als tijdens het werk. In deze blog noemen we dat input. Er zijn veel kanalen die voor input zorgen. Denk aan e-mails, berichten op uw mobiele telefoon, informatie via social media en misschien geeft uw smartwatch ook nog signalen. Daarnaast komen er op een werkdag collega’s langs om persoonlijk iets te vragen of te zeggen.

Afleiding in tijden van hoge werkdruk

Het is uiteraard prettig dat we door vrienden, collega’s en algoritmes van social media over de dingen die ons interesseren op de hoogte worden gehouden. Tegelijkertijd leiden die berichtjes en gesprekken ons ook af van het werk waarmee we bezig zijn. En eenmaal afgeleid, kost het vaak behoorlijk wat moeite ons weer te focussen op datgene waarmee we bezig waren. En dat terwijl een hoge werkdruk een veelgehoorde klacht is.

Wie bepaalt onze focus?

Door al die berichtjes, e-mails en gesprekjes zijn het steeds vaker anderen die bepalen waar we onze aandacht op richten. Kunnen we eigenlijk nog wel zelf onze prioriteiten bepalen? De volgende drie tips helpen u meer grip te krijgen op uw werkdag.

Tip 1: verminder de input

  • Opzeggen: zeg nieuwsbrieven op die u nooit leest omdat ze niet interessant genoeg zijn of omdat u er geen tijd voor heeft. Het is beter om er een paar te kiezen die u echt volgt. Hetzelfde geldt voor app-groepen, social media groepen en dergelijke.
  • Opsparen en signalen uitzetten: waarom de hele dag uw e-mail aan laten staan? Of continu meldingen van facebook ontvangen? Zet de meldingen uit en bekijk uw e-mail op vaste momenten op een dag. Afhankelijk van uw functie kunt u hetzelfde met uw telefoon doen. Social media kunt u beperken tot één keer per dag of minder. En nieuwsbrieven kunt u prima verzamelen tot een vast moment in de week.
  • Groepsinformatie op een gemeenschappelijke plek zetten: het mailen van bijvoorbeeld agenda’s en actielijsten naar iedereen is overbodig als er een gezamenlijke plek is om dit soort documenten neer te zetten.

Tip 2: verhoog de kwaliteit van de input

Het is raadzaam om iedereen die dingen aanlevert, te vertellen wat u nodig heeft en waarom. Het gaat erom dat de processtappen goed aansluiten op elkaar. Het kan even duren voordat dit resultaat oplevert, maar eenmaal zover bespaart dit niet alleen tijd maar ook veel ergernis. Neem zelf ook zeker het initiatief om degene van de volgende processtap te vragen of uw input naar wens is.

Tip 3: verbeter de focus

  • Zorg voor een leeg hoofd: zet alles wat in uw achterhoofd speelt op een lijstje.
  • Concentreer u op een taak tot die af is.
  • Neem voldoende pauzes. Check in die pauzes niet uw social media, maar beweeg.
  • Heeft u een taak afgerond? Kies dan het volgende meest urgente en belangrijke punt op uw lijstje.

Waardoor bent u afgeleid?

Tot slot een gewetensvraag: was u afgeleid tijdens het lezen van deze blog? Hoe gaat u dat in de toekomst voorkomen? Laat ons weten welke tips u zeker gaat toepassen. En misschien heeft u zelf nog wel goede tips om de focus voor uzelf of voor uw hele team te verbeteren. We horen het graag!

 

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Annemieke Claassen
Annemieke Claassen
Als Consultant bij Quarant houd ik mij graag bezig met processen verbeteren, Lean, werken aan concrete doelen en het trainen van medewerkers. Daar ligt mijn kracht. Verder neem ik graag het voortouw om mensen bij elkaar te brengen. Het doel is om ieder vanuit zijn eigen kwaliteiten en vakgebied een bijdrage te laten leveren aan het resultaat. Meer informatie? 06 220 178 41
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten